Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Экономить с нами легко
Документооборот
в большинстве организаций является одной из важных составляющих законности и успешности деятельности. Причем у многих компаний он достигает гигантских размеров, а также способствует накоплению документации в подразделениях и последующей бюрократической путанице. Для некоторых это становится настоящей проблемой.
А вот в систематизировании и учете накопленных в процессе работы бумаг поможет оперативное хранение документации.
Если говорить упрощенно, то оперативное хранение документов – это рабочая процедура, подразумевающая систематизацию, сохранение (с мониторингом сроков в соответствии с требованиями действующего законодательства) и учет документации с момента ее создания до даты завершения действия и окончательной передачи в архив.
Стоит отметить, что организация оперативного хранения документов – процесс трудоемкий и требует (на рекомендационной основе) выполнения ряда правил и условий. И хотя жестких ограничений для коммерческих организаций по сохранению документации нет, все-таки не стоит пренебрегать наработанным опытом правильного архивного дела. В частности, по формированию дел и созданию номенклатуры.
Это один из важных шагов к систематизации документации. Все материалы, которые не находятся в работе у исполнителей, должны быть сгруппированы в соответствии с их информационной принадлежностью. Это и называется формированием дел, где дело – есть бумажная единица хранения, а файл – цифровая.
Формирование дел состоит из трех этапов:
Документы в дела подшиваются только в единственном экземпляре. Копии, дубликаты и т. п. не допускаются. В качестве исключения могут быть подшиты материалы с визированием, резолюциями или примечаниями, которые являются важным дополнением к основной документации.
Формированием дел занимается либо служба по делопроизводству, либо секретарь, либо назначенное ответственное лицо.
Оперативное хранение документов сопряжено с четкой систематизацией данных о делах для максимально удобного и быстрого их нахождения при использовании. Для этого и предназначена номенклатура.
Обычно это составленный перечень всех имеющихся в организации дел с указанием точных сроков их сохранения. Он служит не только в качестве поисковой системы при работе структурных подразделений компании, но и как инструмент для дальнейшей экспертизы документации при последующей подготовке передачи в архив.
В номенклатуру включается вся документация вне зависимости от ее носителя (бумага или электронный формат), способов фиксации и уровня конфиденциальности.
Оперативное сохранение документации имеет свои плюсы. А именно:
Наша компания является одной из самых крупных и опытных в Москве и России, а также обладает всем необходимым для качественного сохранения документации (профессиональные работники, оборудованные архивные помещения, надежная охрана).
Специалисты компании сделают максимум для вашего удобства по очень выгодным ценам! Обращайтесь!
Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00