Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Экономить с нами легко
Как в крупных, так и в небольших компаниях бумажный документооборот иногда достигает гигантских размеров. Причем документы с течением времени должны передаваться в архив для дальнейшего сохранения на сроки, оговоренные законодательством.
Внеофисное хранение документов – аутсорсинговое решение этой задачи, что может существенно упростить жизнь и деятельность как сотрудников в отдельности, так и компании в целом.
Законом
об архивном деле (№ 125 от 22 октября 2004 г.) оговорена процедура архивирования документации, тогда как приказом № 558 Министерства культуры определены перечень материалов и сроки их сохранения в архиве, часть из которых необходимо хранить десятилетиями (50/75 лет в зависимости от даты создания).
При этом под архив должно быть выделено отдельное пожаробезопасное помещение, где требуется поддерживать соответствующий температурный режим и влажность, дабы хранимые в нем бумажные материалы не разрушались в течение всего срока пребывания. Плюс необходимо обеспечить должный уровень охраны, исключая тем самым возможность несанкционированного доступа к архивам.
Вся документация перед передачей в архив должна быть отобрана (с изъятием дубликатов, копий и ненужных материалов, которые можно уничтожить), отсортирована по типам и подшита в дела.
Все это требует как материальных затрат (подготовка помещения, закупка оборудования, обеспечение климат-контроля, зарплата архивных работников и охраны), так и временных трат (рабочее время работников на подготовку и анализ документации для отправки в архив в соответствии с требованиями действующего законодательства).
Стоит отметить, что неправильное содержание бумажных материалов в архиве чревато и последствиями для здоровья работающих с ними сотрудников. Пыль, плесень, бактерии могут стать реальной проблемой, решение которой также потребует расходов.
Для упрощения этого процесса и сокращения трат можно воспользоваться услугами компаний, специализирующихся как на предварительной подготовке документации, так и на ее дальнейшем хранении вне вашего офиса.
В сохранении документации вне офиса есть ряд положительных моментов для компаний. А именно:
Наша
компания одна из самых крупных в Москве среди специализирующихся на работе с архивами. Огромный опыт работ, тщательный подход к условиям содержания документации в архиве и строгое соблюдение всех законодательных норм стали одними из немаловажных критериев, по которым клиенты выбирают именно наши услуги. Также у нас нет ограничений на объем хранимых материалов. Плюс мы предлагаем выбор способа сохранения документации, начиная с архивных коробов и заканчивая обособленным помещением, выделенным исключительно для вашей организации.
Наши специалисты готовы подробно проконсультировать вас обо всех нюансах архивного хранения документации и услугах компании. Обращайтесь!
Поделиться:
Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00