Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Экономить с нами легко
Документооборот
в большинстве организаций является одной из важных составляющих законности и успешности деятельности. Причем у многих компаний он достигает гигантских размеров, а также способствует накоплению документации в подразделениях и последующей бюрократической путанице. Для некоторых это становится настоящей проблемой.
А вот в систематизировании и учете накопленных в процессе работы бумаг поможет оперативное хранение документации.
Если говорить упрощенно, то оперативное хранение документов – это рабочая процедура, подразумевающая систематизацию, сохранение (с мониторингом сроков в соответствии с требованиями действующего законодательства) и учет документации с момента ее создания до даты завершения действия и окончательной передачи в архив.
Стоит отметить, что организация оперативного хранения документов – процесс трудоемкий и требует (на рекомендационной основе) выполнения ряда правил и условий. И хотя жестких ограничений для коммерческих организаций по сохранению документации нет, все-таки не стоит пренебрегать наработанным опытом правильного архивного дела. В частности, по формированию дел и созданию номенклатуры.
Это один из важных шагов к систематизации документации. Все материалы, которые не находятся в работе у исполнителей, должны быть сгруппированы в соответствии с их информационной принадлежностью. Это и называется формированием дел, где дело – есть бумажная единица хранения, а файл – цифровая.
Формирование дел состоит из трех этапов:
Документы в дела подшиваются только в единственном экземпляре. Копии, дубликаты и т. п. не допускаются. В качестве исключения могут быть подшиты материалы с визированием, резолюциями или примечаниями, которые являются важным дополнением к основной документации.
Формированием дел занимается либо служба по делопроизводству, либо секретарь, либо назначенное ответственное лицо.
Оперативное хранение документов сопряжено с четкой систематизацией данных о делах для максимально удобного и быстрого их нахождения при использовании. Для этого и предназначена номенклатура.
Обычно это составленный перечень всех имеющихся в организации дел с указанием точных сроков их сохранения. Он служит не только в качестве поисковой системы при работе структурных подразделений компании, но и как инструмент для дальнейшей экспертизы документации при последующей подготовке передачи в архив.
В номенклатуру включается вся документация вне зависимости от ее носителя (бумага или электронный формат), способов фиксации и уровня конфиденциальности.
Оперативное сохранение документации имеет свои плюсы. А именно:
Наша компания является одной из самых крупных и опытных в Москве и России, а также обладает всем необходимым для качественного сохранения документации (профессиональные работники, оборудованные архивные помещения, надежная охрана).
Специалисты компании сделают максимум для вашего удобства по очень выгодным ценам! Обращайтесь!
Поделиться:
Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00