8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме
  1. Главная
  2. »Хранение документов
  3. »Хранение бухгалтерских документов

Хранение бухгалтерских документов

В процессе активной деятельности организации накопление первичной документации является закономерным результатом. И правильное сохранение ее обязательно для любой организации независимо от величины предприятия, чего требуют соответствующие законы и нормы.

Законодательная база

Хранение бухгалтерских документов регламентируется рядом законодательных актов и требований, нарушение которых может повлечь за собой штрафы.
Стоит отметить следующий момент – так как бухгалтерия многозадачна и включает в себя налоговую отчетность, кадровые вопросы, трудовые отношения и т. п., она подпадает под действие сразу нескольких законодательных актов. В результате требования некоторых из них могут идти внахлест друг с другом, что может привести к некоторой путанице. Поэтому в данном случае всегда выбирается более строгий вариант. В частности, по срокам хранения выбирается больший.
При организации процесса подготовки документации для сохранения, оперативного хранения и передачи в архив руководствуются следующими законами и нормами: Законом № 402 (с последующими изменениями, внесенными Законом № 444), Законом № 125 от 22 октября 2004 г., перечнем документации, оговоренным приказом № 558 Минкульта, положением № 105 Минкульта, Налоговым кодексом (в частности, ст. 23).

Место хранения документации

До передачи в архив бухгалтерские документы находятся на оперативном хранении. Обычно это сейфы структурных подразделений с назначением ответственных лиц. Все материалы подшиваются в дела – папки по 250 листов (скоросшиватели – для кратковременного сохранения и брошюрованные – для материалов для более длительного срока). К каждому делу прилагается обложка с необходимыми данными по подразделению, ответственному лицу, датами начала и конца использования, сроками сохранения и примечаниями.
Впоследствии документация передается в архив, помещение которого должно быть пожаробезопасным и хорошо охраняемым. В нем должен поддерживаться микроклимат, способствующий длительному сохранению бумажной продукции (температура в пределах 17–19 градусов и влажность порядка 50–55%). В помещениях архива периодически необходимо проводить обработку во избежание развития грибков и появления грызунов.

Сроки хранения

Сроки подробно оговаривает перечень, утвержденный Министерством культуры. Согласно ему в зависимости от предназначения документы должны храниться от 4 до 50–75 лет (конечный срок зависит от даты создания – до 2003 г. или после). Также оговорена документация для постоянного хранения.
Для части материалов существует правовое противоречие по срокам. Например, это касается документов, являющихся основанием для расчета налогов или страховых взносов. По ним каждый нормативный акт предусматривает свои сроки, а именно: Закон о бухучете (ст. 29) – 5 лет и более, Налоговый кодекс – 4–6 лет в зависимости от их предназначения. Здесь следует руководствоваться большим сроком.
Документы, которые подтверждают убыток, вследствие того, что сам убыток может переноситься на более поздний период для уменьшения налогооблагаемой базы, необходимо хранить в течение всего срока использования.

1 / 12
На фото: Третий этаж архивного хранилища «Делис Архив» класса «А»
2 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
3 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
4 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
5 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
6 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
7 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
8 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
9 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
10 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
11 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
12 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»

Начало сроков хранения

Министерство культуры своим приказом № 558 оговаривает, что датой начала сохранения нужно считать первое число года, идущего за годом окончания использования документа. Это может быть год, следующий за годом окончания действия договоров, за годом после принятия на учет первички, за годом последнего использования материалов налогового учета и т. п.
Помимо этого, есть свои нюансы в оперативном сохранении документации по амортизации и безнадежной задолженности, что оговаривается статьями 23 и 252 Налогового кодекса и письмом Министерства финансов № 03-03-06/1/2598 соответственно.
Сохранение электронной документации законодательными актами отдельно не оговорено. Поэтому сроки стоит принимать такие же, как и по бумажному варианту.

Ликвидация по истечении сроков

По завершении срока сохранения документация должна быть уничтожена. Для этого создается экспертная комиссия из сотрудников или специалистов аутсорсинговой компании, которая проводит оценку ценности материалов (при этом часть дел может быть заново сброшюрована), осуществляет отбор документации на уничтожение, составляет соответствующие акт и опись материалов, которые следует уничтожить.
Уничтожение производится путем измельчения бумажных носителей – шредированием. После чего составляется акт об уничтожении.

Ответственность

Основная ответственность за утерю бухгалтерской документации возлагается на руководство организации. За отсутствие требуемой документации руководитель, главный бухгалтер и предприятие могут быть оштрафованы. Сумма штрафа зависит от вида документации, налогового периода, повторности нарушения, наличия доказательств умышленного уничтожения документации в корыстных целях.
В случае обнаружения факта пропажи хранимой документации создается комиссия для проведения расследования. А она, в свою очередь, по результатам расследования составляет акт, который и должен стать разъяснением причин потери бумаги как для руководства, так и для контрольных органов.

Почему мы?

Наша компания обладает огромным опытом оценки и надежного хранения бухгалтерской документации. Для этого мы имеем профессиональный персонал, оборудованный архив, лучшие программные комплексы для учета и поиска необходимых архивных материалов, надежную охрану.
Ваши бухгалтерские документы будут в полной сохранности!

Полезные материалы

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора
8 800 707 87 00Работаем по всей России