пн-пт: с 9:00 до 18-00
Статистика показывает, что до 95% запросов на предоставление документов могут быть исполнены без привлечения бумажного оригинала (при наличии их электронных копий). Доверив разработку и внедрение электронного архива договоров специалистам «Делис Архив» вы сможете:
Оценка типов и объёмов документов, подлежащих сканированию, а также требований к функционалу системы электронный архив документов
Перевод бумажного документа в электронный вид
Перевод графических образов в редактируемый (машинописный) вид для быстрого поиска слова или значения в тексте сканированного документа
Обработка документов по заданному составу полей, осуществляя поиск документов по различным параметрам
Создание удобных и привычных для использования документов офисного типа (PDF, DOC)
Установка и настройка системы электронный архив документов с загрузкой в нее графических образов документов и индексных таблиц
Передача клиенту системы в соответствии с определенными параметрами и обучение пользователей
Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00
Для повышения эффективности взаимодействия с клиентами и партнерами необходимо правильно учитывать и хранить договоры, контракты и приложения к ним. При этом, работа с бумажными оригиналами не повышает производительность персонала и зачастую приводит к риску их утраты.
Перейти на новый уровень работы с документами, позволит — создание электронного архива договоров. Компания «Делис Архив» предлагает IT-решение, которое позволяет размещать, индексировать и вести учёт контрактов, договоров, соглашений и приложений к ним. В цифровом виде документы легко находить, группировать, сортировать, экспортировать, копировать, отправлять по электронной почте или выводить в печать. Нужные документы удобно искать с помощью полнотекстового контекстного поисковика.
Оглавление
Главное требование к системам хранения договоров любой организации — безопасность. «Делис Архив» формирует базу, данные которой недоступны для посторонних лиц. Злоумышленники не смогут их скопировать, уничтожить или просмотреть.
Доступ к сервису и хранимым в нем данным предоставляется только доверенному списку сотрудников организации. Их права на определённые действия устанавливает клиент: загрузка, просмотр, изменение документов, выгрузка и т. д. Возможно ограничение доступа к данным по отделам или типу соглашений. Например, бухгалтерия работает с договорами на поставку товаров, а сервисный отдел — с контрактами на обслуживание. Или юристы просматривают соглашения об аренде недвижимости, а менеджеры по продажам — источники о передаче оборудования на условиях лизинга.
Ещё одно важное требование к организации электронного архива — быстрая и комфортная работа с файлами:
Загрузка документов
Оцифровка бумажных документов выполняется с помощью сканера. «Делис Архив» облегчает пользователям процесс заливки документов благодаря системе распознавания текста, автопроверке на правильность заполнения и оформления — особенно это важно при массовой загрузке данных. Если обнаружена ошибка, она моментально устраняется. В актуальном виде поддерживаются данные о всех действиях пользователей при работе с системой “Делис Архив”.
Управление документами
В архивной системе «Делис Архив» легко искать, сортировать и отбирать файлы по множеству параметров: контрагенту, дате создания, ИНН, виду договора, сумме, ключевому слову и т. д. Кроме того, предусмотрена опция контроля сроков хранения договоров. Система выделит соглашения, которые больше не подлежат хранению.
Выгрузка соглашений
Возможна на компьютер, принтер, электронную почту, в иную используемую в работе информационную систему. На заметку! Учитывайте, что бумажные оригиналы после оцифровки нельзя уничтожать раньше окончания срока хранения, который установлен законодательством. После перевода в электронный формат с ними будет лишь проще работать, но это не избавит от необходимости физического хранения бумажных оригиналов.
Наиболее распространены следующие способы размещения цифровых копий соглашений:
Локальное хранение. Основной архив и резервные копии находятся на серверах клиента. Доступ к данным происходит по внутренней корпоративной сети, но возможно подключение к системе извне. Техническое решение требует достаточного места на серверах для размещения базы с документами.
Облачное хранение от «Делис Архив». Сотрудники клиента могут удалённо просматривать материалы и работать с ними. Решение хорошо подходит для корпораций с филиалами и для компаний, которые не располагают мощными серверами, свободным местом на них.
Создание цифрового хранилища требует решения многих задач — от сбора и сканирования бумаг до подробного атрибутивного описания документов, что в дальнейшем облегчит их поиск. Поэтому для выполнения работ лучше привлекать профессионалов.
Созданием электронных архивов занимаются специально подготовленные сотрудники «Делис Архив». Процедура проходит несколько этапов:
Анализ объёмов и видов договоров, которые будут загружаться в базу. Систематизация и подготовка бумаг к сканированию.
Сбор требований к функциональным возможностям системы.
Сканирование бумажных оригиналов для создания цифровых копий.
Распознавание и автоматическая проверка материалов на правильность оформления.
Индексация договоров для учёта в базе. Это в дальнейшем упростит их поиск.
Создание электронных папок для систематизации информации.
Настройка ПО.
Обучение персонала клиента работе в электронном архиве.
В дальнейшем специалисты нашей компании всегда готовы оказать клиенту техническую и консультационную поддержку.
Компания «Делис Архив» на протяжении 20 лет занимается созданием и обслуживанием архивов компаний различных сфер бизнеса. Мы умеем разрабатывать и внедрять надёжные и современные решения. Наше умение работать с конфиденциальной информацией и защищать её подтверждено лицензией ФСТЭК.
Сотрудники вашей организации смогут работать с архивом удалённо из любой точки мира, а поисковик позволит за секунды находить нужные документы. Строгий учёт избавит вашу компанию от путаницы с бумагами, потерь источников, утечки информации.
Стоимость создания корпоративного хранилища зависит от количества пользователей, объёма и формата бумажных материалов, перечня дополнительных услуг. Если вы нуждаетесь в организации электронного архива, позвоните нам или воспользуйтесь формой на сайте. Наш менеджер уточнит условия заказа и сообщит стоимость услуг.
Наименование услуги | Единица услуги |
Предварительная стоимость в руб. без НДС. |
Подготовка документов к сканированию (выемка из файлов, изъятие скрепок) |
за папку |
от 45 руб. |
Сортировка документов внутри папки по требованию Заказчика. |
за документ |
от 5 руб. |
Выемка/возврат документов из папок. |
за папку |
от 8 руб. |
Поточное сканирование расшитых листов формата А4-А6 (в сером, PDF). |
за образ |
от 1 руб. |
Поточное сканирование расшитых листов формата А4-А6 (в цвете, PDF). |
за образ |
от 1,2 руб. |
Планшетное сканирование сшитых листов формата А4-А6 (в сером, PDF). |
за образ |
от 4,5 руб. |
Планшетное сканирование сшитых листов формата А4-А6 (в цвете, PDF). |
за образ |
от 5 руб. |
Выравнивание образа по тексту, автоматическое распознавание текста на образе (слой с текстом) формирование PDF-файла. |
за образ |
от 0,12 руб. |
Индексирование атрибутов (полей) с документа с двойным поверочным вводом. |
за 1 атрибут |
от 3,24 руб. |
Предоставление в пользование on-line системы Электронный архив. |
за пользователя в месяц | от 500 руб. |