Разработка номенклатуры дел должна выполняться в соответствии с требованиями архивного делопроизводства и административно-исполнительных регламентов. Это сложная и трудоёмкая процедура, поэтому доверить её проведение лучше специализированным организациям, гарантирующим соблюдение порядка оформления документов.
Оглавление
- Когда может понадобиться услуга
- Зачем нужна номенклатура дел
- Типы номенклатуры дел
- Порядок разработки номенклатуры дел
- Почему стоит обратиться в нашу компанию
Когда может понадобиться услуга
Номенклатура дел (НД) — это систематизированный перечень наименований всех дел, которые ведут в компании. НД содержит список и сведения о документах организации, лицах, которые их ведут, а также о месте и сроке хранения. Систематизация документооборота затрагивает все подразделения компании: секретариат, канцелярию, кадровую службу, бухгалтерию и т. д.
Когда организации нужна услуга по разработке номенклатуры дел:
-
- В конце каждого года, когда компании требуется актуализировать или создать НД на следующий год.
- Для систематизации документов с указанием их названий и сроков хранения.
- Для определения состава номенклатуры дел.
- Чтобы подготовить архив для надлежащего комплектования бумаг.
- При передаче документов на постоянное и временное хранение, для составления схемы картотеки.
- При создании информационно-поисковой системы по базе документов.
Зачем нужна номенклатура дел
Основные задачи номенклатуры дел:
Типы номенклатуры дел
Согласно правилам Росархива, номенклатуры дел бывают:
-
- Типовыми. Предусмотрены для однотипных организаций, являются обязательными. Дела имеют схожее содержание и одинаковые сроки хранения.
-
- Примерными. Тоже представляют собой перечень дел для однотипных компаний, но носят рекомендательный характер.
-
- Индивидуальными. Перечень названий соответствующих дел, оформляемых в подразделении предприятия.
Кроме того, НД классифицируют на функциональные, структурные и производственно-отраслевые.
Порядок разработки номенклатуры дел
Состав номенклатуры дел уточняют и согласовывают с работниками архива не реже одного раза в 5 лет. Разработка НД специалистами «Делис Архив» включает следующие этапы:
-
- Изучение документооборота, структуры и специфики работы организации.
- Определение перечня документов, включаемых в номенклатуру.
- Формирование заголовков дел с указанием документа, его содержания и сроков хранения.
- Систематизация порядка заголовков дел в номенклатуре в зависимости от их важности и иных критериев.
- Определение системы нумерации. Каждому делу присваиваются уникальные индексы.
- Оформление сводного проекта НД компании. Его передают на согласование, утверждение и подписание руководителю организации с ознакомлением уполномоченных должностных лиц.
По завершении календарного года составляют итоговую ведомость о числе и категориях заведённых дел с указанием сроков хранения документов.
При разработке НД специалисты «Делис Архив» адаптируют её под процессы и структуру заказчика, то есть делают максимально удобной в использовании. А при необходимости согласуют итоговый документ с государственным архивом.
Почему стоит обратиться в нашу компанию
Всё архивное делопроизводство опирается на строгие правила, утверждённые законодательством РФ, в частности ФЗ № 125-ФЗ. Процедуры требуют скрупулёзности, поэтому для разработки номенклатуры дел рекомендуем обращаться к опытным и компетентным специалистам.
Компания «Делис Архив» оказывает услугу в Москве и других городах РФ. Среди преимуществ сотрудничества с нами:
-
- Доступная цена. Стоимость работ варьируется в зависимости от объёма, срочности и других критериев. Мы подберём оптимальный для вас вариант.
-
- Системный подход к подготовке НД с учётом специфики организации.
-
- Учёт всех документов — бумажных, электронных. Правильное определение их сроков хранения.
Поручение разработки НД нашей компании гарантирует профессиональное выполнение процедуры без риска путаницы в сроках хранения документов, их потери или неверной сортировки. Закажите обратный звонок — и мы подробно проконсультируем вас о стоимости и особенностях услуги.
