Составление описи документов и дел

Каждому делу – своя строка в описи

Главная
»Архивные услуги
»Архивная обработка
»Составление описи передачи документов

Составление архивной описи документов для сдачи в архив с «Делис Архив» - оперативный сервис на выгодных условиях:

Составление описей сдачи документов на дела с постоянными сроками хранения.

Составление описей сдачи документов на дела по личному составу.

Описание дел с временными сроками хранения.

Подготовка описей на отдельные документы, в том числе внутренние описи.

Подготовка актов при передаче документов налоговым органам.

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Рассчитайте свою экономию

Экономить с нами легко

Средняя толщина папки, см.

Количество папок, шт.

Время работы персонала с документами в месяц, час.

Ставка аренды 1м2 в год, руб.

Средняя стоимость рабочего часа, руб.

Другие расходы, руб.

Площадь хранилища, м2

Итого затрат за год, руб.

Сколько бы вы потратили если бы хранили бы у нас, руб.

Ваша Экономия в год может составить, руб.

Или в месяц, руб.

Благодарственные письма
Наши клиенты
Отзывы

Составление описи документов для сдачи в архив

Архивная опись имеет самое важное значение в организации учета документов, папок, дел, коробов и иных единиц учета любого должностного или юридического лица. В зависимости от задачи, в целях которой она подготавливается, зависит ее содержание, внешний вид и порядок оформления. В основном самыми востребованными ее формами являются архивные, сводные, внутренние, и их вид определен нормативами государственной архивной службы.

Оглавление

В каких случаях составляется опись архивных документов
Правила составления архивной описи
Кто составляет архивную опись?

В каких случаях составляется опись архивных документов

Опись документов для сдачи в архив является результирующим документом по факту проведения комплексной архивной обработки материалов с долговременными и постоянными сроками хранения. Помимо этого, зачастую систематизации и фиксации подвергаются и бумажные материалы недлительного хранения. В этом случае наличие учетных реестров позволяет осуществлять контроль использования самых важных дел на всем их жизненном пути.

Важным элементом при приемке и передаче дел между организацией и государственными органами или между должностными лицами также является опись передачи документов. Именно на основании данного списка подготавливается акт передачи. Передача оконченных делопроизводством бумажных материалов в хранилище организации осуществляется строго при наличии данной формы.

Внутренняя опись сдачи документов является самой трудоемкой и составляется только в случаях наличия в составе дела ценных материалов, а также в случаях, когда необходимо полистно зафиксировать наличие и содержательную часть каждой обособленной единицы, входящей в состав папки. Перед описанием папок их систематизируют по структурным подразделениям, годам и типам документов, а затем распределяют документы в соответствии с их значимостью и ценностью.

Правила составления архивной описи

В целях определения внешнего вида табличной части и наличия обязательных атрибутов описи передачи документов, а также порядка формирования заголовков дел Росархив разработал соответствующие правила архивного дела. Заголовки описываемых единиц должны быть сформированы таким образом, чтобы сразу были понятны их суть и содержательная часть. Порядковые номера единицам присваиваются последовательно, в зависимости от потребностей описания, указываются хронологические рамки, в отдельных случаях – количество листов. Особые требования предъявляются к фиксации управленческих, кадровых и отчетных дел при подготовке описи передачи документов в архив. В иных случаях форма и состав итогового реестра могут определяться с учетом практической необходимости и целесообразности детализации. Часто документы, у которых истек срок хранения и которые не имеют научной или практической ценности, не включаются в опись и отмечаются в акте об отборе документов на уничтожение.

Кто составляет архивную опись сдачи документов?

Данный процесс является весьма трудоемким и требует от исполнителя особого внимания и кропотливости. Обычно к составлению описи привлекаются внутренние, непрофильные резервы организаций, что не всегда позволяет получить результат в установленный срок. В основном используется подход «дополнительной неоплачиваемой нагрузки», что негативно сказывается на финальном результате. Рекомендуем к процессу описания привлекать архивистов, делопроизводителей или документоведов. Именно специалисты, обладающие соответствующим навыками, знающие требования нормативных документов и порядок организации процесса, выполнят все работы должным образом. Такие специалисты могут быть привлечены вашей организацией временно на договорных началах. Также рекомендуем доверить данную задачу экспертам «Делис Архив».