Внеофисное хранение документов

Как в крупных, так и в небольших компаниях бумажный документооборот иногда достигает гигантских размеров. Данные объемы необходимо где-то размещать и сохранять в течение установленных законодательством сроков, которые могут составлять и не один десяток лет. Обеспечить сохранность бумажных материалов, сократить затраты на создание и поддержание собственного архива, а также облегчить жизнь офисным работникам позволит услуга внеофисного хранения документов.

Оглавление

1. Правильное внеофисное хранение документации
2. Плюсы внеофисного хранения документов
3. Почему стоит доверить внеофисное хранение документов в Москве «Делис Архив»?

Правильное внеофисное хранение документов

Законом об архивном деле (№ 125 от 22 октября 2004 г.) определена процедура упорядочения документации, тогда как приказом Росархива (N 236 от 20.12.2019 г.) установлены сроки хранения типовых документов юридических лиц, часть из которых необходимо хранить десятилетиями (50/75 лет в зависимости от даты создания). При этом под архив должно быть выделено отдельное пожаробезопасное помещение, где требуется поддерживать соответствующий температурный режим и влажность, дабы хранимые в нем бумажные материалы не разрушались в течение всего установленного срока. Плюс необходимо обеспечить должный уровень охраны, исключая тем самым возможность несанкционированного доступа к архивам.

Вся документация перед передачей в архив должна быть отобрана (с изъятием дубликатов, копий и ненужных материалов, которые можно уничтожить), отсортирована по типам и подшита или сгруппирована в дела.

Это требует как материальных затрат (подготовка помещения, закупка оборудования, обеспечение климат-контроля, зарплата архивных работников и охраны), так и временных трат (рабочее время работников на подготовку и анализ документации для отправки в архив в соответствии с требованиями действующего законодательства).

Стоит отметить, что неправильно организованное внеофисное хранение документов чревато и последствиями для здоровья работающих с ними сотрудников. Пыль, плесень, бактерии могут стать реальной проблемой, решение которой также потребует расходов.

В целях предотвращения возможных рисков и сокращения затрат можно воспользоваться услугами «Делис Архив», специализирующейся как на предварительной подготовке документации к хранению (систематизация, опись, упаковка в короба, вывоз и размещение в архиве), так и на дальнейшем внеофисном хранении документов.

Плюсы внеофисного хранения документов

В сохранении документации вне офиса есть ряд положительных моментов для компаний, а именно:

• Экономия. Не требуется содержать помещение и нести расходы на его содержание, не нужны лишние трудозатраты сотрудников компании на работу с архивом и материалами, хранящимися в нем. Отсутствие штрафов от проверяющих органов за несоблюдение требований пожаробезопасности и непредоставление требуемых материалов в срок. Это большой плюс такой услуги, как внеофисное хранение документов. Цена сервисов «Делис Архив» меньше общих затрат организаций при содержании собственного архива.
• Оценка документации. Наша аутсорсинговая компания с большим опытом работы точно знает все требования законодательства и рекомендации Росархива, а также налоговой службы по срокам хранения. Поэтому специалисты быстро проанализируют поступившие материалы, отсортируют по типам и срокам, в течение которых бумажные материалы нужно хранить. Также будут уничтожены документы, актуальность которых истекла. Данная услуга не обязательна, но она сильно упростит жизнь вашим работникам и сократит последующие затраты.
• Секретность. Для части документов требуется соблюдение секретности. И внеофисное сохранение документации посредством услуг аутсорсинговой компании – отличный способ это сделать. Материалы размещаются в специализированные короба (или ячейки) без дополнительных надписей на них. Каждому коробу и делу присвоен свой штрихкод, благодаря которому можно быстро найти необходимый документ. Доступ к материалам, требующим секретности, ограничен. Помещение архива с секретными документами обеспечено дополнительной системой охраны. Даже уборка архивных помещений проводится в присутствии уполномоченного сотрудника.
• Доступность и быстрый поиск. Строгий учет, правильная сортировка хранящихся материалов и специализированные программные комплексы обеспечивают оперативную работу с документами в архиве. Любая документация по запросу может быть предоставлена вам либо в день поданной заявки, либо на следующий день как по месту нахождения архива, так и доставлена курьером. Также при отсутствии необходимости работы с бумажным оригиналом в день запроса по защищенным каналам связи будет выслана скан-копия требуемого документа.

Почему стоит доверить внеофисное хранение документов в Москве «Делис Архив»?

«Делис Архив» - одна из самых крупных архивных компаний на территории России. Огромный опыт выполнения различных по сложности проектов, тщательный подход к условиям содержания документации в архиве и строгое соблюдение всех законодательных норм стали одними из немаловажных критериев, по которым клиенты выбирают именно нас. Вы можете выбрать любой подходящий способ сохранения документации, начиная с архивных коробов и заканчивая обособленным помещением, выделенным исключительно для вашей организации.

Наши специалисты готовы подробно проконсультировать вас обо всех нюансах внеофисного хранения документов в Москве и услугах компании. Обращайтесь!