8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме
  1. Главная
  2. »Архивная обработка
  3. »Архивирование документов

Архивирование документов

На крупных и средних предприятиях, где имеет место значительный документооборот,архивирование документов является одним из ключевых моментов систематизации действующей документации, подготовки ее для длительного хранения, а также грамотного подхода к уничтожению материалов, срок хранения которых подошел к концу. Причем сам процесс архивации и сроки хранения жестко регламентированы законом Российской Федерации (№ 125 от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в РФ»). Так, согласно данному закону, хранить бухгалтерскую документацию, хозяйственные договора и т. п. необходимо не менее 5 лет, данные по личному составу – 50 лет, а лицевые счета по зарплате – и вовсе 75 лет. Однако стоит помнить о том, что поскольку до сих пор бумажный вариант документации признается имеющим силу, то электронная архивация не является в данном случае полноценной альтернативой, хотя как удобное дополнение для упрощения работы с документами вполне подходит.

Процесс архивирования. Этапы

Вне зависимости от геолокации предприятия, где происходит архивирование документов, Москва это будет или Чита, этапы самого процесса одинаковы и состоят из:

  • подготовительной части – выявления реального объема документации, требующей хранения. В основном это тщательный анализ документов и определение критериев, по которым будут происходить их сортировка и систематизация. На этом этапе определяется также возможность сшива деловых бумаг (например, лицензии или сертификаты не подшиваются и хранятся в отдельных коробках);
  • проведения сортировки по выделенным ранее критериям. В том числе отбираются те материалы, которые не подлежат хранению (к примеру, дубликаты, копии или черновики), для последующего уничтожения;
  • дальнейшей систематизации отобранных для хранения документов и последующего их брошюрования в отдельные дела. Критерии при систематизации могут быть разные: время подписания или создания, тип документа (бухгалтерский, кадровый и т. п.), сроки хранения;
  • составления описи материалов, подшитых в каждом отдельном деле. Опись создается на отдельном листе с перечислением деловых бумаг (с кратким описанием в примечаниях), их состава, даты, отчетного периода хранения (в том числе с указанием норм закона, его регламентирующих) и архивного номера. Данный список прилагается в качестве титульного листка сброшюрованного дела;
  • составления общего каталога дел согласно назначенным ранее типам и отправки их на дальнейшее хранение.

Все указанные выше работы на больших предприятиях чаще всего ложатся на плечи сотрудников подразделений, тогда как работники архива принимают готовые дела согласно передаточной документации, проверяют корректность составления описи дела, производят сверку материалов в деле и принимают дела для дальнейшего переплета (последнее знаменуется подписанием акта о передаче дел в архив). На них же ложится обязанность сканирования и копирования архивных материалов по запросу. Заметим, что архивирование рекомендуется проводить по мере накопления (кадровая, управленческая документация) или же по завершении отчетного периода (бухгалтерская документация). Таким образом вы избежите завала бумаг и общей путаницы в делах.

1 / 12
На фото: Третий этаж архивного хранилища «Делис Архив» класса «А»
2 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
3 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
4 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
5 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
6 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
7 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
8 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
9 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
10 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
11 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
12 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»

Особенности архивирования документации в небольших компаниях

Схема работы в малых компаниях несколько иная. Основную часть работ берет на себя секретарь, ведущий делопроизводство предприятия. На первоначальном этапе секретарь разделяет документы на два типа:

  • документация, используемая в работе;
  • материалы, делопроизводство по которым завершено и наступает время их архивирования.

Затем отобранные бумаги поступают к работникам отделов, которые систематизируют их, раскладывают по делам и готовят список, прикладываемый к делу. После чего секретарь составляет общий каталог дел.

При архивировании на малых предприятиях следует руководствоваться правилами работы с ведомственными архивами № 263 от 5 сентября 1985 г., а также правилами, одобренными Росархивом 6 февраля 2002 г.

Стоит отметить, что обычно секретари не подкованы в данной области и часто совершают ошибки. Поэтому помощь специалистов им не помешает.

Аутсорсинг при архивировании

Так как процесс архивирования достаточно трудоемкий, а неподготовленные сотрудники компании могут даже толком не ознакомиться с положениями закона об архивном деле, то привлечение компаний, специализирующихся в данной области, является не только целесообразным решением, но и выгодным. Работа специалистов позволит сократить время на прохождение всех этапов архивации и каталогизации. Будут соблюдены все законодательные нормы. И при этом на архивирование документов цена у сторонней организации будет соизмерима с расходами на зарплату штатных сотрудников и затрататами на повышение их квалификации.

Полезные материалы

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора
8 800 707 87 00Работаем по всей России