Архивирование бухгалтерских документов

Упрощаем жизнь бухгалтеру

Главная
»Архивные услуги
»Архивная обработка
»Архивация бухгалтерских документов

Архивация бухгалтерских документов с «Делис Архив» - полный комплекс услуг с бессрочной гарантией:

Отбор документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.

Архивная обработка документов по заработной плате работников.

Наведение порядка в архиве (систематизация, описи).

Подготовка документов к налоговой проверке (копирование, сшивка, описание).

Переплетные и брошюровочные работы.

Безопасное внешнее хранение бухгалтерских документов.

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Рассчитайте свою экономию

Экономить с нами легко

Средняя толщина папки, см.

Количество папок, шт.

Время работы персонала с документами в месяц, час.

Ставка аренды 1м2 в год, руб.

Средняя стоимость рабочего часа, руб.

Другие расходы, руб.

Площадь хранилища, м2

Итого затрат за год, руб.

Сколько бы вы потратили если бы хранили бы у нас, руб.

Ваша Экономия в год может составить, руб.

Или в месяц, руб.

Благодарственные письма
Наши клиенты
Отзывы

Архивирование бухгалтерских документов

Архивирование бухгалтерских и первичных документов представляют особую ценность для любого хозяйствующего субъекта. От качества их оформления, подготовки и наличия зависят размер исчисляемых налогов, возможность юридического лица отстоять свои интересы в суде, провести анализ текущей деятельности. Несомненно, учитывая значимость данных материалов, необходимо серьезно относиться к архивированию бухгалтерских документов и организации процесса их сбора, хранения и учета.

Оглавление

Обратитесь в «Делис Архив», и мы поможем вам.
Зачем нужно архивирование документов.
Сроки хранения документов.
4. Какие мероприятия по архивированию документов в организации рекомендуется осуществлять.

Обратитесь в «Делис Архив», и мы поможем вам:

Создать упорядоченный архив бухгалтерии и финансовой службы.

Реализовать подходы, позволяющие сократить время на поиск и предоставление информации по запросам налоговых и иных органов.

Обеспечить сохранность важных документов.

На законных основаниях отобрать и уничтожить лишние материалы.

Перевести часто используемые документы в электронный вид.

Сократить затраты на хранение и повысить уровень безопасности данных.

Зачем нужно архивирование документов

Систематическое проведение комплекса работ по архивированию бухгалтерских документов в организации позволит вам внедрить преемственный принцип хранения как архивных, так и оперативных материалов, а также сократить время на работу с ними. Это очень важно, особенно при исполнении запросов на предоставление бумажных носителей информации в рамках налоговых проверок, а также при взаимодействии с внешними и внутренними аудиторами. Также преимуществом архивной обработки является отбор для последующего хранения важных документов и уничтожение потерявших актуальность. Это позволит уменьшить текущие затраты на аренду офисных или складских площадей в г.Москва и других крупных городах.

Сроки хранения документов

В основном срок хранения бухгалтерских данных составляет не более пяти лет и начинает исчисляться со следующего после даты окончания года. Например, срок хранения оконченных в 2000 г. материалов исчисляется с 1 января 2001 г. Срок хранения устанавливается Перечнем Росархива и не имеет ничего общего с понятием «срок исковой давности». Если бумаги являются материалами, необходимыми при рассмотрении в суде, или подтверждают наличие убытков юридического лица за прошлые периоды, исчислять дату хранения возможно после вынесения окончательного решения по делу или после полного списания убытков. Стоит отметить, что имеются отдельные группы бумажных носителей, сохранность которых необходимо обеспечивать в течение 10 и более лет. Срок хранения годовой бухгалтерской отчетности, статистических данных, аудиторских заключений – 10 лет. При этом документы по заработной плате, трудовые договоры и акты к ним, табели учета рабочего времени по вредности должны храниться не менее 50 лет.

Какие мероприятия по архивированию документов в организации рекомендуется осуществлять

Провести комплексную обработку материалов по расчету заработной платы, а также трудовым отношениям (договоры гражданско-правового характера и акты к ним), имеющих особое значение для работников. Необходимо отобрать документы, содержащие личную информацию, провести сверку наличия и восстановить их в случае утраты. Далее провести формирование в дела из расчета не более 250 листов, пронумеровать каждую страницу, подготовить опись, переплести и оформить обложку и корешок дела. В таком виде документы будут соответствовать требованиям архивных норм.
Осуществить отбор и уничтожение потерявших актуальность дел. Данный вид работ позволит сократить затраты, связанные с хранением накопленных за долгие годы работы юридического лица папок и дел, сроки хранения которых подошли к концу. По факту отбора составляется акт, а сами бумажные носители в целях конфиденциальности должны быть уничтожены на специальном оборудовании без возможности их дальнейшего восстановления.
Сделать переплет дел. Переплет дел позволит высвободить папки для дальнейшего использования, уменьшить объем занимаемых полок, так как сшитые дела на 30% занимают меньше места, а также исключить риск утраты их содержимого. На переплетенные дела рекомендуется составить опись, а корешки папок за разные годы оформить своим цветом.
Перевести весь бумажный архив бухгалтерии в электронный вид. Наличие электронного архива повысит эффективность работы с информацией, сократит время на ее поиск и предоставление по запросу налоговой. Также наличие электронного архива стоит рассматривать как создание страхового фонда.
Создать современный архив для хранения документов бухгалтерии. Выделенное помещение должно соответствовать строгим требованиям безопасности. Доступ должен быть предоставлен только ограниченному кругу лиц. Организовать правильную работу с переданными в архив томами позволят системно разработанная топография и привязка каждой единицы хранения к конкретной полке. Если не имеется возможности выделить и оснастить собственное помещение, рекомендуем воспользоваться услугами архивирования бухгалтерских документов и их передачи на хранение в «Делис Архив».