8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме
02
Оперативное
хранение документов
Мы ценим ваше время и разделяем ваши ценности
  1. Главная
  2. »Хранение документов
  3. »Оперативное хранение документов

Хранение документов в «Делис Архив» - качественный сервис на выгодных условиях:

персонализированное предложение и сервисы, скидки за объем.
подготовка документов к хранению (составление описи, акта приема-передачи, упаковка в короба) на вашей территории или в архиве.
хранение любых объемов и видов документов в архиве класса А.
оперативная подборка и доставка документов по запросам.
отбор и уничтожение документов, не подлежащих хранению, с предоставлением акта.
предоставление скан-образов и оригиналов документов по запросам.

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Оперативное хранение документов

Документооборот Оперативное хранение документов в большинстве организаций является одной из важных составляющих законности и успешности деятельности. Причем у многих компаний он достигает гигантских размеров, а также способствует накоплению документации в подразделениях и последующей бюрократической путанице. Для некоторых это становится настоящей проблемой.
А вот в систематизировании и учете накопленных в процессе работы бумаг поможет оперативное хранение документации.
Если говорить упрощенно, то оперативное хранение документов – это рабочая процедура, подразумевающая систематизацию, сохранение (с мониторингом сроков в соответствии с требованиями действующего законодательства) и учет документации с момента ее создания до даты завершения действия и окончательной передачи в архив.

    Оглавление

  1. Особенности процесса
  2. Формирование дел
  3. Номенклатура
  4. Преимущества
  5. Почему мы?

Особенности процесса

Стоит отметить, что организация оперативного хранения документов – процесс трудоемкий и требует (на рекомендационной основе) выполнения ряда правил и условий. И хотя жестких ограничений для коммерческих организаций по сохранению документации нет, все-таки не стоит пренебрегать наработанным опытом правильного архивного дела. В частности, по формированию дел и созданию номенклатуры.

Формирование дел

Это один из важных шагов к систематизации документации. Все материалы, которые не находятся в работе у исполнителей, должны быть сгруппированы в соответствии с их информационной принадлежностью. Это и называется формированием дел, где дело – есть бумажная единица хранения, а файл – цифровая.
Формирование дел состоит из трех этапов:

  • Сортировка исполненных материалов согласно номенклатурной специфике. В частности, распорядительные документы могут группироваться в дела с приказами, протоколами, поручениями и т. п. Возможен вариант временной группировки – например, квартальные планы или отчетность. Однако по истечении срока действия такие дела перегруппируются.
  • Расположение документации в дела. Обычно материалы подшиваются в папки-скоросшиватели для материалов с кратковременными сроками сохранения и в папки с мягкой системой брошюровки (шнурки) для материалов с длительными или постоянными сроками. Последний вариант приемлем при последующей передаче дел в архив. Материалы внутри папок складываются в обратном хронологическом порядке от поздней даты вверху до ранней внизу. Причем приказы могут быть расположены согласно нумерации, если в этом случае сохраняется их хронология. Лицевые счета сотрудников, как правило, формируются в отдельные дела. В основном дела состоят из материалов одного календарного года. Стоит отметить, что в деле не должно быть более 250 листов. А сама папка не должна превышать 4 см в толщину.
  • Оформление обложки. Как только в дело прикреплен первый документ, оно считается официально заведенным. Поэтому к нему сразу же оформляют обложку, куда вносят: названия компании и структурного подразделения, данные ответственного лица и его рабочие контакты, количество листов, сроки хранения, даты начала и конца использования, а также дополнительные пометки и примечания.

Документы в дела подшиваются только в единственном экземпляре. Копии, дубликаты и т. п. не допускаются. В качестве исключения могут быть подшиты материалы с визированием, резолюциями или примечаниями, которые являются важным дополнением к основной документации.
Формированием дел занимается либо служба по делопроизводству, либо секретарь, либо назначенное ответственное лицо.

Номенклатура

Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов сопряжено с четкой систематизацией данных о делах для максимально удобного и быстрого их нахождения при использовании. Для этого и предназначена номенклатура.
Обычно это составленный перечень всех имеющихся в организации дел с указанием точных сроков их сохранения. Он служит не только в качестве поисковой системы при работе структурных подразделений компании, но и как инструмент для дальнейшей экспертизы документации при последующей подготовке передачи в архив.
В номенклатуру включается вся документация вне зависимости от ее носителя (бумага или электронный формат), способов фиксации и уровня конфиденциальности.

Преимущества

Оперативное сохранение документации имеет свои плюсы. А именно:

Почему мы?

Наша компания является одной из самых крупных и опытных в Москве и России, а также обладает всем необходимым для качественного сохранения документации (профессиональные работники, оборудованные архивные помещения, надежная охрана).
Специалисты компании сделают максимум для вашего удобства по очень выгодным ценам! Обращайтесь!

Полезные материалы

 

Поделиться:

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Ольга Куликова, руководитель отдела по работе с клиентами
8 800 707 87 00Работаем по всей России