8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме
01
Хранение
бухгалтерских документов
Помогаем бухгалтерам
стать свободнее
  1. Главная
  2. »Хранение документов
  3. »Хранение бухгалтерских документов

Хранение бухгалтерских документов в «Делис Архив» - качественный сервис на выгодных условиях:

Подготовка бухгалтерских документов к хранению (составление описи, акта приема-передачи, упаковка в короба).
Проверка комплектности бухгалтерских документов и правильности их оформления.
Оперативный вывоз документов на хранение и размещение в современном хранилище класса А.
Отбор и уничтожение документов, не подлежащих хранению с предоставлением акта.
Подбор и доставка документов при налоговых проверках точно в срок.
Оперативное предоставление скан-образов и оригиналов по запросам.

Попробуйте наши услуги ничем не рискуя!

Узнать подробнее

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Узнайте за 2 минуты, как сэкономить на работе с документами в 2 раза:

Архивное хранение документов и дел в Москве и Санкт-Петербурге. Услуги хранения документов.

1:59

Этот ролик посмотрели 54 300 раз!

Хранение документов бухгалтерского учета

В процессе активной деятельности организации накопление первичной документации является закономерным результатом. И правильное сохранение ее обязательно для любой организации независимо от величины предприятия, чего требуют соответствующие законы и нормы.

    Оглавление

  1. Законодательная база
  2. Место хранения бухгалтерских документов
  3. Сроки хранения
  4. Начало сроков хранения
  5. Ликвидация по истечении сроков
  6. Ответственность
  7. Почему нам доверяют хранение бухгалтерских документов?

Законодательная база

Хранение первичных бухгалтерских документов регламентируется рядом законодательных актов и требований, нарушение которых может повлечь за собой штрафы и ответственность.

Хранение бухгалтерских документов

Стоит отметить следующий момент – так как деятельность бухгалтерии многозадачна и включает в себя налоговую отчетность, кадровые вопросы, трудовые отношения и т. п., она подпадает под действие сразу нескольких законодательных актов. В результате требования некоторых из них могут идти внахлест друг с другом, что может привести к некоторой путанице. Поэтому в данном случае всегда выбирается более строгий вариант. В частности, по срокам хранения документов бухгалтерского учета выбирается больший.


При организации процесса подготовки документации для сохранения, оперативного хранения и передачи в архив руководствуются следующими законами и нормами: Законом № 402 (с последующими изменениями, внесенными Законом № 444), Законом № 125 от 22 октября 2004 г., перечнем документации, оговоренным приказом № 236 Росархива, Налоговым кодексом (в частности, ст. 23).

Место хранения бухгалтерского архива документов.

До истечения календарного года и до момента  передачи в архив бухгалтерские документы находятся на оперативном хранении непосредственно в структурных подразделениях организации. Обычно такое хранение осуществляется в сейфах или шкафах с назначением ответственных лиц. Все материалы подшиваются в дела – папки по 250 листов (скоросшиватели – для кратковременного сохранения и брошюрованные – для материалов для более длительного срока). К каждому делу прилагается обложка с необходимыми данными по подразделению, ответственному лицу, датами начала и конца использования, сроками сохранения и примечаниями.

Когда практическая надобность в оперативных материалах истекла, они размещаются в архив организации или передаются на хранение во внешний  архив, помещение которого должно быть пожаробезопасным и хорошо охраняемым. В нем должен поддерживаться микроклимат, способствующий длительному сохранению бумажных носителей (температура в пределах 17–19 градусов и влажность порядка 50–55%). В помещениях архива периодически необходимо проводить обработку во избежание развития грибков и появления грызунов.

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Сроки подробно оговаривает перечень, разработанный Росархивом и зарегистрированный Минюстом РФ. Согласно ему, основная масса бухгалтерских материалов должна храниться не менее 5 лет с момента окончания. Также определен вид документации для постоянного хранения.
Для части материалов существует правовое противоречие по срокам. Например, это касается документов, являющихся основанием для расчета налогов или страховых взносов. По ним каждый нормативный акт предусматривает свои сроки, а именно: Закон о бухучете (ст. 29) – 5 лет и более, Налоговый кодекс – 4–6 лет в зависимости от их предназначения. Здесь следует руководствоваться большим сроком.
Документы, которые подтверждают убыток, вследствие того, что сам убыток может переноситься на более поздний период для уменьшения налогооблагаемой базы, необходимо хранить в течение всего срока использования.

Начало сроков хранения

Датой начала исчисления сроков хранения нужно считать первое число года, идущего за годом окончания использования документа. Это может быть год, следующий за годом окончания действия договоров, за годом после принятия на учет первички, за годом последнего использования материалов налогового учета и т. п.
Помимо этого, есть свои нюансы в оперативном сохранении документации по амортизации и безнадежной задолженности, что оговаривается статьями 23 и 252 Налогового кодекса и письмом Министерства финансов № 03-03-06/1/2598 соответственно.
Сохранение электронной документации законодательными актами отдельно не оговорено. Поэтому сроки стоит принимать такие же, как и по бумажному варианту.

Ликвидация по истечении сроков

По завершении срока сохранения документация должна быть уничтожена. Для этого создается экспертная комиссия из сотрудников или специалистов аутсорсинговой компании, которая проводит оценку ценности материалов, осуществляет отбор документации на уничтожение, составляет соответствующие акт и опись материалов, которые следует уничтожить.
Уничтожение производится путем измельчения бумажных носителей – шредированием. После чего составляется акт об уничтожении.

Ответственность

Хранение бухгалтерских документов Основная ответственность за утерю бухгалтерских документов возлагается на руководство организации.
За отсутствие требуемой документации руководитель, главный бухгалтер и предприятие могут быть оштрафованы. Сумма штрафа зависит от вида документации, налогового периода, повторности нарушения, наличия доказательств умышленного уничтожения документации в корыстных целях.
В случае обнаружения факта пропажи бухгалтерских документов создается комиссия для проведения расследования. А она, в свою очередь, по результатам расследования составляет акт, который и должен стать разъяснением причин потери бумаги как для руководства, так и для контрольных органов.

Почему нам доверяют хранение бухгалтерского архива документов?

Наша архивная компания «Делис Архив» обладает огромным опытом оценки и надежного хранения бухгалтерских документов. Для этого мы имеем профессиональный персонал, оборудованный архив, лучшие программные комплексы для учета и поиска необходимых архивных материалов, надежную охрану.

Ваши бухгалтерские документы будут в полной сохранности!

Полезные материалы

Если вам не понравятся услуги, вернем деньги!

Если в течение первых 3 месяцев с даты подписания договора хранения мы не оправдали ваши ожидания, мы за свой счет вернем документы по любому адресу в г. Москва, а также все деньги, которые были потрачены вами в счет оплаты услуг за хранение архивных коробов.

 

Поделиться:

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Ольга Куликова, руководитель отдела по работе с клиентами
8 800 707 87 00Работаем по всей России