Организация архива на предприятии

Оглавление

1. С чего начать организацию архива
   
2. Процесс организации архива на предприятии
   
3. Этапы создания архива
   

С чего начать организацию архива

В первую очередь создание архива подразумевает необходимость нанять специалиста, который будет знать весь состав документации, подлежащей хранению.

Прежде чем начать размещать документы на стеллажах, необходимо структурировать их и разделить на четыре группы:

Если на всю документацию, которая была передана в архив, составлены специальные описи, то распределить бумаги по группам будет не сложно. Если этот процесс был упущен, то специалист обязан составить описи на все принятые им для хранения файлы.

Самое важное – на каждой папке с документами должна быть обложка, на которой указана вся важная информация: отдел, которому принадлежит бумага; индексация; название документа; срок хранения и т. д.

Только после того как были составлены и утверждены описи, можно приступать к раскладыванию документации по полкам. Немаловажно пронумеровать стеллажи. Те бумаги, которыми предприятие будет пользоваться в редких случаях, стоит разместить в менее удобных местах, например наверху стеллажа. А те файлы, которые требуются регулярно для рабочего процесса организации, необходимо расположить в доступном месте для удобства.

Не стоит забывать, что любая бумага в компании обладает собственным сроком хранения. Поэтому нецелесообразно хранить на одной полке документацию с временным сроком хранения и документы с постоянным хранением. В первую очередь, законодательство РФ напрямую запрещает осуществлять такой способ архивизации. А кроме того, при уничтожении неактуальных документов бумаги с постоянным сроком хранения могут случайно попасть в этот процесс и исчезнуть навсегда.

Специалисту по архивам необходимо для правильной работы архива завести специальный учетный журнал. В нем важно указывать сотрудников и дату, когда документ был выдан во временное пользование, а также дату, когда документ вернули на место. Выдача бумаг должна производиться только под роспись.

Процесс организации архива на предприятии

Организация архива в организации начинается с определения срока хранения тех или иных документов. Этим могут заниматься не только руководители предприятий, но и специалисты, которые ведут делопроизводством компании. В сам процесс организации архива входят несколько этапов. Подробнее о них будет рассказано ниже.

Этапы создания архива

1. Издание приказа, в котором назначаются специалисты по управлению и содержанию архива. На небольших предприятиях таким человеком может являться и делопроизводитель. Но такая большая нагрузка может сказаться на качестве и эффективности рабочего процесса сотрудника, особенно если компания обладает слишком большим оборотом документов.

2. Разработка номенклатуры документации, которая подлежит архивации. Данный этап формирования архива должен производиться полностью по федеральному закону, последняя редакция которого выпущена в 2016 году. В России ФЗ «О перечне типовых управленческих архивных документов» обязателен к исполнению для любой компании.

3. Определение для каждого файла и папки срока хранения документов. Все дела, которые являются особо важными для предприятия, должны подлежать хранению на постоянной основе. Та документация, которая должна храниться более 10 лет, называется документами с временным хранением. В некоторых организациях в архивах отводят специальное место, где располагаются бумаги со сроком хранения менее 10 лет.

4. Распространение всем сотрудникам фирмы и отделам специальных выписок, в которых должны быть прописаны все заголовки дел, сдающихся в архив. Это структурирует работу архива и позволит держать всю документацию в полном порядке. Составлять подобные выписки необходимо строго с соблюдением имеющегося каталога по архивным делам. Если такого каталога организация не имеет, то стоит взять пример с предприятия, которое занимается схожей деятельностью.

5. Оценка архива и имеющихся документов. Специалист по архивным делам, прежде чем приступить к работе, обязан произвести опись уже имеющихся документов, а также составить список недостающих файлов и определить сроки, в которые их необходимо вернуть в архив.

6. Руководители делопроизводства или руководители предприятия обязаны провести инструктаж с новыми архивными работниками. Разговор должен затрагивать не только стандарты по архивизации, но и некоторые юридические тонкости ведения дел.

7. Важно произвести инвентаризацию архива. В нее входят:

• создание картотеки, где должны быть в обязательном порядке прописаны атрибуты всех имеющихся в архиве дел;

• сверка всех отчетов, которые были произведены за прошлые годы по документообороту;

• устранение все имеющихся недочетов в описаниях документации;

• удаление с описаний и с документов недостоверной или неактуальной информации.

8. Руководители фирмы обязаны составить приказ, в котором прописать, какие лица имеют право получать документацию из архива, а какие – нет. Если предприятие небольшое, то практически все сотрудники могут воспользоваться архивом и взять необходимые документы. Если же в организации существует много отделов, то сотрудники каждого из них могут получать бумаги определенной категории архивных дел.

9. Все дела и папки должны быть в определенном переплете. Если этого не было сделано ранее, то необходимо заняться этим вопросом до расположения документов на полках.

10. Специалист должен вести учет не только тех документов, которые были выданы сотрудникам, но и всей остальной актуальной документации. Он обязан создать картотеку на новые документы, а также следить за сроками хранения уже имеющихся файлов.

11. Необходимо уничтожить всю документацию, которая является неактуальной.