Архивация кадровых документов

Уставом или положением любой организации установлена обязанность ее высшего руководства и учредителей обеспечить сохранность кадровых документов на протяжении всего срока их хранения или до момента передачи на государственное хранение. Также предусмотрена ответственность за несвоевременное предоставление информации персонального характера по запросам работников или государственных органов. Обеспечить сохранность материалов личного характера и персональных данных вам помогут опытные архивисты.

Оглавление

1. Какие кадровые документы подлежат архивированию и сдаче в архив?
2. Полистная экспертиза - основной этап архивации кадровых документов.
3. Формирование документов в тома
4. Составление описи
5. Переплет и оформление

Какие документы подлежат архивированию?

Полистная экспертиза - основной этап архивации кадровых документов

На данном этапе необходимо тщательно отобрать все бумажные материалы, а также их копии, которые могут пригодиться в целях максимального формирования комплектов дел. Когда все папки с бумажными материалами уже находятся в зоне обработки, необходимо провести оценку каждого отдельного листа, определить полноту и качество его заполнения (должны присутствовать все обязательные реквизиты, подписи и печати), их практическую ценность, а лишние бумаги подготовить к отбору на уничтожение. Также в случае выявления факта отсутствия оригинала документа необходимо провести действия по его восстановлению, в том числе за счет однородных по тематике материалов или копий с оригиналов.

Формирование документов в тома

Все материалы организации, отобранные после экспертизы, должны быть сформированы в итоговые дела. Бумажные носители, содержащие фамилии, имена, отчества работников, складываются по первым трем буквам алфавита фамилий. Иные документы – по хронологии и регистрационным номерам. Стоит отметить, что максимальный листаж итогового тома не может превышать 250 листов или 4 см в ширине корешка. Количество листов определяется на момент полистной нумерации, которая осуществляется простым карандашом в правом верхнем углу страницы.

Составление описи

В целях осуществления дальнейшего учета подготавливается опись, в которую должно быть занесено каждое обработанное дело. Опись составляется по определенной государственной архивной службой форме и регламентируется в соответствии с номенклатурой организации. Опись должна содержать четко сформулированные заголовки с указанием основных параметров каждого тома (порядковый номер, количество листов, хронология, срок хранения, примечания).

Переплет и оформление

Заключительным этапом архивирования кадровых документов является их переплет, оформление обложки дела и листа заверителя. Переплет должен быть выполнен правильно, информация по содержимому должна быть полностью доступна. В основном применяют жесткий архивный переплет на четыре прокола. Обложка итогового дела подлежит оформлению, на нее выносят номер и срок хранения дела