Хранение кадровых документов

С уважением к возрасту и стажу

Почему выгодно передать функцию хранения кадровых документов в «Делис Архив»?

Компания «Делис Архив» оказывает услуги по хранению кадровой документации действующих коммерческих и государственных организаций, что позволяет:

Сократить затраты, связанные с хранением и обслуживанием документов по личному составу
Высвободить офисное пространство, архив или склад
Снять нагрузку, связанную с подготовкой и выдачей справок социального характера работникам
Провести архивную обработку дел и хранить их в соответствии с архивными правилами
услуги

Попробуйте наши услуги ничем не рискуя!

Узнать подробнее
1 / 12
На фото: Третий этаж архивного хранилища «Делис Архив» класса «А»
2 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
3 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
4 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
5 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
6 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
7 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
8 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
9 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
10 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
11 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
12 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Узнайте за 2 минуты, как сэкономить на работе с документами в 2 раза:

Архивное хранение документов и дел в Москве и Санкт-Петербурге. Услуги хранения документов.

play
clock 1:59
Видео Ролик Хранение
fire

Этот ролик посмотрели 54300 раз!

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора

Архивное хранение кадровых документов

Для всех предприятий ведение кадровой документации обязательно, за исключением, согласно статье 309 Трудового кодекса РФ, ряда локальных нормативных актов для микропредприятий. Генерируемая масса документов — результат взаимоотношений между работником и работодателем, а также организациями и государственными органами. Передача на архивное хранение кадровых документов должна осуществляться в соответствии с требованиями нормативных актов по архивному делу.

Оглавление

  1. Кадровые документы, подлежащие хранению и передаче в архив
  2. Как правильно хранить кадровые документы?
  3. Как долго хранить кадровые документы?
  4. Аутсорсинг. Архивное хранение кадровых документов

Кадровые документы, подлежащие хранению и передаче в архив

Перечень кадровых документов, которые подлежат хранению, оговаривается законами, в частности, Законом об архивном деле от 22 октября 2004 г., а также рекомендациями Росархива от 23 декабря 2014 г. по экспертизе ценности и отбору документации по штатному составу. В него входят материалы для учета работников организации (копии предоставленных документов, их оригиналы, личные дела и т. п.), а также документация, регламентирующая трудовые отношения между сотрудником и компанией (приказы, нормативные акты, трудовые соглашения и т. п.).

Стоит учесть, что часть документации может иметь факультативный характер, то есть разрабатывается и используется работодателем по своему усмотрению. Чаще всего такие документы не подлежат передаче в архивы. Хранение кадровых документов такого формата законом не предусмотрено. Они уничтожаются после завершения установленного срока.

Как правильно хранить кадровые документы?

Документация по кадрам чаще всего содержит персональную информацию о работниках и подлежит сохранению на длительный срок — до 75 лет, что требует тщательного подхода к обеспечению соответствующих условий.

Все материалы должны быть подшиты в дела согласно требованиям Росархива об организации архивного хранения документов кадровой службы и сохраняться в специальных помещениях при температуре, оптимальной для сохранения бумажных материалов в течение длительного времени. Архивное помещение должно быть защищённым, пожаробезопасным и иметь достаточное количество мест. На малых предприятиях, не имеющих такого помещения, в качестве места хранения используют сейф или запирающиеся шкафы.

Руководителям предприятий необходимо разработать положения о создании архива материалов по кадрам и обеспечении их сохранности, а также назначить ответственных должностных лиц. В основном это работники отдела кадров. Если на предприятии такой должности не предусмотрено, то ответственность возлагается на его руководство. Также предприятия могут передать документацию в госархив.

Заметим, что несоблюдение требуемых условий является административным нарушением и карается денежным штрафом, оговорённым статьей 13.20 Кодекса об административных нарушениях.

В случае ликвидации или реорганизации предприятия документы должны быть переданы в госархив.


Как долго хранить кадровые документы?

Срок хранения кадровых материалов чётко определён нормами закона РФ. Так, часть 1 статьи 22 закона № 125 от 22 октября 2004 г. определяет такие максимальные сроки: 50 лет для документации, выпускаемой с начала 2003 г., и 75 лет для документации, созданной до конца 2002 г.

В качестве примера приводим краткий список документов, полный перечень которых указан в приказе Росархива (№ 236 от 20.12.2019 г.), и требуемые сроки, в рамках которых необходимо обеспечивать их сохранность.

Срок хранения 50/75 лет (зависит от даты создания):

  • приказы о приёме, назначении на другие должности, увольнении и т. п.;

  • личные карточки сотрудников, штатное расписание предприятия, трудовые договоры;

  • табели учёта времени работы для работников с вредными условиями труда;

  • должностные инструкции;

  • книги учёта приказов по кадрам.

Срок менее 50 лет:

  • аттестация по условиям труда рабочих мест (срок — 45 лет);

  • приказы об отпусках, направлении в командировки, назначении взысканий, о переводе сотрудника на работу в режиме сокращённого рабочего дня (5 лет);

  • документация об образовании за счет организации (4 года);

  • графики отпусков и правила внутреннего трудового распорядка (1 год).

Для микропредприятия и крупной корпорации применяется один и тот же подход к подготовке и передаче дел в архивы, а также к организации архивного хранения документов кадровой службы. Разница лишь в том, что для ИП действует ряд послаблений, предусмотренных законом № 348 от 3 июля 2016 г. В частности, освобождение от разработки ряда внутренних нормативных актов, которые впоследствии не требуется передавать в архив.

Аутсорсинг. Архивное хранение кадровых документов

Подготовка документации для передачи в архив, а также содержание полностью оснащённого помещения под архив для большинства предприятий выливается в весьма ощутимые затраты. Юрлица несут расходы на содержание штатных единиц в отделе кадров, повышение квалификации кадровых работников, аренду и обслуживание специальных помещений и их оснащение.

В целях сокращения затрат и повышения эффективности процессов рекомендуем вам переложить рутинные задачи на специалистов «Делис Архив». Мы имеем обширный опыт по упорядочению, хранению и обслуживанию документов по личному составу, а также по их передаче на государственное хранение в различные архивы.

Предлагаем пробный период — если за первые  3 месяца обслуживания вы не получите желаемый результат, то мы возместим все ваши затраты на услуги хранения за этот период и бесплатно доставим ваши архивные документы в офис по любому адресу в Москве.


Другие услуги

Смежные услуги



8 800 707 87 00Работаем по всей России