Кто проводит экспертизу ценности документов?
Экспертная комиссия – это специально сформированный совещательный орган, который организовывает и проводит оценку ценности документа.
Персональный состав экспертной комиссии определяется приказом руководителя организации. Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя организации. В состав комиссии включаются председатель, секретарь, представители службы делопроизводства, архива и основных структурных подразделений организации. Эти правила установлены Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Росархива от 11.04.2018 № 43.
Экспертная комиссия может состоять из:
-
начальника отдела кадров;
-
заместителя начальника бухгалтерии;
-
начальника канцелярии;
-
и др.
Специалисты экспертной комиссии должны определить значимость и ценность информации, которая содержится в документации. Представитель архива включается в состав комиссии, поскольку он осведомлен в вопросах хранения и утилизации документов в компании.
Экспертиза ценности документов
Эффективные процессы –
залог стабильного развития и сокращения затрат
Порядок проведения экспертизы ценности документов в архиве организации
Экспертная комиссия создается приказом организации и действует на основании утвержденного положения. Заседания проводятся по мере необходимости и оформляются протоколами в соответствии с Примерным положением, утвержденным приказом Росархива от 11.04.2018 № 43.
Деятельность экспертной комиссии и порядок проведения экспертизы ценности документов регламентируются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Члены экспертной комиссии рассматривают дела различных сроков архивного хранения, дела по личному составу, описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Основное предназначение экспертной комиссии – отобрать значимые для организации дела на хранение и определить документы на утилизацию с помощью экспертизы ценности.
Члены экспертной комиссии имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил. Это право предусмотрено п. 7.5 Примерного положения об экспертной комиссии организации.
Экспертиза ценности определяет документы, которые необходимо отправить в архивное хранение или на утилизацию, в соответствии с установленными сроками хранения документов – Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Этим требованиям должны следовать организации при проведении экспертизы ценности документов. Организация вправе продлевать сроки временного хранения документов, но снижать установленные сроки запрещено (пп. 4.10 и 4.11 Инструкции по применению Перечня, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
При отборе дел на уничтожение дела с отметкой «ЭПК» по истечении срока хранения просматриваются полистно, а электронные документы – подокументно, чтобы определить необходимость их дальнейшего хранения (п. 27 Правил № 77).
Методы экспертизы ценности документов
Под экспертизой ценности понимается изучение документации на основании определенных критериев ценности, с целью выявления сроков хранения для отбора на архивное хранение или уничтожение документов.
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно (п. 20 Правил № 77).
Главная цель экспертизы – определить, какие документы обладают ценной информацией для организации, и отобрать их на постоянное хранение, и какая документация не представляет важности для компании и отправится на уничтожение.
Этапы проведения экспертизы ценности документов и оформление результатов определены в разделе III и разделе IV Правил № 77.
