Хранение электронных документов в архиве

Оглавление

1. Этапы организации архива для электронных документов
   
2. Услуги по оцифровке
   
3. Безопасное хранение в «Делис Архив»
   
4. Работа с документами в архиве
   
5. Защита электронных документов от посторонних лиц
   
6. Преимущества «Делис Архив»
   

Этапы организации архива для электронных документов

Организация электронного хранения документов включает следующие этапы:

1. Документы переносятся из внешней используемой Клиентом СЭД,  в которой они были подписаны, в систему электронный архив “Делис Архив” с поддержанием их юридической значимости. 

2. Система электронный архив “Делис Архив”  обеспечивает контроль срока действия электронной подписи и ее переподписания до окончания срока хранения электронного документа.  

3. Система контролирует срок хранения документа и по его истечению формируется акт о их выделении на уничтожение.  

4. Клиенту предоставляется удалённый доступ к системе хранения. Предусмотрено разграничение прав доступа.

5. Возможно осуществить интеграцию решений “Делис Архив” с инфраструктурой Клиента.  

В дальнейшем специалисты «Делис Архив» помогают сотрудникам Клиента в освоении ПО для управления данными, оказывают полную техническую поддержку.

Услуги по оцифровке

«Делис Архив» предлагает интеграцию в электронный архив любых видов документов, в том числе на бумажных носителях. Для этого наши специалисты выполняют сканирование материалов, распознавание и сохранение в различных форматах.

Объединение данных с различных носителей в едином информационном хранилище облегчает работу с ними персонала организаций.

Безопасное хранение в «Делис Архив»

Мы предлагаем размещение электронных носителей в хранилищах компании «Делис Архив», которые расположены на территории Москвы, Московской области, Санкт-Петербурга. Объекты оснащены вентиляцией, устройствами пожаротушения, сигнализацией, видеонаблюдением. Вход в них осуществляется строго по пропускам, доступ к архиву получают проверенные сотрудники, которые знакомы с требованиями к работе с конфиденциальной информацией.

Электронные носители на объектах «Делис Архив» защищены от любых внешних воздействий — возгорания, действий злоумышленников, затопления, повышенной влажности, пыли, статического напряжения, магнитных полей и т. д. 

На случай чрезвычайной ситуации мы делаем резервное копирование данных. Оригиналы и дубли хранятся в разных местах. Для длительного хранения экземпляров мы используем оптические носители.

Работа с документами в архиве 

Мы предлагаем оптимальное решение для размещения документов ЭДО — offline-хранение с доступом к файлам. Цифровые носители хранятся в специальных контейнерах на стеллажах или в сейфе. По запросу клиента оператор достаёт и подключает нужный носитель. Таким образом персонал организации получает возможность удалённой работы с электронными документами. 

Для удобного поиска и обработки материалов предусмотрено создание электронной базы данных на основе нашего ПО или разработок ведущих IT-компаний. Также доступны облачные решения по хранению и управлению электронными копиями документов.

Это автоматизирует работу с архивом компании, упрощает поиск, группировку, печать и другие действия с документами, проведение проверок сохранности, целостности и читаемости информации, как того требуют правила ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005.

Защита электронных документов от посторонних лиц

Удалённый доступ пользователей к электронному архиву осуществляется по безопасным каналам связи. Наше оборудование и ПО надёжно защищено от вирусных атак.

Вход в систему выполняется при помощи двухступенчатой идентификации. Клиент сам определяет круг лиц, которые могут работать с файлами в нашем хранилище. По запросу руководства мы разграничиваем права на доступ к материалам для подразделений компании или отдельных сотрудников.

Преимущества «Делис Архив»

Компания «Делис Архив» предоставляет услуги архивного хранения более 20 лет. Наши клиенты могут рассчитывать на лучший сервис, который включает:

• - круглосуточную техподдержку;

• - обучение персонала при работе с электронным архивом;

• - отсутствие ограничений на формат файлов и объёмы хранения;

• - оперативное формирование базы;

• - предоставление тестового периода.

Задать вопросы и оставить заявку на организацию хранения электронных материалов можно по телефону или через форму на сайте.