Оперативное хранение документов

Документооборот  в большинстве организаций является весьма значительным, и от того, каким образом он организован, зависит успешность операционной деятельности. У многих средних и крупных компаний объем документов достигает гигантских размеров, в результате чего все рабочие места завалены бумагами, в которых невозможно что-то быстро найти. Это реальная проблема большинства организаций и их руководства, с решением которой не стоит затягивать. Навести порядок в документах и реализовать подход учета ценных бумаг вам поможет услуга оперативного хранения документов «Делис Архив». Если говорить упрощенно, то оперативное хранение документов – это рабочая процедура, подразумевающая систематизацию, сохранение (с мониторингом сроков в соответствии с требованиями действующего законодательства) и учет документации с момента ее создания до даты завершения действия и окончательной передачи в архив.

Оглавление

1. Особенности процесса
2. Номенклатура
3. Формирование дел
4. Преимущества
5. Почему мы?

Особенности процесса

Для коммерческих организаций регламентами не определены жесткие требования к организации процесса работы и использования неоконченных делопроизводством материалам. Несмотря на это, организация оперативного хранения документов – процесс ответственный, в котором не стоит пренебрегать сложившейся и уже зарекомендовавшей себя во многих направлениях бизнеса практикой поддержания бумажных носителей в полном порядке. Основным залогом успеха являются: применение в работе номенклатуры дел и своевременное формирование документов в дела перед их передачей в архив.

Номенклатура

Оперативное хранение документов в любой организации невозможно без организации процесса структурирования и учета каждого носителя информации. В организации системного подхода помогает номенклатура дел. Она представляет из себя структурированный перечень всех имеющихся в организации дел с указанием видов документов, входящих в состав каждого дела, и их сроков хранения. В дальнейшем номенклатура позволяет безошибочно устанавливать точные места нахождения каждого носителя информации, а также определять их сроки хранения перед передачей в архив или уничтожением. В номенклатуру включается вся документация вне зависимости от вида носителя (бумага или электронный формат), способа фиксации и уровня конфиденциальности.

Формирование дела для сдачи в архив

Это один из важных шагов, который обеспечивает в дальнейшем полноту данных и их комплектность. Все материалы, которые оперативно не используются сотрудниками организации, должны быть сгруппированы в дела в соответствии с принятой номенклатурой дел или по результатам экспертизы ценности по типам и срокам хранения. Это и называется формированием дел, где дело есть бумажная единица хранения, а файл – цифровая. Стоит заметить, что при последующей подготовке материалов к передаче на хранение в госархив ранее сформированные тома могут быть переформированы в соответствии с его требованиями. Служба оперативного хранения документов и формирование дел состоит из трех этапов:

• - Сбор всех носителей информации с их текущих мест размещения. На данном этапе проводится проверка комплектности и полноты дел, папок и иных единиц, которые были скомплектованы за прошедший период и подлежат передаче в архив.

• - Расположение документации в делах. Обычно материалы с временными сроками хранения комплектуются в папки-скоросшиватели или подлежат брошюровке для бумаг с длительными или постоянными сроками хранения. Последний вариант приемлем при последующей передаче дел в государственный архив. Материалы внутри папок складываются в хронологическом порядке от более ранней даты к поздней. Причем приказы могут быть расположены согласно нумерации, если в этом случае сохраняется их хронология. Лицевые счета сотрудников, как правило, формируются в отдельные дела. В основном дела состоят из материалов одного календарного года. Стоит отметить, что в деле не должно быть более 250 листов. А сама папка не должна превышать 4 см в толщину.

• - Оформление обложки. Каждому сформированному делу должна быть оформлена обложка, на поверхность которой заносят следующую информацию: названия компании и структурного подразделения, количество листов, сроки хранения, даты начала и конца использования, номер, установленный в описи, а также дополнительные пометки и примечания.

Документы в дела подшиваются только в единственном экземпляре. Копии, дубликаты и т. п. допускаются только при отсутствии оригиналов. В качестве исключения могут быть подшиты внутренние материалы с визированием, резолюциями или примечаниями, которые являются важным дополнением к основной документации. Зачастую формированием дел занимается либо служба по делопроизводству, либо секретарь, либо назначенное ответственное лицо.

Преимущества оперативного хранения документов

Оперативное сохранение документации имеет свои плюсы. А именно:

• - Оперативность доступа. Хорошо продуманный план архива с четким учетом хранимых дел позволяет быстро находить необходимые материалы.

• - Надежность сохранности документации. В помещениях архива, согласно требованиям Росархива, должен обеспечиваться необходимый микроклимат (температура от 17 до 19 градусов по Цельсию, а влажность от 50 до 55%), при котором бумажный материал сохраняется долгое время. Помимо этого, на территории архива периодически необходимо проводить обработку, предотвращающую появление и развитие грибков и грызунов. Архив должен быть пожаробезопасным и охраняемым. Доступ в такие помещения следует ограничить кругом ответственных лиц, что оговаривается специальным положением или договором с аутсорсинговой компанией, куда документация передана на сохранение.

• - Рациональное размещение документации. В зависимости от востребованности материалов их стоит располагать в помещении так, чтобы можно было быстро найти самые востребованные документы. Однако особо важная или секретная документация должна быть ограждена от несанкционированного доступа.

• - Своевременное уничтожение документации. По мере истечения сроков часть материалов согласно номенклатуре проходит экспертизу и уничтожается путем измельчения с составлением перед этим соответствующего акта.

• - Удобство передачи материалов в архив. Уже подготовленные и отсортированные дела с надлежаще оформленным перечнем по истечении срока использования могут быть переданы во внешний архив достаточно быстро, так как фактически вся подготовительная часть (сортировка, оценка ценности, брошюрование и т. п.) выполнена еще во время оперативного хранения.

Почему стоит доверить организацию оперативного хранения документов «Делис Архив»?

«Делис Архив» является одной из самых опытных и крупных архивных компаний на территории России. Мы обладаем всем необходимым для качественного сохранения документации любого юридического лица (большой опыт реализации различных по сложности проектов, профессиональные работники, оборудованные архивные помещения, надежная охрана, необходимое программное обеспечение). Сотрудничая с нами, вы получите качественный сервис с гарантированным результатом. Будем рады продолжительному сотрудничеству и долгой дружбе с вами!

Предлагаем пробный период — если за первые  3 месяца обслуживания вы не получите желаемый результат, то мы возместим все ваши затраты на услуги хранения за этот период и бесплатно доставим ваши архивные документы в офис по любому адресу в Москве.

Чтобы уточнить цены на услуги и оставить заявку, заполните форму на сайте или свяжитесь с нами по телефону — и мы расскажем обо всех возможных вариантах сотрудничества.