Личное дело сотрудника: как оформить, состав, срок хранения

АВТОР

Редактор

20.11.2024

Ведение личных дел работников помогает поддерживать в актуальном виде информацию о них, упрощает поиск нужных сведений, позволяет отследить их карьерный путь и формировать кадровый резерв. Но оформление и хранение личных дел требует соблюдения определённых правил — об этом поговорим в статье.

Понятие и состав личного дела сотрудника

Личное дело представляет собой папку, содержащую подробные сведения о сотруднике. Их ведение обязательно не для всех работодателей. Личные дела всегда заводят на военнослужащих, работников прокуратуры, гражданских и муниципальных служащих, а также иных служащих, обозначенных в ведомственных нормативных актах.

Для коммерческих организаций такую обязанность закон не устанавливает. Тем не менее компании проявляют инициативу и ведут личные дела персонала, ведь это позволяет поддерживать информацию о работниках в актуальном виде и быстро находить нужную информацию.

К содержимому папок нет единых требований. Организации определяют состав дел самостоятельно, ориентируясь на свои представления и потребности. Порядок формирования дела может быть прописан во внутреннем регламенте.

Дела пополняются на протяжении всего периода работы персонала. В составе дела документы сотрудников хранят в последовательном хронологическом порядке — от заявления о трудоустройстве до копии приказа об увольнении. Так в них легче искать сведения и в дальнейшем проводить архивацию.

Условно все материалы в составе дел можно разделить на пять групп:

Информирующие о содержимом папки

Это внутренняя опись и лист-заверитель. В описи кадровики указывают документы, которые включены в дело. Её составляют от руки или прикладывают в печатном виде. После увольнения работника свободные строки в ней зачёркивают.

Лист-заверитель заполняют перед сдачей томов в архив и располагают последним в деле. В нём кадровики перечисляют число листов в папке и описи, а также фиксируют все изменения, происходящие с содержимым.

Сопровождающие процесс устройства на работу

Это, например, заявление соискателя, анкета, копия приказа руководителя о найме кандидата, договор о материальной ответственности.

Стоит отметить, что трудовой договор и дополнительные соглашения к нему не должны входить в состав личного дела, а формируются в отдельное дело с одноимёнными документами.

Относящиеся к профессиональной деятельности и карьере

Например, копия приказа о назначении на должность, различные заявления сотрудника, свидетельства о повышении квалификации, аттестации, справки о медосмотре и т. д.

Сопровождающие процесс увольнения

Это копия приказа руководителя, заявление сотрудника об увольнении.

Согласие на обработку персональных данных

Конфиденциальную информацию можно включать в дело только с письменного разрешения сотрудника. Перечень сведений, которые допускается собирать у работника, приведён в Указе Президента РФ № 609 от 30.05.2005 г.

Порядок расположения бумаг в личном деле такой: опись → документы, сопровождающие процесс трудоустройства → согласие на обработку личных данных → документы, полученные в ходе деятельности → копия приказа и заявление об увольнении → лист-заверитель.

Как правильно оформить личное дело сотрудника

На каждого работника заводят отдельную папку. Папки могут иметь картонные и пластиковые переплёты с любыми механизмами подшивки — скоросшивателями, зажимами, кольцами. Оптимальный вариант — папки с твёрдой обложкой и гребешками внутри, в которых проделаны четыре отверстия. Они подходят для сдачи бумаг в архив, обеспечивают надёжную фиксацию листов при ведении дел в бумажном виде.

Перечислим основные правила оформления личных дел:

В папке должно быть до 250 листов при максимальной ширине корешка 4 см. Если бумаг больше, нужно разбить материалы на несколько томов.
В дела подшивают оригиналы или заверенные копии. Если в папке находятся документы с ограниченным сроком хранения, перед сдачей источников в архив нужно оформить выемку таких бумаг, а затем их уничтожить. Как правило, эта процедура прописывается во внутреннем локальном акте предприятия.
Содержимое нумеруют. Исключения — лист-заверитель и опись. Цифры используют арабские — 1, 2, 3 и т. д. Их проставляют сверху в правом углу. Числа наносят серым карандашом или нумератором.
Лишние предметы при формировании папок убирают, например скрепки и стикеры.
Документы подшиваются в одном экземпляре, приложения к ним также приобщаются к делу.
Листы брошюруются на четыре прокола, для малоформатных бланков допускается крепление на три отверстия.
Переплёт не должен закрывать текст, печати, подписи, даты.
Оригиналы приказов, трудовые договоры и дополнения к ним, трудовые книжки, карточки Т-2 хранятся отдельно и к личным делам не подшиваются.

Для каждой папки оформляется обложка — образец приведён на фото.

На ней указывают сведения для идентификации содержимого. К ним относятся название организации, номер дела и тома (согласно журналу учёта), Ф. И. О. сотрудника, крайние даты приказов о приёме на работу и увольнении (даты начала и окончания дела), период хранения. При подготовке к сдаче бумаг в архив на обложке нужно написать итоговое количество листов.

Важно!

Если фамилия или имя сотрудника были изменены, не нужно заводить новую папку. Старые данные необходимо зачеркнуть, а над ними указать актуальные.
Если в томе присутствуют бумаги, которые не относятся к периоду ведения папки, то под крайними датами с новой строки делается запись: «В деле есть документы за... год(ы)».

Сроки оформления личного дела сотрудника

Кадровый специалист приступает к формированию личного дела после официальной регистрации трудовых отношений: подписания сторонами договора и утверждения распоряжения (приказа) о приёме на работу. Для сбора документов ему дополнительно нужно заручиться согласием сотрудника на использование его персональных данных.

Как правило, срок заведения дела ограничен внутренним регламентом. Обычно специалисту даётся 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора.

Какие документы запрещено помещать в личные дела сотрудников

В деле не должны храниться бумаги, которые не касаются профессиональной деятельности персонала и карьеры. К ним относятся оригиналы и дубликаты следующих документов:

паспорт;
СНИЛС;
фотографии;
свидетельство о заключении брака;
ИНН;
военный билет;
свидетельство о рождении ребёнка;
диплом;
свидетельство о смене фамилии, имени.

Также закон запрещает сбор и хранение сведений о политических взглядах сотрудников, их религиозных предпочтениях и иных убеждениях. Кроме того, нельзя собирать информацию об участии кадров в профсоюзной деятельности.

С разрешения персонала возможна обработка следующих документов: медицинской книжки, дубликата диплома, аттестационного листа, справки о судимости или её отсутствии, характеристик. В этом случае бланк согласия хранится в личной папке, а сами материалы в отдельном конверте.

Ведение личного дела сотрудника

Как мы уже сказали ранее, кадровики должны вести личные папки на государственных и муниципальных служащих. К ним относятся военные, таможенники, работники МВД, казначейства, прокуратуры, общеобразовательных учреждений и т. д.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели принимают решение об открытии дел самостоятельно. При их оформлении и ведении они чаще всего опираются на стандарты для госслужащих, которые закрепляют в локальных актах. В некоторых случаях компании хранят данные на сотрудников в общих папках, а потом сортируют их перед сдачей в архив.

Дела в госсекторе формируют сплошным методом — на весь персонал без исключения. В коммерческой сфере допустим выборочный способ. В этом случае тома заводят на ключевых работников:

руководителей;
заместителей;
ценных специалистов;
материально ответственных лиц.

Для контроля наличия и целостности персональных данных кадровики ведут журнал (книгу) учёта личных дел.

В 2021 году законодательно разрешён электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Правила и нюансы кадрового ЭДО прописаны в статьях 22.1–22.3 ТК РФ. С этого момента коммерческие предприятия получили возможность вести личные дела в цифровом формате, не используя бумажные бланки.

Система электронного документооборота максимально упрощает работу с документами: оформление, систематизацию, поиск, обновление и актуализацию. Кроме того, цифровой формат делает документооборот прозрачным, минимизирует риск ошибок и защищает от потери информации.

Где и сколько хранится личное дело сотрудника

Для надёжной защиты персональных данных сотрудников правильно хранить папки с документами на предприятиях под замком: в отдельных помещениях, оборудованных сигнализацией и стеллажами, которые изолированы от прямых солнечных лучей. Каждый раз после работы с документами комнату нужно опечатывать.

Периодически организации необходимо проводить ревизии. В ходе таких мероприятий проверяется сохранность материалов. Повреждённые листы восстанавливаются, а бумаги с истекшим сроком уничтожаются.

Личное дело ведут до момента, пока человек не покинет компанию. Как только это случается, кадровик закрывает дело уволенного сотрудника. Затем отправляет его в хранилище, где входящие материалы проходят экспертизу ценности, оцифровываются и подвергаются архивной обработке.

Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 регулирует срок передачи дел. В 2024 году это нужно сделать не позднее 3 лет и не ранее 1 года после ухода работника из коммерческой компании. Личные данные муниципальных и государственных гражданских служащих отправляются в хранилище через 10 лет со дня увольнения.

Уточним, сколько всего лет необходимо держать в архиве документы по личному составу. На этот вопрос отвечает статья 22.1 ФЗ № 125 «Об архивном деле» от 22.10.2004. В ней указаны следующие сроки:

75 лет — для дел, закрытых до 01.01.2003;
50 лет — для дел сотрудников, уволенных после 01.01.2003.

Отметим, что документы сотрудников, проходивших службу на негражданских государственных должностях, не уничтожают на протяжении 75 лет, но их не отправляют в архив, а оставляют в соответствующих ведомствах.

Чтобы узнать, сколько времени нужно хранить конкретные виды документов, смотрите Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019. По истечении установленных сроков бумаги изымают и отправляют на уничтожение. Для этого специалисты нашей компании «Делис Архив» используют профессиональные шредеры с нужным уровнем секретности. После обработки уже невозможно восстановить и прочитать персональные сведения.

Доверьте упорядочение по архивным правилам и хранение личных дел ваших работников специалистам компании «Делис Архив». Дополнительно мы можем провести аудит документооборота вашей организации, выявить слабые места и посоветовать, как их оптимизировать. А чтобы упростить процессы, мы можем помочь в оцифровке данных и организации ЭДО.