Ответственность за утрату документов организации
При утрате или порче документов бухгалтерского учета организация должна принять все возможные меры по их восстановлению. Это правило установлено пунктом 27 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н. Ранее обязательность создания комиссии по выявлению причин пропажи предусматривал пункт 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105. С 1 января 2022 года это Положение не действует на территории Российской Федерации на основании приказа Минфина России от 30.04.2020 № 184. Организация вправе закрепить создание комиссии и порядок расследования причин утраты во внутренних документах.
Существует несколько причин утраты документов:
1. Форс мажорные обстоятельства
Если уничтожение или потеря документов связаны со стихийными бедствиями, взломом, пожаром или другими чрезвычайными обстоятельствами, к расследованию привлекаются компетентные органы и службы, связанные с происшествием, в том числе полиция и МЧС России.
При этом заключение комиссии может дополняться следующими документами:
-
справка органа государственного пожарного надзора о причинах возгорания
-
документ полиции о регистрации сообщения о краже или возбуждении уголовного дела
-
справка управляющей организации о факте затопления
-
справка МЧС России о возникновении чрезвычайной ситуации
-
другие документы, подтверждающие возникновение непредвиденных обстоятельств
2. Утрата по вине сотрудника
Если документы были потеряны или незаконно уничтожены по вине сотрудника организации, работодатель до применения дисциплинарного взыскания должен затребовать у него письменное объяснение. Виды дисциплинарных взысканий определены статьей 192 ТК РФ, а порядок их применения, включая запрос письменного объяснения, — статьей 193 ТК РФ.
Увольнение виновного сотрудника при наличии предусмотренного законом основания оформляется приказом или распоряжением работодателя в соответствии со статьей 84.1 ТК РФ. Работодатель может использовать унифицированную форму № Т-8, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, либо собственную форму. С 1 января 2013 года форма № Т-8 не является обязательной.
После окончания процедуры установления факта пропажи и составления актов организация принимает все возможные меры по восстановлению потерянных документов. Если невозможно определить, какая часть документов утрачена, организация может провести дополнительную инвентаризацию.
Ответственность за утрату архивных документов
Статья 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает, что юридические лица, должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации. Эта статья не содержит отдельного перечня видов ответственности именно за уничтожение бухгалтерских документов.
Административная ответственность за уничтожение документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ влечет предупреждение или штраф: для граждан — от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Статья не применяется к случаям, предусмотренным статьей 13.25 КоАП РФ.
Статья 15.11 КоАП РФ предусматривает за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе отсутствие первичных учетных документов, регистров, бухгалтерской отчетности или обязательного аудиторского заключения в течение установленных сроков хранения, штраф для должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Повторное нарушение влечет штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. Штраф для юридических лиц по этой статье не установлен.
Налоговая ответственность за утрату налоговых и учетных документов
- Пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ предусматривает штраф 200 рублей за каждый документ, не представленный налоговому органу в установленный срок, если отсутствуют признаки другого налогового правонарушения.
-
По пункту 1 статьи 120 Налогового кодекса РФ грубое нарушение правил учета в течение одного налогового периода влечет штраф 10 000 рублей.
-
Если такое нарушение допущено более чем в одном налоговом периоде, штраф по пункту 2 статьи 120 НК РФ составляет 30 000 рублей.
-
Если нарушение повлекло занижение налоговой базы или базы для исчисления страховых взносов, штраф по пункту 3 статьи 120 НК РФ составляет 20 процентов от неуплаченной суммы налога или взносов, но не менее 40 000 рублей. Для целей статьи 120 НК РФ грубым нарушением, в частности, признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета.
Уголовная ответственность за уничтожение документов
Уголовная ответственность по части 1 статьи 199 УК РФ возникает не при любом непредставлении документов. Норма применяется к уклонению организации от уплаты налогов, сборов или страховых взносов путем непредставления обязательной налоговой декларации, расчета или иных документов либо путем включения в них заведомо ложных сведений, если деяние совершено умышленно и в крупном размере. Крупным размером признается сумма, превышающая 18 750 000 рублей за период в пределах трех финансовых лет подряд.
Часть 1 статьи 199 УК
РФ предусматривает штраф от 100 000 до 300 000 рублей либо в размере заработной
платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет,
принудительные работы на срок до двух лет, арест на срок до шести месяцев либо лишение
свободы на срок до двух лет. Принудительные работы или лишение свободы могут
сопровождаться лишением права занимать определенные должности или заниматься
определенной деятельностью на срок до трех лет.
