Передача документов в архив на хранение

Отличительной особенностью большинства крупных и средних компаний является значительный документооборот. Такие организации ежедневно решают вопросы по сборке, проверке, систематизации и хранению бумажных материалов в соответствии с требованиями законодательства и разработанными Росархивом правилами. Сама процедура подготовки и передачи документов в архив является четко определенной, затратной по времени и средствам процедурой. Ниже предлагаем ознакомиться с основными этапами и некоторыми особенностями передачи документов в архив на хранение.

Оглавление

1. Подготовка документации.
2. Формирование документов в дела.
3. Составление описи для сдачи документов на хранение в архив.
4. Нумерация листов, прошивка и оформление архивного дела.
5. Передача дел на постоянное хранение в архив.
6. Прием дел на хранение в архив - обратитесь в «Делис Архив»!

Подготовка документации

Передача документов в архив на хранение начинается с экспертизы ценности. Для ее проведения в организации обычно создают внутреннюю экспертную комиссию в составе секретаря, главного бухгалтера и штатного работника (это может быть юрист, кадровик или архивариус). Очень широко применяется практика, когда на основании договора функция по определению сроков хранения передается внешней аутсорсинговой архивной компании. Созданная комиссия или специалисты компании-исполнителя проводят экспертизу, состоящую из следующих условных этапов:

• - сбор и сортировка документов по типам и хронологии;
  - определение даты начала исчисления срока хранения каждого бумажного носителя;
  - установление срока хранения каждого документа на основании утвержденного перечня (временного – от 1 года до 10 лет, длительного – 10–75 лет, в определенных случаях – постоянного);
  - уточнение полной комплектности материалов.

По результатам проведенной экспертизы можно переходить к следующим этапам.

Формирование документов в дела

На данном этапе осуществляется формирование отобранных при экспертизе ценности документов в дела. Основной принцип комплектации – в дела формируются только однотипные бумажные носители или объединенные единой тематикой в рамках одного годового периода. Применяется либо номерной, либо алфавитный, либо хронологически-номерной принцип формирования (в зависимости от типа документов). Итоговые дела не должны быть более 250 листов при толщине не более 4 сантиметров в корешке.

Составление описи для сдачи документов на хранение в архив

Опись является основным справочным инструментом, благодаря которой в дальнейшем будет организован учет архивных томов и осуществляться их поиск. В опись заносится информация о каждом сформированном деле. Согласно требованиям Росархива, опись составляется в трех экземплярах. В ней указывается название организации (в случае его изменения старое прописывается в скобках), номера дел, даты их начала и конца, архивный индекс, количество листов, информация об отделе, контактные данные ответственного лица и примечания. В конце описи должна находиться итоговая запись, в которой указываются общее количество томов и их номера (первый и последний), а также особенности нумерации листов в папке.

Нумерация листов, прошивка и оформление архивного дела

Все листы должны быть пронумерованы (цифра проставляется в верхнем правом углу), за исключением вспомогательных, в частности, описи, листы-заверения и т. п. В случае ошибки может использоваться литерная нумерация.

Сформированные в тома по архивным правилам бумажные носители прошиваются на четыре прокола и одеваются в плотную картонную обложку с использованием тканевого корешка из коленкора. Еще раз напомним, что в подшиваемых папках не может находиться больше 250 листов, а толщина папки не должна быть более 4 см. Прошивка документации дает ряд преимуществ: защищенность содержимого от утраты и изъятия, экономия места на полке.

Далее осуществляется оформление обложки дела, на лицевую сторону которой переносится информация о деле из описи, а также в конце тома подшивается заполненный лист-заверитель. После этого можно сдать документы на хранение в архив.

Передача дел на постоянное хранение в архив

Это завершающий этап архивных работ, порядок и сроки его реализации зависят от места приемки и дальнейшего размещения ранее сформированных дел. Подготовленные материалы могут передаваться в собственный архив (структурное подразделение самой организации, имеющее для этого специализированное помещение и штат), в архив аутсорсинговой компании или на хранение в государственный архив (например, при ликвидации предприятия происходит передача документов в архив на хранение со сроком хранения от 50 лет и более).

Передача дел на постоянное хранение возможна только в том случае, если все описанные выше этапы выполнены в полном объеме и соответствуют требованиям Росархива. Передача дел на постоянное хранение происходит по составленным описям. В момент приема дел на хранение в архив осуществляется сверка каждого принимаемого дела по количеству листов и содержанию, по результатам подготавливается и подписывается передающей и принимающей стороной акт приема-передачи.

Прием дел на хранение в архив - обратитесь в «Делис Архив»!

Процесс подготовки документации к хранению и процедура передачи являются довольно трудоемкими и требуют от участников четких знаний норм законов архивного дела. Если вы хотите получить качественный результат в четко определенный срок, рекомендуем заказать услуги по сдаче документов в архив в «Делис Архив». Наши специалисты окажут качественную услугу по сдаче документов в архив и проведут тщательную экспертизу документации, исключат документы, требующие уничтожения (в частности, копии, дубликаты и т. п.), составят опись и прошьют дела. В случае необходимости мы также окажем вам услуги по сдаче документов в архив или примем любые объемы бумажных материалов в свое современное и круглосуточно охраняемое архивное хранилище.