Система электронного архива

Еще не так давно при слове «архив» у многих представителей делового сообщества в голове всплывала картина заваленного папками темного помещения, где на поиск нужной информации уходит вечность. Однако уже давно и широко доступны решения, которые не требуют «темных помещений» для хранения ценной информации, а все, что требуется, можно найти за считанные секунды прямо с рабочего места. Такие преимущества дает наличие в организации системы электронный архив.

Оглавление

1. В каких структурных подразделениях рациональнее внедрять систему управления электронными архивами документов?
2. Функциональные задачи электронного архива.
3. Какие преимущества предоставляет система управления электронными архивами?
4. Пример внедрения системы архивного архива.

В каких структурных подразделениях рациональнее внедрять систему управления электронными архивами документов?

Многие современные организации уже перешли на работы с электронными образами используемых в работе документов. Организация процесса, таким образом, позволяет предотвратить риск утраты бумажных носителей и повысить эффективность сотрудников. Ниже перечислены структурные подразделения, документы которых выгоднее всего содержать в электронном формате:

Функциональные задачи электронного архива

Внедрение электронного архива позволяет любой организации наладить рабочий процесс, увеличить эффективность деятельности сотрудников. Все это происходит благодаря следующим функциям электронного архива.

1. Данный вид архива способен хранить не просто важную документацию, но и делать это в особом структурированном порядке. Это позволяет ускорить рабочий процесс и сделать его более удобным, эффективным.

2. В электронном виде возможно осуществить быстрый поиск документации по отрывкам фраз или по ключевому запросу.

3. Поиск документов в оперативном режиме в случае проверок организации, а также их массовая пересылка, выгрузка или вывод в печать.

4. Архив электронного формата способен составлять отчеты и реестры на основании хранимых данных.

5. Сотрудники могут обмениваться образами документов по локальной сети.

6. Загрузку в систему новых документов можно осуществлять в массовом режиме.

7. Возможно использовать ранее загруженные документы для создания новых или использования части информации из них.

8. Контроль использования данных пользователями.

Какие преимущества предоставляет система управления электронными архивами?

Пользователи систем выделяют основные базовые преимущества современных систем электронный архив:

• - Надежное хранение важной документации при полной защите его бумажного оригинала.
  - Разграничение прав доступа к данным.
  - Контроль использования и внесений изменений.
  - Доступ к данным из любой точки мира.
  - Возможность осуществить хранение файлов и документов любых форматов.

Пример внедрения системы архивного архива

В «Делис Архив» ежемесячно поступают заказы от различных организаций на создание систем электронного архива. В качестве примера можем привести описание нескольких кейсов.

Кейс 1 - Крупная федеральная торговая сеть

Задача:: В крупную торговую сеть ежедневно поступает более 30 000 документов на бумажных носителях. Их необходимо переводить в электронный вид, осуществлять индексацию по заданным параметрам и загружать в систему электронный архив в течение 3 часов вне зависимости от времени поступления бумажных носителей. Также необходимо провести замену их текущей дорогостоящей и необслуживаемой системы электронный архив на российское ПО.

Что сделано:

1. Реализована новая концепция корпоративной системы электронный архив (система управления контентом на база РИО).

2. Осуществлена интеграция системы электронный архив с иными системами клиента.

3. На территории клиента, в том числе в регионах, силами «Делис Архив» созданы и обслуживаются точки по переводу документов в электронный вид.

4. Организован процесс сбора, проверки на ошибки и занесения информации из документов в бухгалтерскую систему с подготовкой реестра соответствия.

5. Осуществляется загрузка образов документов и индексных параметров в систему электронный архив «Делис Архив» и системы клиента

Кейс 2 – Сервисная компания

Задача::Сервисная компания для организации процесса хранения своих образов документов выбирала на рынке оптимальное решение. Входящий объем документов за месяц составлял не более 2000 шт. Стояла задача четко разграничивать права доступа пользователей к документам и реализовать удобный механизм поиска нужной информации. Первичную заливку данных в систему должен был осуществить исполнитель, а последующее добавление документов планировалось осуществлять силами сотрудников самой организации. Бюджет на реализацию решения был выделен незначительный.

Что сделано:

1. В связи с ограничениями по бюджету и с учетом малого количества документов было предложено удовлетворить потребности клиента на базе облачного решения системы электронный архив «Делис Архив». После обсуждения всех требований к поисковым параметрам и согласования технического задания (5 дней) с клиентом настройка системы заняла 2 дня.

2. Хранение данных клиента и их копирование осуществляется на серверах «Делис Архив».

3. Реализована согласованная с клиентом политика разграничения прав доступа к документам (бухгалтерия-отдел продаж-сервисный отдел), а внутри отделов - по конкретным группам документов.

4. Осуществлена первичная загрузка в систему предоставленных клиентом образов. Перед загрузкой «Делис Архив» произвел индексацию документов по определенным в ТЗ параметрам.

5. Система передана в эксплуатацию клиенту, где он в настоящее время самостоятельно осуществляет загрузку новых данных.