Номенклатура дел: примеры, виды, правила оформления

АВТОР

Редактор

28.06.2024

В любой организации со временем накапливается огромное количество документов. Одни из них должны быть переданы в государственный архив на длительное хранение до 75 лет, другие временно держат в архиве предприятия, а третьи можно уничтожить через год. Систематизирует большой объём документов и упрощает работу с ними номенклатура дел организации. Рассказываем, что собой представляет этот документ и как его правильно составить.

Номенклатура дел организации — что это

Пункт 94 ГОСТа 7.0.8-2013 определяет номенклатуру дел (НД) как реестр, содержащий систематизированный перечень заголовков всех документов, созданных на предприятии, с учётом срока их хранения. Её разрабатывают согласно правилам оформления и рекомендациям Росархива. Составлением обычно занимается руководитель службы делопроизводства или отдела кадров — это зависит от положений штатного расписания и должностных обязанностей специалистов. Часто организации привлекают архивные компании, которые гарантируют правильное составление номенклатуры дел — без потери документов, путаницы в сроках их хранения, неверной сортировки и прочих ошибок.

Основа для создания НД — устав, документы о структуре компании, штатное расписание, НД за прошедший период, описи дел постоянного и временного хранения, типовые и примерные НД. Изначально НД организации разрабатывается в период её становления. Издаётся приказ руководителя «О номенклатуре дел», устанавливается регламент хранения и учёта документальной базы. В дальнейшем реестр ежегодно корректируется.

По закону обязательно вести номенклатуру дел должны только ведомства, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие хранению в государственных и муниципальных архивах (ст. 20 Закона «Об архивном деле в РФ»). Остальные вправе сами решать, нужна ли им НД.

Сейчас номенклатуру в основном ведут службы крупных предприятий со сложной структурой. Небольшие компании пользуются НД при необходимости, поскольку её ведение не считается обязательным. Но это может быть большим упущением. Правильная организация документооборота за счёт ведения НД позволяет быстро найти и обратиться к архивным документам для решения различных задач.

Например, при ликвидации или реорганизации компании все текущие дела архивируются и готовятся к передаче в новую организацию или государственный архив. В такой ситуации быстро разобрать и упорядочить документы за несколько лет деятельности очень трудоёмко. А правильно сформировать номенклатуру без потери информации практически невозможно. Если только обратиться за помощью в архивную компанию.

Зачем нужна номенклатура дел организации

Ведение НД позволяет решить целый ряд задач:

учёт всех дел, которые ведутся на предприятии;
группировка дел по подразделениям и теме;
сохранность и быстрый доступ к документации;
определение правил формирования дел в зависимости от их содержания или хронологии;
выявление и сортировка папок для отправки в архив или на уничтожение.

Каждый отдел предприятия вправе разработать свою НД: кадровый, канцелярия, финансовый. Но все они должны входить в единую НД компании.

Виды номенклатуры дел

В делопроизводстве выделяют три вида НД:

Типовая

Разрабатывается для компаний, имеющих много подведомственных учреждений или подразделений, занимающихся одной деятельностью. Например, для коммерческого банка с отделениями по всей стране. Головная организация составляет НД, а подведомственные организации берут её за образец и соблюдают типовые требования при разработке своего документа. Применяются типовой состав дел, единая нумерация папок, стандартные сроки хранения. Даже заголовки дел могут переноситься из готовой НД (уточнённые при необходимости). Поэтому такую номенклатуру ещё называют нормативной — она устанавливает обязательную норму для комплектования документов в дела.

Примерная (рекомендательная)

Такая НД тоже предназначена для компаний с однотипной деятельностью подразделений. Но в отличие от предыдущего вида, документ носит рекомендательный, а не обязательный характер. При составлении своей НД подведомственные организации могут взять документ ведомства за пример, внеся в него необходимые корректировки. Они могут сами определять количество дел в определённом подразделении, присваивать более точные названия для объединения в одно дело либо разделить на несколько с учётом специфики.

Индивидуальная

НД составляют для конкретной организации на базе уже существующей типовой или примерной. В новую переносят названия дел и сроки хранения документов. Если у компании нет типовой и примерной НД, разрабатывается новый документ.

Форма номенклатуры дел организации

Форма документа приведена в Приказе Росархива № 77 от 31.07.2023 г. НД состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям компании. Первый — служба ДОУ, ответственная за работу с документацией. Далее идут плановый, финансовый, юридический и другие руководящие отделы. За ними следуют производственные подразделения — транспорта, сбыта.

Каждому подразделению назначают код — 01, 02, 03. Получается своего рода классификация отделов. Стремитесь, чтобы порядок разделов в НД совпадал с существующим классификатором структурных подразделений. За кодом прописывают официальное название отдела. Маленькие фирмы могут составлять единый список без группировки по разделам.

Главная часть НД составляется в форме таблицы, включающей пять граф для внесения информации:

Индекс дела — присвоенный ему номер с учётом кода подразделения.
Заголовок дела — наименование, отражает суть дела.
Количество единиц хранения — приводится число дел, томов, частей. Если листов более 250, создаётся несколько томов. Эта графа заполняется в конце года при подготовке бумаг к архивированию.
Срок хранения документов и номера статей по перечню.
Примечание — проставляются отметки о заведении новых дел, передаче дел в архив, утилизации, способе хранения (электронный или бумажный носитель), лицах, ответственных за формирование дел, и т. д.

Инструкция по составлению номенклатуры дел: пример заполнения разделов

Алгоритм составления НД состоит из нескольких последовательных шагов. Он не сложен, но требует внимательности и скрупулёзности, поскольку работать приходится с большим объёмом документов. В НД вся документальная база организации распределяется по отдельным папкам в зависимости от принадлежности к отделу и темы. Каждой папке присваивают оригинальный номер и наименование — составляется дело. Все дела заносят в реестр и выстраивают по порядку. Дополнительно в документе отражают части (тома), входящие в состав дел, и сроки хранения документации.

При заполнении таблицы информация вносится во все графы, кроме третьей. Графа № 3 заполняется в конце года (при формировании архива), когда уже понятно точное количество папок, журналов, томов в делах.

Пример заполнения разделов номенклатуры дел 2.png

Графа № 1

В столбце приводят индекс каждого дела. Он состоит из кода структурного подразделения (согласно штатному расписанию) и порядкового номера папки или дела в разделе. Их разделяют дефисом. Например: индекс 01–03, где 01 — код отдела секретариата, 03 — порядковый номер согласно реестру подразделения. Далее индексы переносят на торцевую сторону папок для удобства работы на протяжении года. При комплектовании документов для архивирования индексы указывают на обложке дела.

Дела из прежней НД, требующие продолжения работы и дополнения информации, переходят в новый документ с сохранением уже присвоенного индекса. То есть сведения о них будут в обеих номенклатурах (прошедшего года и наступающего) с определёнными пометками. Сюда входят журналы учёта, личные дела и трудовые книжки сотрудников — документы, требующие постоянной корректировки и дополнения информацией.

Графа № 2

Заполняется заголовками дел (папок) входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, в том числе формуляров, журналов или книг учёта и движения документов.

Последовательность заголовков зависит от значимости документов, составляющих дело. В первую очередь перечисляют дела, содержащие управленческую информацию: устав, внутренний распорядок, должностные инструкции и т. д. Далее вносят заголовки документов распорядительного характера — приказы, распоряжения. Следом идут документы, включающие учётную и справочную информацию. Завершают раздел официальной перепиской. Печатные издания справочного и рекламного характера в номенклатуре дел не отображаются.

После внесения в номенклатуру заголовков всех актуальных дел в графе № 1 оставьте несколько дополнительных индексов (резервных), чтобы в течение года при необходимости можно было добавить новые папки. А в графе № 2 оставьте для этого пустые строки.

Графа № 3

Заполняется только к концу года при формировании архивных дел, когда объём папок и документов установлен точно. Если объём дела более 250 листов, папки делят на тома или части, а в графу вносят их номера, а также даты их начала и окончания: «Т. 1 20.02.2023–30.06.2023».

Графа № 4

Содержит информацию о сроках хранения с отсылкой на статьи Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г., а также сроках, установленных экспертной комиссией при необходимости их увеличения.

Убедитесь, что НД содержит наименования всех дел, созданных за год. В качестве одного дела включают личные дела работников и трудовые книжки. А каждый журнал или каждая книга учёта, которые ведут в кадровой службе, выделяют в обособленное дело и учитывают в индивидуальном порядке.

Графа № 5

Сюда в течение года вносят уточняющую информацию: об открытии дел, передаче в другую организацию, переходе в другой период, уничтожении и т. д. Сюда же вносятся данные о лицах, ответственных за ведение дел.

Примечание о заведении дела оставляйте сразу, как только в дело подшили хотя бы один документ. Это надо для дальнейшего учёта сформированных дел. Бывает, что дело из НД оказывается несформированным из-за отсутствия в течение года документов. Уточнение о переходящих делах оставляют, если, например, дело завели в одном году, а завершат только в будущем.

Итоговая запись о количестве дел

Её составляют по окончании календарного года, информацию вносит уполномоченный специалист службы делопроизводства. Прописываются сводные данные о количестве созданных за отчётный период дел, томов, частей. Отдельно приводится число дел на бумажном носителе и в электронном виде, а также постоянного и временного хранения. Учитывайте, что электронные тома включают в одно дело вне зависимости от объёма. Их не надо делить на тома, как в случае с бумажными носителями, объём которых превышает 250 листов.

Научно-справочный аппарат (НСА) к НД организации

Когда внесены данные во все разделы реестра, кроме третьего, составьте перечень сокращений с расшифровками аббревиатур. Это даст более ясную картину состава дел и может повлиять на определение срока хранения. Далее оформите предисловие и оглавление.

Как утвердить номенклатуру дел организации

По окончании разработки и согласования НД на уровне подразделений их передают в службу делопроизводства. Руководитель службы их проверяет, вносит необходимые корректировки и формирует сводную номенклатуру, в которой сведены все дела учреждения.

Сводную номенклатуру дел утверждает руководитель предприятия или уполномоченное лицо.

В полном объёме номенклатура дел должна быть сформирована, откорректирована и утверждена к концу текущего года не позднее последнего рабочего дня декабря. А вступает она в действие с первого дня следующего года (абзац 9 раздела 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 г.).

Утверждённый руководителем экземпляр номенклатуры дел — документ, подлежащий постоянному хранению, который тоже вносится в НД в раздел службы делопроизводства. После утверждения НД можно создать необходимое число копий для служебного использования. И сделать выписки конкретных разделов для направления в работу структурных подразделений.

Подведём итоги

Номенклатура дел — это подробный перечень заголовков дел предприятия. Разрабатывать её обязательно тем компаниям, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие хранению в государственных и муниципальных архивах. Остальные могут отказаться от ведения НД. Хотя это может быть большим упущением, поскольку НД обеспечивает порядок и сохранность документации, облегчает поиск и позволяет своевременно отправить документы на хранение и уничтожение.

Составлять номенклатуру дел можно своими силами, но лучше доверить процедуру профильным специалистам. Это исключает риск ошибок, утраты документов, путаницы в сроках хранения и сортировке. Ведь приходится работать с большим объёмом документов, при этом соблюдать актуальные требования архивного дела.

Специалисты «Делис Архив» в разработке номенклатуры дел используют системный подход, что позволяет учесть всё до мелочей. Мы изучим ваш документооборот, структуру и специфику работы и на основе собранных данных сформируем номенклатуры дел по подразделениям и сводную. Для удобства работы с НД она будет адаптирована под процессы вашей компании, а также соответствовать всем законодательным требованиям. А при необходимости мы согласуем итоговый документ с госархивом.