Архивирование бухгалтерских документов

Каждый день бухгалтерия генерирует новые документы, и со временем их становится очень много. По закону эту документацию необходимо хранить строго определённое время, причём так, чтобы в любой момент ее можно было легко найти. Архивация бухгалтерских документов — кропотливая и сложная работа, в которой часто допускаются ошибки. Поэтому ее лучше доверить профессионалам.

Оглавление

1. Обратитесь в «Делис Архив», и мы поможем вам.
2. Зачем нужна архивация бухгалтерских документов
3. Как проводится архивирование бухгалтерских документов
4. Профессиональное архивирование материаловакие

Обратитесь в «Делис Архив», и мы поможем вам:

Зачем нужна архивация бухгалтерских документов

Архивация позволяет обеспечить полноту и  сохранность материалов бухгалтерии. Организации  обязаны хранить первичные, банковские и кассовые документы, договоры и акты к ним, результаты инвентаризаций, налоговую отчётность и иные документы учёта не менее 5 лет, а годовую отчётность в ряде случаев — бессрочно.

В течение этого времени к бумагам должен быть обеспечен доступ, если понадобится свериться с контрагентом или налоговой. И если сразу не создать правильную и удобную систему хранения, то со временем в архиве накопится много лишних документов, что усложнит поиск нужной информации.

Профессиональная архивация позволит навести порядок в материалах, создать систему их размещения и маркировки, избавиться от неактуальных и бесполезных бумаг с истекшим сроком хранения.

Как проводится архивирование бухгалтерских документов

В соответствии с ФЗ № 125 и нормативными актами организация должна архивировать документацию по определённой процедуре: 

1. Все документы проходят экспертизу ценности, проверяются сроки их хранения и полнота. На этом этапе выявляют недостающие материалы для последующего восстановления.

2. Архивирование документов: бумаги формируются в тома в зависимости от типов и сроков хранения, переплетаются, создаются описи, оформляются обложки и корешки итоговых дел.

3. Папки систематизируются по видам документов, распределяются по стеллажам в архиве. 

4. По подлежащим уничтожению бумагам формируется акт о выделении.

5. Дела и материалы с истекшим сроком хранения уничтожаются, чтобы освободить место в архиве и упростить поиск нужных бумаг.

Чтобы хранить архив бухгалтерии, нужно отдельное помещение. Иметь к нему доступ может небольшой круг сотрудников. В идеале должен поддерживаться оптимальный микроклимат для сохранности бумаг.

Профессиональное архивирование материалов

Специалисты «Делис Архив» обеспечат квалифицированное архивирование и надёжное хранение бухгалтерских документов. Это быстрее и удобнее чем содержать собственную инфраструктуру: не придётся тратить время сотрудников на разбор бумаг, выделять помещение, решать вопрос с допуском и безопасностью.

Чем мы можем помочь:

• - Обеспечим безопасное внешнее хранение архивных документов. 

• - Подготовим к налоговой проверке — скопируем, сошьём, опишем бумаги. 

• - Проведём сшивку и брошюровку.

• - Отсканируем и подготовим функциональный электронный архив.

• - Обеспечим безопасность и  конфиденциальность.

Оставьте заявку и закажите услугу по архивации бухгалтерских документов. Мы быстро приведём архив в порядок в соответствии с действующими нормами.