Хранение кадровых документов

Для всех предприятий ведение кадровой документации обязательно, за исключением, согласно статье 309 Трудового кодекса РФ, ряда локальных нормативных актов для микропредприятий. Генерируемая масса документов — результат взаимоотношений между работником и работодателем, а также организациями и государственными органами. Передача на архивное хранение кадровых документов должна осуществляться в соответствии с требованиями нормативных актов по архивному делу.

Оглавление

1. Кадровые документы, подлежащие хранению и передаче в архив
2. Как правильно хранить кадровые документы?
3. Как долго хранить кадровые документы?
4. Аутсорсинг. Архивное хранение кадровых документов

Кадровые документы, подлежащие хранению и передаче в архив

Перечень кадровых документов, которые подлежат хранению, оговаривается законами, в частности, Законом об архивном деле от 22 октября 2004 г., а также рекомендациями Росархива от 23 декабря 2014 г. по экспертизе ценности и отбору документации по штатному составу. В него входят материалы для учета работников организации (копии предоставленных документов, их оригиналы, личные дела и т. п.), а также документация, регламентирующая трудовые отношения между сотрудником и компанией (приказы, нормативные акты, трудовые соглашения и т. п.).

Стоит учесть, что часть документации может иметь факультативный характер, то есть разрабатывается и используется работодателем по своему усмотрению. Чаще всего такие документы не подлежат передаче в архивы. Хранение кадровых документов такого формата законом не предусмотрено. Они уничтожаются после завершения установленного срока.

Как правильно хранить кадровые документы?

Документация по кадрам чаще всего содержит персональную информацию о работниках и подлежит сохранению на длительный срок — до 75 лет, что требует тщательного подхода к обеспечению соответствующих условий.

Все материалы должны быть подшиты в дела согласно требованиям Росархива об организации архивного хранения документов кадровой службы и сохраняться в специальных помещениях при температуре, оптимальной для сохранения бумажных материалов в течение длительного времени. Архивное помещение должно быть защищённым, пожаробезопасным и иметь достаточное количество мест. На малых предприятиях, не имеющих такого помещения, в качестве места хранения используют сейф или запирающиеся шкафы.

Руководителям предприятий необходимо разработать положения о создании архива материалов по кадрам и обеспечении их сохранности, а также назначить ответственных должностных лиц. В основном это работники отдела кадров. Если на предприятии такой должности не предусмотрено, то ответственность возлагается на его руководство. Также предприятия могут передать документацию в госархив.

Заметим, что несоблюдение требуемых условий является административным нарушением и карается денежным штрафом, оговорённым статьей 13.20 Кодекса об административных нарушениях.

В случае ликвидации или реорганизации предприятия документы должны быть переданы в госархив.

Как долго хранить кадровые документы?

Срок хранения кадровых материалов чётко определён нормами закона РФ. Так, часть 1 статьи 22 закона № 125 от 22 октября 2004 г. определяет такие максимальные сроки: 50 лет для документации, выпускаемой с начала 2003 г., и 75 лет для документации, созданной до конца 2002 г.

В качестве примера приводим краткий список документов, полный перечень которых указан в приказе Росархива (№ 236 от 20.12.2019 г.), и требуемые сроки, в рамках которых необходимо обеспечивать их сохранность.

Срок хранения 50/75 лет (зависит от даты создания):

• - приказы о приёме, назначении на другие должности, увольнении и т. п.;
  - личные карточки сотрудников, штатное расписание предприятия, трудовые договоры;
  - табели учёта времени работы для работников с вредными условиями труда;
  - должностные инструкции;
  - книги учёта приказов по кадрам.

Срок менее 50 лет:

• - аттестация по условиям труда рабочих мест (срок — 45 лет);
  - приказы об отпусках, направлении в командировки, назначении взысканий, о переводе сотрудника на работу в режиме сокращённого рабочего дня (5 лет);
  - документация об образовании за счет организации (4 года);
  - графики отпусков и правила внутреннего трудового распорядка (1 год).

Для микропредприятия и крупной корпорации применяется один и тот же подход к подготовке и передаче дел в архивы, а также к организации архивного хранения документов кадровой службы. Разница лишь в том, что для ИП действует ряд послаблений, предусмотренных законом № 348 от 3 июля 2016 г. В частности, освобождение от разработки ряда внутренних нормативных актов, которые впоследствии не требуется передавать в архив.

Аутсорсинг. Архивное хранение кадровых документов

Подготовка документации для передачи в архив, а также содержание полностью оснащённого помещения под архив для большинства предприятий выливается в весьма ощутимые затраты. Юрлица несут расходы на содержание штатных единиц в отделе кадров, повышение квалификации кадровых работников, аренду и обслуживание специальных помещений и их оснащение.

В целях сокращения затрат и повышения эффективности процессов рекомендуем вам переложить рутинные задачи на специалистов «Делис Архив». Мы имеем обширный опыт по упорядочению, хранению и обслуживанию документов по личному составу, а также по их передаче на государственное хранение в различные архивы.

Предлагаем пробный период — если за первые  3 месяца обслуживания вы не получите желаемый результат, то мы возместим все ваши затраты на услуги хранения за этот период и бесплатно доставим ваши архивные документы в офис по любому адресу в Москве.