1. Главная
2. »Хранение документов
3. »Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов

Документооборот в большинстве организаций является одной из важных составляющих законности и успешности деятельности. Причем у многих компаний он достигает гигантских размеров, а также способствует накоплению документации в подразделениях и последующей бюрократической путанице. Для некоторых это становится настоящей проблемой.
А вот в систематизировании и учете накопленных в процессе работы бумаг поможет оперативное хранение документации.
Если говорить упрощенно, то оперативное хранение документов – это рабочая процедура, подразумевающая систематизацию, сохранение (с мониторингом сроков в соответствии с требованиями действующего законодательства) и учет документации с момента ее создания до даты завершения действия и окончательной передачи в архив.

Особенности процесса

Стоит отметить, что организация оперативного хранения документов – процесс трудоемкий и требует (на рекомендационной основе) выполнения ряда правил и условий. И хотя жестких ограничений для коммерческих организаций по сохранению документации нет, все-таки не стоит пренебрегать наработанным опытом правильного архивного дела. В частности, по формированию дел и созданию номенклатуры.

Формирование дел

Это один из важных шагов к систематизации документации. Все материалы, которые не находятся в работе у исполнителей, должны быть сгруппированы в соответствии с их информационной принадлежностью. Это и называется формированием дел, где дело – есть бумажная единица хранения, а файл – цифровая.
Формирование дел состоит из трех этапов:

• Сортировка исполненных материалов согласно номенклатурной специфике. В частности, распорядительные документы могут группироваться в дела с приказами, протоколами, поручениями и т. п. Возможен вариант временной группировки – например, квартальные планы или отчетность. Однако по истечении срока действия такие дела перегруппируются.
• Расположение документации в дела. Обычно материалы подшиваются в папки-скоросшиватели для материалов с кратковременными сроками сохранения и в папки с мягкой системой брошюровки (шнурки) для материалов с длительными или постоянными сроками. Последний вариант приемлем при последующей передаче дел в архив. Материалы внутри папок складываются в обратном хронологическом порядке от поздней даты вверху до ранней внизу. Причем приказы могут быть расположены согласно нумерации, если в этом случае сохраняется их хронология. Лицевые счета сотрудников, как правило, формируются в отдельные дела. В основном дела состоят из материалов одного календарного года. Стоит отметить, что в деле не должно быть более 250 листов. А сама папка не должна превышать 4 см в толщину.
• Оформление обложки. Как только в дело прикреплен первый документ, оно считается официально заведенным. Поэтому к нему сразу же оформляют обложку, куда вносят: названия компании и структурного подразделения, данные ответственного лица и его рабочие контакты, количество листов, сроки хранения, даты начала и конца использования, а также дополнительные пометки и примечания.

Документы в дела подшиваются только в единственном экземпляре. Копии, дубликаты и т. п. не допускаются. В качестве исключения могут быть подшиты материалы с визированием, резолюциями или примечаниями, которые являются важным дополнением к основной документации.
Формированием дел занимается либо служба по делопроизводству, либо секретарь, либо назначенное ответственное лицо.

Номенклатура

Оперативное хранение документов сопряжено с четкой систематизацией данных о делах для максимально удобного и быстрого их нахождения при использовании. Для этого и предназначена номенклатура.
Обычно это составленный перечень всех имеющихся в организации дел с указанием точных сроков их сохранения. Он служит не только в качестве поисковой системы при работе структурных подразделений компании, но и как инструмент для дальнейшей экспертизы документации при последующей подготовке передачи в архив.
В номенклатуру включается вся документация вне зависимости от ее носителя (бумага или электронный формат), способов фиксации и уровня конфиденциальности.

Преимущества