Разработка номенклатуры дел

Системный подход, позволяющий легко находить нужные документы

Разработка номенклатуры дел с «Делис Архив» – сервис, который позволяет хранить документы в полном порядке:

Проведем обследование текущего документооборота организации.

Предоставим рекомендации по правильному формированию документов в дела в соответствии с законодательством РФ, правильно определим их сроки хранения.

Адаптируем номенклатуру дел под процессы и структуру заказчика (сделаем удобной в применении).

Учтем все документы, в том числе и электронные, правильно определим сроки хранения.

При необходимости согласуем итоговый документ с государственным архивом.

Преимущества, которые получит ваша организации от сотрудничества с «Делис Архив» при разработке номенклатуры дел:

Системный подход при работе с документами, который позволяет быстро находить нужный документ.

Формирование дел без смешения сроков хранения.

Минимизация риска утраты документов и зависимости от персонала.

Своевременный отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Обеспечение сохранности самых ценных документов.

Повышение уровня исполнительской дисциплины.

Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации

На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия

Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Порядок разработки номенклатуры дел:

заранее запрашиваем информацию в подразделениях о том, какие папки заведены в отделе;
обсуждаем каждую позицию, указанную подразделением;
проводим визуальный осмотр стеллажей и папок;
фиксируем состав папок (какие документы содержит, копии/подлинники, сопроводительные материалы);
фиксируем количество папок по тематикам;
формируем перечень папок, которые требуют экспертизы ценности;
передаем уже имеющиеся папки на дальнейшую обработку архивисту;
предлагаем правильный принцип комплектования дел;
формируем номенклатуру дел.

Комплектование дел в течение года:

ведем авторский контроль за корректностью комплектования дел;
составляем итоговую запись в конце календарного года;
формируем заключение об исполнении номенклатуры дел, показываем «узкие места»;
составляем НД на следующий календарный год.

Регламентация хранения

составляем необходимый пакет локальных нормативных актов по хранению документов.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора

Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел должна выполняться в соответствии с требованиями архивного делопроизводства и административно-исполнительных регламентов. Это сложная и трудоёмкая процедура, поэтому доверить её проведение лучше специализированным организациям, гарантирующим соблюдение порядка оформления документов.

Оглавление

Когда может понадобиться услуга
Зачем нужна номенклатура дел
Типы номенклатуры дел
Порядок разработки номенклатуры дел
Почему стоит обратиться в нашу компанию

Когда может понадобиться услуга

Номенклатура дел (НД) — это систематизированный перечень наименований всех дел, которые ведут в компании. НД содержит список и сведения о документах организации, лицах, которые их ведут, а также о месте и сроке хранения. Систематизация документооборота затрагивает все подразделения компании: секретариат, канцелярию, кадровую службу, бухгалтерию и т. д.

Когда организации нужна услуга по разработке номенклатуры дел:

В конце каждого года, когда компании требуется актуализировать или создать НД на следующий год.
Для систематизации документов с указанием их названий и сроков хранения.
Для определения состава номенклатуры дел.
Чтобы подготовить архив для надлежащего комплектования бумаг.
При передаче документов на постоянное и временное хранение, для составления схемы картотеки.
При создании информационно-поисковой системы по базе документов.

Зачем нужна номенклатура дел

Основные задачи номенклатуры дел:

Ведение учёта дел организации и отдельных её подразделений.
Обеспечение сохранности документов.
Своевременное уничтожение бумаг с истекшим сроком хранения.
Обеспечение быстрого доступа к документам.

Типы номенклатуры дел

Согласно правилам Росархива, номенклатуры дел бывают:

Типовыми. Предусмотрены для однотипных организаций, являются обязательными. Дела имеют схожее содержание и одинаковые сроки хранения.
Примерными. Тоже представляют собой перечень дел для однотипных компаний, но носят рекомендательный характер.
Индивидуальными. Перечень названий соответствующих дел, оформляемых в подразделении предприятия.

Кроме того, НД классифицируют на функциональные, структурные и производственно-отраслевые.

Порядок разработки номенклатуры дел

Состав номенклатуры дел уточняют и согласовывают с работниками архива не реже одного раза в 5 лет. Разработка НД специалистами «Делис Архив» включает следующие этапы:

Изучение документооборота, структуры и специфики работы организации.
Определение перечня документов, включаемых в номенклатуру.
Формирование заголовков дел с указанием документа, его содержания и сроков хранения.
Систематизация порядка заголовков дел в номенклатуре в зависимости от их важности и иных критериев.
Определение системы нумерации. Каждому делу присваиваются уникальные индексы.
Оформление сводного проекта НД компании. Его передают на согласование, утверждение и подписание руководителю организации с ознакомлением уполномоченных должностных лиц.

По завершении календарного года составляют итоговую ведомость о числе и категориях заведённых дел с указанием сроков хранения документов.

При разработке НД специалисты «Делис Архив» адаптируют её под процессы и структуру заказчика, то есть делают максимально удобной в использовании. А при необходимости согласуют итоговый документ с государственным архивом.

Почему стоит обратиться в нашу компанию

Всё архивное делопроизводство опирается на строгие правила, утверждённые законодательством РФ, в частности ФЗ № 125-ФЗ. Процедуры требуют скрупулёзности, поэтому для разработки номенклатуры дел рекомендуем обращаться к опытным и компетентным специалистам.

Компания «Делис Архив» оказывает услугу в Москве и других городах РФ. Среди преимуществ сотрудничества с нами:

Доступная цена. Стоимость работ варьируется в зависимости от объёма, срочности и других критериев. Мы подберём оптимальный для вас вариант.
Системный подход к подготовке НД с учётом специфики организации.
Учёт всех документов — бумажных, электронных. Правильное определение их сроков хранения.

Поручение разработки НД нашей компании гарантирует профессиональное выполнение процедуры без риска путаницы в сроках хранения документов, их потери или неверной сортировки. Закажите обратный звонок — и мы подробно проконсультируем вас о стоимости и особенностях услуги.