Хранение электронных документов в архиве
Переход на электронный документооборот не избавляет организации от необходимости хранить цифровые данные до окончания их срока хранения. Как и бумажные носители информации, цифровые нуждаются в защите от посторонних лиц и негативных внешних воздействий.
Хранение электронных документов в архивной системе «Делис Архив» — минимизирует риск утраты ценной информации или несвоевременного уничтожения данных.
Оглавление
-
Этапы организации архива для электронных документов
-
Услуги по оцифровке
-
Безопасное хранение в «Делис Архив»
-
Работа с документами в архиве
-
Защита электронных документов от посторонних лиц
-
Преимущества «Делис Архив»
Этапы организации архива для электронных документов
Организация электронного хранения документов включает следующие этапы:
-
Документы переносятся из внешней используемой Клиентом СЭД, в которой они были подписаны, в систему электронный архив “Делис Архив” с поддержанием их юридической значимости.
-
Система электронный архив “Делис Архив” обеспечивает контроль срока действия электронной подписи и ее переподписания до окончания срока хранения электронного документа.
-
Система контролирует срок хранения документа и по его истечению формируется акт о их выделении на уничтожение.
-
Клиенту предоставляется удалённый доступ к системе хранения. Предусмотрено разграничение прав доступа.
-
Возможно осуществить интеграцию решений “Делис Архив” с инфраструктурой Клиента.
В дальнейшем специалисты «Делис Архив» помогают сотрудникам Клиента в освоении ПО для управления данными, оказывают полную техническую поддержку.
Услуги по оцифровке
«Делис Архив» предлагает интеграцию в электронный архив любых видов документов, в том числе на бумажных носителях. Для этого наши специалисты выполняют сканирование материалов, распознавание и сохранение в различных форматах.
Объединение данных с различных носителей в едином информационном хранилище облегчает работу с ними персонала организаций.
Безопасное хранение в «Делис Архив»
Мы предлагаем размещение электронных носителей в хранилищах компании «Делис Архив», которые расположены на территории Москвы, Московской области, Санкт-Петербурга. Объекты оснащены вентиляцией, устройствами пожаротушения, сигнализацией, видеонаблюдением. Вход в них осуществляется строго по пропускам, доступ к архиву получают проверенные сотрудники, которые знакомы с требованиями к работе с конфиденциальной информацией.
Электронные носители на объектах «Делис Архив» защищены от любых внешних воздействий — возгорания, действий злоумышленников, затопления, повышенной влажности, пыли, статического напряжения, магнитных полей и т. д.
На случай чрезвычайной ситуации мы делаем резервное копирование данных. Оригиналы и дубли хранятся в разных местах. Для длительного хранения экземпляров мы используем оптические носители.
Работа с документами в архиве
Мы предлагаем оптимальное решение для размещения документов ЭДО — offline-хранение с доступом к файлам. Цифровые носители хранятся в специальных контейнерах на стеллажах или в сейфе. По запросу клиента оператор достаёт и подключает нужный носитель. Таким образом персонал организации получает возможность удалённой работы с электронными документами.
Для удобного поиска и обработки материалов предусмотрено создание электронной базы данных на основе нашего ПО или разработок ведущих IT-компаний. Также доступны облачные решения по хранению и управлению электронными копиями документов.
Это автоматизирует работу с архивом компании, упрощает поиск, группировку, печать и другие действия с документами, проведение проверок сохранности, целостности и читаемости информации, как того требуют правила ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005.
Защита электронных документов от посторонних лиц
Удалённый доступ пользователей к электронному архиву осуществляется по безопасным каналам связи. Наше оборудование и ПО надёжно защищено от вирусных атак.
Вход в систему выполняется при помощи двухступенчатой идентификации. Клиент сам определяет круг лиц, которые могут работать с файлами в нашем хранилище. По запросу руководства мы разграничиваем права на доступ к материалам для подразделений компании или отдельных сотрудников.
Преимущества «Делис Архив»
Компания «Делис Архив» предоставляет услуги архивного хранения более 20 лет. Наши клиенты могут рассчитывать на лучший сервис, который включает:
-
круглосуточную техподдержку;
-
обучение персонала при работе с электронным архивом;
-
отсутствие ограничений на формат файлов и объёмы хранения;
-
оперативное формирование базы;
-
предоставление тестового периода.
Задать вопросы и оставить заявку на организацию хранения электронных материалов можно по телефону или через форму на сайте.
Все благодарности
Смотреть отзывы
