Переплёт бухгалтерских документов

Все предприятия, работающие на территории России, обязаны вести бухгалтерский учет. На практике это означает, что каждый год в бухгалтерию на обработку передается огромное количество накладных, счетов-фактур, банковских выписок, приходных и расходных ордеров, авансовых отчетов и т. д. Их необходимо хранить не менее пяти лет на случай проверки со стороны ФНС, ПФР или ФСС. Еще сложнее обстоит дело с документами кадровой службы: приказами о приеме/увольнении, личными делами. Их срок хранения составляет до 75 лет.

В большинстве компаний вне зависимости от вида деятельности и формы собственности основу архива составляют первичка и налоговая отчетность. Для удобства их хранения компания «Делис Архив» предлагает заказать переплёт бухгалтерских документов. При этом на 25–30% сокращается площадь, необходимая для их размещения, минимизируется вероятность утери, несанкционированного изъятия или подделки акта выполненных работ или авансового отчета.

Утрата документов чревата самыми разными неприятностями. Налоговый инспектор имеет право отказать в вычете НДС, если не будет входящих счетов-фактуры. Если компания не сможет подтвердить стаж сотрудника, выходящего на пенсию, санкции последуют со стороны трудовой инспекции и ПФР. В результате в любом случае – многотысячные штрафы. Чтобы избежать этого, нужно своевременно побеспокоиться о сшиве и хранении бухгалтерской документации.

На новых предприятиях переплёт документов выполняется до начала формирования архива. Если организация уже работает, бумаги необходимо упорядочивать до передачи на хранение.

Оглавление

1. Виды переплётов
2. Преимущества обращения в «Делис Архив»

Виды переплётов

Составной переплёт

Это самый распространенный и надежный метод брошюровки ценных бумаг, с которыми в дальнейшем придется интенсивно работать, изготавливать копии по запросам в случае проверок, в том числе электронные. Документы сшиваются на четыре прокола, а полученный блок облачается в надежную картонную обложку. Такой вид сшива гарантирует сохранность бумажных материалов в течение установленных сроков хранения.

Прошивка

Один из самых простых вариантов систематизации бумаг, в том числе по стоимости. В дальнейшем ни один лист из сшива невозможно изъять или заменить новым. В качестве соединительного материала используют термошнуры и нити. Особо важные бумаги дополнительно опечатываются, закрываются жесткой обложкой.

Брошюровка документов

При брошюровке документов пачки документов скрепляют между собой пружиной: пластиковой или металлической. Первый вариант относится к бюджетным. Его применяют при архивировании больших объемов проектной, первичной документации, отчетности, используемой в текущей работе. Стальные пружины более надежны. Листы в сшиве можно разворачивать на 360 градусов, например для ксерокопирования.

Компания Делис Архив оказывает услуги по брошюровке документов организациям и частным лицам.

При подборе конкретного типа переплёта специалисты компании «Делис Архив» учитывают тип и объем документации, требования, предъявляемые законодательством к сохранности бумажных материалов и информации.

Преимущества обращения в «Делис Архив»

Компания «Делис Архив» специализируется на переплётных работах с учетом положений стандартов и требований госархивов. Обратиться к нам следует по многим причинам:

Не теряйте бухгалтерские документы, не складывайте их в коробки и папки. Минимизируйте риски утери важных накладных и счетов-фактур. Не дайте налоговикам шанс выписать штраф из-за отсутствия первичной документации. Для этого вам достаточно заполнить заявку на сайте или перезвонить по номеру горячей линии «Делис Архив».