Оцифровка архивных документов

Оцифровка документов

В последние годы документооборот уверенно переходит в цифровой формат. В связи с этим растет востребованность услуг оцифровки документов. Это практично и удобно: после сканирования документация хранится в виртуальном виде, где ей не грозит влага, солнечные лучи или другие негативные факторы. В таком формате ее легче сохранить. Оцифровка помогает обезопасить документы, книги и прочие бумажные носители от износа, упрощает поиск нужной информации.

На цифровой формат хранения переходят и архивы. Это значительно снижает стоимость услуги по обслуживанию, обеспечивая высокую надежность и быстрый доступ к данным. «Делис Архив» предоставляет услугу оцифровки документов в Москве – как текущих, так и архивных.

Переводим в цифровой формат:

• бухгалтерские и кадровые отчеты;
• чертежи;
• деловую переписку;
• книги;
• бланки;
• сертификаты;
• протоколы;
• письма;
• фотографии;
• чеки;
• каталоги;
• схемы и пр.

Наши технологии работы позволяют переводить в цифровой вид даже ветхие документы, обеспечивая их полную сохранность. Заказав оцифровку документов по доступной цене в «Делис Архив», вы значительно повысите скорость работы с документами вашей организации.

Оглавление

  1. Этапы оцифровки
  2. Виды оцифровки
  3. Особенности и преимущества услуги
     3.1 Доступ к документации с любого устройства в любое время суток
     3.2 Простота и надежность документооборота
     3.3 Компактность, экологичность
     3.4 Систематизация, упрощенное ориентирование в данных
     3.5 Возможность оцифровать практически любой исходник
     3.6 Защита данных от порчи, утери
     3.7 Повышение качества обслуживания клиентов
  4. Достоинства оцифровки архивных документов в «Делис Архив»

Этапы оцифровки 

Услуга осуществляется в несколько этапов:

• Выезд менеджера на место, где хранится документация. Специалист оценивает объем предстоящих работ, специфику, состояние носителей. Озвучивается предварительная стоимость услуги.
• Подготавливается и утверждается с заказчиком проработанное до мелочей техническое задание.
• Подготовительный этап. На данном этапе документы, подлежащие оцифровке, извлекаются из папок, файлов, изымаются скрепки и скобы степлера. В зависимости от согласованной с заказчиком технологии возможна расшивка ранее переплетенных дел. Подлежащие сканированию дела для обеспечения последующего контроля качества маркируются штрих-кодом. 
• Перевод документации в электронный формат в соответствии с выбранной технологией сканирования и требованиями технического задания к качеству и формату файлов.
• Возврат документов в исходное состояние: скрепление скрепками, скобами, вложение в файлы, папки, переплет ранее расшитых дел.  
• Контекстное распознавание и индексация полученных образов. На данном этапе к каждому переведенному в цифровой формат документу создается набор поисковых параметров.  
• Подготовка массива данных для передачи заказчику. Итоговые данные могут быть переданы как на внешнем носителе информации, так и в виде системы электронный архив «Делис Архив». Также возможна загрузка данных в любую систему заказчика. 

Иногда требуется дополнительная обработка документов – если нужно оцифровать ветхие, потертые, утратившие четкость исходные носители. В таком случае после оцифровки специалист доводит четкость и контрастность изображения до требуемого уровня в компьютерной программе.

Виды оцифровки

Сканирование выполняется тремя способами:

• Поточное. Предварительно расшитые бумаги стопками загружаются в профессиональный сканер и автоматически оцифровываются. Это обеспечивает высокую скорость процесса.
• Широкоформатное. В работе используется сканер, предназначенный для оцифровки больших и нестандартных исходников. Методика также используется при сканировании ветхих документов.
• Ручное. Самый энергозатратный и дорогостоящий метод. Используется специальное оборудование, с помощью которого можно сканировать книги, нерасшитые тома и другие нестандартные исходники.

Особенности и преимущества услуги

Ключевая особенность оцифровки – возможность перевести в электронный види «вернуть к жизни» документы в любом состоянии, любого формата и объема. Итоговое изображение может быть как защищено от редактирования (формат PDF и Tiff), так и быть в формате DOC, где вы сможете вносить изменения, корректировать и актуализировать информацию.

Храниться полученные сведения могут:

• Локально. Если речь идет о небольшой компании и маленьком объеме данных, файлы можно хранить на компьютере или портативном носителе. Если в фирме есть локальная сеть, можно создать сетевую папку с возможностью доступа с разных ПК.
• В специальной программе. У «Делис Архив» есть система электронного архива. Такой софт может быть интегрирован в систему электронного документооборота или иные программные продукты заказчика.
• В облаке. Практичное решение, которое избавляет от необходимости покупать специальные программы и тратить время на их внедрение и техническую поддержку. 

У переноса архивной и расшитой документации в цифровой виде сть масса преимуществ. Рассмотрим основные плюсы, которые делают услугу сканирования востребованной и актуальной.

Доступ к документации с любого устройства в любое время суток

Получить доступ к данным можно будет с любого компьютера, ноутбука и даже смартфона. Вы сможете изучить нужный документ в любое время дня и ночи, а не исключительно в часы работы организации или архива.

Простота и надежность документооборота

Больше нет необходимости много раз изготавливать ксерокопию одного и того же документа. Достаточно один раз перевести данные в цифровой вид, чтобы получить возможность одним кликом делиться нужными сведениями и файлами.

Компактность, экологичность

Чем больше документации переводится в виртуальный вид, тем меньше тратится расходников: бумаги, краски, электроэнергии для печати и т.д. Оцифровка бумажных исходников – это ваш вклад в сохранение природы и экономии бюджетов вашей организации. 

Систематизация, упрощенное ориентирование в данных

Вместо того чтобы часами искать и перелистывать бумаги, достаточно воспользоваться функцией быстрого поиска на компьютере и в считанные секунды получить нужный документ или их подборку по заданным параметрам. В эпоху катастрофической нехватки времени и дороговизны человеческих ресурсов это очень важно.

Возможность оцифровать практически любой исходник

Перевести в электронный вид можно не только контракты, квитанции, счета и бумажную документацию. Это могут быть фотографии, эскизы, картины, вырезки из журналов – практически любые графические и печатные изображения.

Защита данных от порчи, утери

Насколько бы идеальными в архиве или помещении для хранения документов ни были условия, все равно со временем бумага стареет, выцветает, повреждается, теряется. Человеческий фактор дает о себе знать. В случае с виртуальным использованием документов все эти риски исключены.

Повышение качества обслуживания клиентов

Стандарты ведения дел – лицо и «титульный лист» компании. Организуя грамотный процесс работы с документами, вы демонстрируете клиентам и партнерам, что ваша организация находится на современном, профессиональном и клиентоориентированном уровне. 

Достоинства оцифровки архивных документов в «Делис Архив»

Мы оперативно и качественно выполняем заказы по оцифровке архивных документов и других видов бумажных носителей. Предлагаем выгодные цены и надежный результат!

Клиенты доверяют нам, потому что мы:

• Используем в работе современное оборудование. В нашем распоряжении – передовые портативные и широкоформатные сканеры, с помощью которых можно выполнить оцифровку в самом высоком разрешении.
• Гарантируем полную конфиденциальность. Вероятность того, что данные с исходников попадут к третьим лицам, исключена.
• Работаем с разными видами исходников. Беремся за оцифровку даже сложных файлов – наши специалисты имеют большой опыт работы с различными документами.
• Оказываем сопутствующие услуги. Помимо оцифровки, выполняем индексацию, утилизацию документов, систематизацию архива, ответственное хранение и многое другое.

Для получения более детальной информации обращайтесь к нашим менеджерам.