пн-пт: с 9:00 до 18-00
Попробуйте наши услуги ничем не рискуя!
Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Экономить с нами легко
Архивное хранение документов и дел в Москве и Санкт-Петербурге. Услуги хранения документов.
Этот ролик посмотрели 54300 раз!
Если в течение первых 3 месяцев с даты подписания договора хранения мы не оправдали ваши ожидания, мы за свой счет вернем документы по любому адресу в г. Москва, а также все деньги, которые были потрачены вами в счет оплаты услуг за хранение архивных коробов.
Документооборот
в большинстве организаций является весьма значительным, и от того, каким образом он организован, зависит успешность операционной деятельности. У многих средних и крупных компаний объем документов достигает гигантских размеров, в результате чего все рабочие места завалены бумагами, в которых невозможно что-то быстро найти. Это реальная проблема большинства организаций и их руководства, с решением которой не стоит затягивать. Навести порядок в документах и реализовать подход учета ценных бумаг вам поможет услуга оперативного хранения документов «Делис Архив».
Если говорить упрощенно, то оперативное хранение документов – это рабочая процедура, подразумевающая систематизацию, сохранение (с мониторингом сроков в соответствии с требованиями действующего законодательства) и учет документации с момента ее создания до даты завершения действия и окончательной передачи в архив.
Оглавление
Для коммерческих организаций регламентами не определены жесткие требования к организации процесса работы и использования неоконченных делопроизводством материалам. Несмотря на это, организация оперативного хранения документов – процесс ответственный, в котором не стоит пренебрегать сложившейся и уже зарекомендовавшей себя во многих направлениях бизнеса практикой поддержания бумажных носителей в полном порядке. Основным залогом успеха являются: применение в работе номенклатуры дел и своевременное формирование документов в дела перед их передачей в архив.
Оперативное хранение документов в любой организации невозможно без организации процесса структурирования и учета каждого носителя информации. В организации системного подхода помогает номенклатура дел. Она представляет из себя структурированный перечень всех имеющихся в организации дел с указанием видов документов, входящих в состав каждого дела, и их сроков хранения. В дальнейшем номенклатура позволяет безошибочно устанавливать точные места нахождения каждого носителя информации, а также определять их сроки хранения перед передачей в архив или уничтожением. В номенклатуру включается вся документация вне зависимости от вида носителя (бумага или электронный формат), способа фиксации и уровня конфиденциальности.
Это один из важных шагов, который обеспечивает в дальнейшем полноту данных и их комплектность. Все материалы, которые оперативно не используются сотрудниками организации, должны быть сгруппированы в дела в соответствии с принятой номенклатурой дел или по результатам экспертизы ценности по типам и срокам хранения. Это и называется формированием дел, где дело есть бумажная единица хранения, а файл – цифровая. Стоит заметить, что при последующей подготовке материалов к передаче на хранение в госархив ранее сформированные тома могут быть переформированы в соответствии с его требованиями.
Служба оперативного хранения документов и формирование дел состоит из трех этапов:
Документы в дела подшиваются только в единственном экземпляре. Копии, дубликаты и т. п. допускаются только при отсутствии оригиналов. В качестве исключения могут быть подшиты внутренние материалы с визированием, резолюциями или примечаниями, которые являются важным дополнением к основной документации.
Зачастую формированием дел занимается либо служба по делопроизводству, либо секретарь, либо назначенное ответственное лицо.
Оперативное сохранение документации имеет свои плюсы. А именно:
«Делис Архив» является одной из самых опытных и крупных архивных компаний на территории России. Мы обладаем всем необходимым для качественного сохранения документации любого юридического лица (большой опыт реализации различных по сложности проектов, профессиональные работники, оборудованные архивные помещения, надежная охрана, необходимое программное обеспечение). Сотрудничая с нами, вы получите качественный сервис с гарантированным результатом. Будем рады продолжительному сотрудничеству и долгой дружбе с вами!
Предлагаем пробный период — если за первые 3 месяца обслуживания вы не получите желаемый результат, то мы возместим все ваши затраты на услуги хранения за этот период и бесплатно доставим ваши архивные документы в офис по любому адресу в Москве.
Чтобы уточнить цены на услуги и оставить заявку, заполните форму на сайте или свяжитесь с нами по телефону — и мы расскажем обо всех возможных вариантах сотрудничества.
Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00