Составление описи документов для сдачи в архив
Архивная опись имеет самое важное значение в организации учета документов, папок, дел, коробов и иных единиц учета любого должностного или юридического лица. В зависимости от задачи, в целях которой она подготавливается, зависит ее содержание, внешний вид и порядок оформления. В основном самыми востребованными ее формами являются архивные, сводные, внутренние, и их вид определен нормативами государственной архивной службы.
Оглавление
- В каких случаях составляется опись архивных документов
- Правила составления архивной описи
- Кто составляет архивную опись?
В каких случаях составляется опись архивных документов
Опись документов для сдачи в архив является результирующим документом по факту проведения комплексной архивной обработки материалов с долговременными и постоянными сроками хранения. Помимо этого, зачастую систематизации и фиксации подвергаются и бумажные материалы недлительного хранения. В этом случае наличие учетных реестров позволяет осуществлять контроль использования самых важных дел на всем их жизненном пути.
Важным элементом при приемке и передаче дел между организацией и государственными органами или между должностными лицами также является опись передачи документов. Именно на основании данного списка подготавливается акт передачи. Передача оконченных делопроизводством бумажных материалов в хранилище организации осуществляется строго при наличии данной формы.
Внутренняя опись сдачи документов является самой трудоемкой и составляется только в случаях наличия в составе дела ценных материалов, а также в случаях, когда необходимо полистно зафиксировать наличие и содержательную часть каждой обособленной единицы, входящей в состав папки. Перед описанием папок их систематизируют по структурным подразделениям, годам и типам документов, а затем распределяют документы в соответствии с их значимостью и ценностью.
Правила составления архивной описи
В целях определения внешнего вида табличной части и наличия обязательных атрибутов описи передачи документов, а также порядка формирования заголовков дел Росархив разработал соответствующие правила архивного дела. Заголовки описываемых единиц должны быть сформированы таким образом, чтобы сразу были понятны их суть и содержательная часть. Порядковые номера единицам присваиваются последовательно, в зависимости от потребностей описания, указываются хронологические рамки, в отдельных случаях – количество листов. Особые требования предъявляются к фиксации управленческих, кадровых и отчетных дел при подготовке описи передачи документов в архив. В иных случаях форма и состав итогового реестра могут определяться с учетом практической необходимости и целесообразности детализации. Часто документы, у которых истек срок хранения и которые не имеют научной или практической ценности, не включаются в опись и отмечаются в акте об отборе документов на уничтожение.
Кто составляет архивную опись сдачи документов?
Данный процесс является весьма трудоемким и требует от исполнителя особого внимания и кропотливости. Обычно к составлению описи привлекаются внутренние, непрофильные резервы организаций, что не всегда позволяет получить результат в установленный срок. В основном используется подход «дополнительной неоплачиваемой нагрузки», что негативно сказывается на финальном результате. Рекомендуем к процессу описания привлекать архивистов, делопроизводителей или документоведов. Именно специалисты, обладающие соответствующим навыками, знающие требования нормативных документов и порядок организации процесса, выполнят все работы должным образом. Такие специалисты могут быть привлечены вашей организацией временно на договорных началах. Также рекомендуем доверить данную задачу экспертам «Делис Архив»
Все благодарности
Смотреть отзывы
