Ответственное хранение документов
Работа любой организации сопровождается оформлением большого количества бумажной документации. Несмотря на то что документооборот постепенно переходит в электронный формат, стандартный способ ведения дел все еще активно используется. Возникает задача по организации процесса хранения и обслуживания бумажных документов.
«Делис Архив» оказывает услуги ответственного хранения документов. Это выгодно и надежно: мы гарантируем доступную стоимость и сохранность всех переданных к нам на хранение бумажных носителей. В помещении архива строго соблюдается температурно-влажностный режим, в любой момент вы можете получить доступ к документации.
Оглавление
1. Преимущества ответственного хранения в стороннем архиве
2. Условия хранения документов
3. Как мы работаем
Преимущества ответственного хранения в стороннем архиве
Компании могут хранить документацию на собственной территории. Для этого необходимо выделить помещение с подходящими условиями, назначить ответственного сотрудника, который будет структурировать документы и хорошо в них ориентироваться, решить вопрос с безопасностью. Это дополнительные статьи расходов, далеко не всегда в них есть реальная необходимость.
К услугам внеофисного ответхранения прибегает большое количество организаций. Такой формат имеет массу плюсов:
- Экономия человеческих ресурсов. Не придется держать лишнего работника в штате только для ведения архивной документации.
- Защита данных от непрофессионального обращения. Часто сотрудники в офисах не знают, как правильно хранить документацию, поэтому значительно возрастает риск порчи, утери важных данных.
- Конфиденциальность информации. У посторонних нет доступа к закрытым данным.
- Строгий контроль за сроками годности. В соответствии с действующим законодательством разные типы документов нужно хранить разное время, далее их нужно утилизировать. Мы оказываем и такую услугу.
- Оперативный поиск и предоставление нужных документов.
Условия хранения документов
Хранение архивной документации – комплексный процесс. Некоторые договора нужно хранить 5 лет, другие – 10, а третьи – более 50 лет. В связи с этим в выделенном под хранение бумажных носителей помещении должны быть соблюдены условия, обеспечивающие их длительную сохранность.
Хранение документов в «Делис Архив» организовано в соответствии с государственными нормами архивного дела.
- Помещения отапливаемые. В любое время года, вне зависимости от погодных условий на улице, в архиве поддерживается оптимальная температура и влажность.
- Обработка полов и иных поверхностей от пыли проводится регулярно.
- Доступ на склад имеют только проверенный и ограниченный круг сотрудников. Никаких посторонних людей там не может быть.
- В архиве установлены системы противопожарной, охранной сигнализации, работает вентиляция.
- Охрана территории и помещения архива осуществляется круглосуточно – физически и с помощью камер.
- Помещение оснащено стеллажами, запираемыми архивными ячейками, хранение осуществляется в прочных, обезличенных архивных коробах.
Как мы работаем
«Делис Архив» предлагает два варианта сотрудничества. Наши специалисты могут забрать документацию с территории организации, или же вы привезете ее на территорию архива самостоятельно и передадите нам для дальнейшего ответственного хранения.
Все заботы по описанию, упаковке, маркировке штрих-кодом переданных на хранение дел и архивных коробов мы возьмем на себя.
Чтобы заказать услугу, необходимо связаться с нами по телефону или заполнить форму на сайте. Специалист подробно проконсультирует по всем условиям сотрудничества и подберет оптимальный вариант. Стоимость услуги рассчитывается после оценки объема документации и требуемой продолжительности хранения.
Берем на хранение разные типы документов на любой срок, включая ветхие и нестандартные образцы. По окончании срока хранения гарантируем конфиденциальное уничтожение документации, в случае необходимости – передадим дела в госархив.
В наших складских помещениях в Москве хранится документация сотен компаний, клиенты обращаются к нам снова и снова. Помимо ответственного хранения, мы предоставляем сопутствующие услуги: систематизацию данных, оцифровку, индексацию договоров, уничтожение и многое другое. Позвоните, чтобы получить подробную консультацию по стоимости и условиям хранения.
Все благодарности
Смотреть отзывы
