Организация оперативного хранения документов

Документооборот в большинстве организаций является весьма значительным, и от того, каким образом он организован, зависит успешность операционной деятельности. У многих средних и крупных компаний объем документов достигает гигантских размеров, в результате чего все рабочие места завалены бумагами, в которых невозможно что-то быстро найти. Это реальная проблема большинства организаций и их руководства, с решением которой не стоит затягивать. Навести порядок в документах и реализовать подход учета ценных бумаг вам поможет услуга оперативного хранения документов «Делис Архив».
Если говорить упрощенно, то оперативное хранение документов – это рабочая процедура, подразумевающая систематизацию, сохранение (с мониторингом сроков в соответствии с требованиями действующего законодательства) и учет документации с момента ее создания до даты завершения действия и окончательной передачи в архив.

Оглавление

1. Особенности процесса
2. Номенклатура
3. Формирование дел
4. Преимущества
5. Почему мы?

Особенности процесса

Для коммерческих организаций регламентами не определены жесткие требования к организации процесса работы и использования неоконченных делопроизводством материалам. Несмотря на это, организация оперативного хранения документов – процесс ответственный, в котором не стоит пренебрегать сложившейся и уже зарекомендовавшей себя во многих направлениях бизнеса практикой поддержания бумажных носителей в полном порядке. Основным залогом успеха являются: применение в работе номенклатуры дел и своевременное формирование документов в дела перед их передачей в архив.

Номенклатура

Оперативное хранение документов в любой организации невозможно без организации процесса структурирования и учета каждого носителя информации. В организации системного подхода помогает номенклатура дел. Она представляет из себя структурированный перечень всех имеющихся в организации дел с указанием видов документов, входящих в состав каждого дела, и их сроков хранения. В дальнейшем номенклатура позволяет безошибочно устанавливать точные места нахождения каждого носителя информации, а также определять их сроки хранения перед передачей в архив или уничтожением. В номенклатуру включается вся документация вне зависимости от вида носителя (бумага или электронный формат), способа фиксации и уровня конфиденциальности.

Формирование дела для сдачи в архив

Это один из важных шагов, который обеспечивает в дальнейшем полноту данных и их комплектность. Все материалы, которые оперативно не используются сотрудниками организации, должны быть сгруппированы в дела в соответствии с принятой номенклатурой дел или по результатам экспертизы ценности по типам и срокам хранения. Это и называется формированием дел, где дело есть бумажная единица хранения, а файл – цифровая. Стоит заметить, что при последующей подготовке материалов к передаче на хранение в госархив ранее сформированные тома могут быть переформированы в соответствии с его требованиями.
Служба оперативного хранения документов и формирование дел состоит из трех этапов:

• Сбор всех носителей информации с их текущих мест размещения. На данном этапе проводится проверка комплектности и полноты дел, папок и иных единиц, которые были скомплектованы за прошедший период и подлежат передаче в архив.
• Расположение документации в делах. Обычно материалы с временными сроками хранения комплектуются в папки-скоросшиватели или подлежат брошюровке для бумаг с длительными или постоянными сроками хранения. Последний вариант приемлем при последующей передаче дел в государственный архив. Материалы внутри папок складываются в хронологическом порядке от более ранней даты к поздней. Причем приказы могут быть расположены согласно нумерации, если в этом случае сохраняется их хронология. Лицевые счета сотрудников, как правило, формируются в отдельные дела. В основном дела состоят из материалов одного календарного года. Стоит отметить, что в деле не должно быть более 250 листов. А сама папка не должна превышать 4 см в толщину.
• Оформление обложки. Каждому сформированному делу должна быть оформлена обложка, на поверхность которой заносят следующую информацию: названия компании и структурного подразделения, количество листов, сроки хранения, даты начала и конца использования, номер, установленный в описи, а также дополнительные пометки и примечания.

Документы в дела подшиваются только в единственном экземпляре. Копии, дубликаты и т. п. допускаются только при отсутствии оригиналов. В качестве исключения могут быть подшиты внутренние материалы с визированием, резолюциями или примечаниями, которые являются важным дополнением к основной документации.
Зачастую формированием дел занимается либо служба по делопроизводству, либо секретарь, либо назначенное ответственное лицо.