При создании электронного архива с большим объемом документации владельцы бизнеса все чаще обращаются к специализированным организациям, оборудованным по последнему слову техники. Именно такие организации способны отсканировать большое количество документов за короткий срок и достаточно невысокую цену.
Организаций достаточно много, и выбор среди них – ответственная задача, поскольку от этого зависят качество дальнейшей работы корпоративной системы и возможность оптимизировать операционную деятельность.
Итак, топ-5 ошибок, которые не стоит допускать при выборе подрядчика на сканирование большого объема документов:
1. Отсутствие учета логистики процесса и его этапов: подготовки, сортировки и сепарации документов
Многие копировальные центры не учитывают специфику организации электронного архива. Это связано с тем, что на предприятии потоково сканируются документы без какой-либо организации процесса. В результате чего потом нельзя проиндексировать документы, вернуть бумажный архив в исходный вид или упорядоченно разложить документы по местам. Обращение в специализированные центры, компании, занимающиеся организацией ЭА, позволит избежать хаоса в документации.
2. Недостаточное внимание качеству сканирования
Как известно, сканирование большого количества документов можно провести и на домашнем, стандартном офисном оборудовании силами сотрудников. Если не обращать внимания на качество сканирования, то по итогу о качестве продукта говорить не придется. Индексацию полей документов в этом случае сделать либо вовсе невозможно, либо в меньшем объеме, чем необходимо. Подрядчики, обладающие профессиональными сканерами, способны выполнять работы на высоком качественном уровне.
3. Отсутствие технического задания на количество индексируемых полей в системе
Отсутствие четкого технического задания на индексацию полей может привести к следующим последствиям:
-
полному отсутствию индексации в системе, что делает ее бесполезной;
-
индексация производится, но сведения вторичны. Например, в бухгалтерских отчетах можно найти все, кроме ИНН контрагента;
-
наличию большого количества ошибок, допущенных в процессе сканирования из-за дефектных скан-копий. Их исправление может дорого обойтись заказчику.
Формирование конкретного технического задания создаст все необходимые условия для того, чтобы отсканированный и проиндексированный архив был удобным рабочим инструментом, повышающим КПД сотрудников.
4. Не установлена степень интеграции в корпоративную систему
Степень интеграции в корпоративную систему определяет количество сканируемых документов и их качество. Определение целей электронного архива поможет сформировать конкретное задание для подрядчика и реализовать проект в кратчайшие сроки.
5. Проведение залпового сканирования при сжатых сроках на реализацию проекта
Залповое сканирование без разбора и первичной подготовки – прямой путь к ошибкам и хаосу. Если практиковать такой подход, то доверять его следует только профессионалам, обладающим отлаженным механизмом работы.
Чтобы не столкнуться с этими ошибками и получить максимально качественный электронный ресурс, стоит тщательно продумать конечный результат. Выбирать компанию нужно по применяемым технологиям оцифровки и наличию гарантийных обязательств. Чаще всего их предоставляют крупные игроки рынка, способные выполнить большой объем работ за небольшой промежуток времени и в счет гарантии устранить ошибки. Важно помнить, что скупой платит дважды и экономия на стадии организации электронного архива может привести к дополнительным расходам.
Компания «Делис Архив» оказывает услуги по внедрению электронного архива более 19 лет. За это время мы успешно запустили более 100 проектов по всей территории РФ, в том числе ЭА для банков с их АБС.
Полезные материалы
Все благодарности
Смотреть отзывы
