Приказы по основной деятельности — основные распорядительные документы предприятия. На их основании организуется работа компании, решаются вопросы финансирования, снабжения, планирования и многие другие. Рассмотрим, какие бывают приказы по основной деятельности, как их правильно оформлять и хранить.
Приказ по основной деятельности: что это за документ
Приказы делят на три группы: по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам. Такая классификация приведена в приказе Росархива № 236, а именно — в «Перечне типовых управленческих архивных документов».
Приказы по основной деятельности — это нормативные акты, в которых руководитель формулирует поручения для сотрудников (подразделений), а, при необходимости, и в отношении себя. Их разрабатывают все компании вне зависимости от организационно-правовой формы и сферы бизнеса. Приказ подлежит обязательному исполнению лицами, на которых направлен, а цель его издания — решение основных и оперативных задач организации.
Под основными задачами понимаются те, которые решаются постоянно в ходе повседневной деятельности, например по вопросам снабжения. Под оперативными — те, которые требуют ситуационного вмешательства в привязке к конкретному вопросу, например, создание нового подразделения.
В этом и состоит главное отличие приказов по основной деятельности от других видов — в регулировании работы предприятия в целом или его отдельных подразделений. Приказами вводят в действие внутренние акты компании, создают комиссии, новые филиалы, организуют мероприятия, строят стратегии продаж и т. д. В отличие от приказов по основной деятельности приказы по личному составу регулируют отношения «работодатель — работник». А приказы по административно-хозяйственной части решают вопросы эксплуатации здания, транспортного обслуживания, связи и т. д.
Важно отличать приказы по основной деятельности от распоряжений. Распоряжения издаются уполномоченными на это руководителями, рангом ниже генерального директора. Распоряжение, как правило, имеет ограниченный срок действия (до фактического исполнения) и касается узкого круга сотрудников.
Архивная обработка документов
Удобная и прозрачная работа
с документами любого предприятия
Основные виды приказов по основной деятельности
В зависимости от того, на что направлено действие приказов, условно их можно разделить на организационные, структурные, контролирующие, финансовые, отчётные, обеспечительные и другие виды. Приведём несколько примеров, связанных с решением разных задач:
Могут издаваться приказы о вступлении в должность директора или, наоборот, о прекращении его полномочий (это как раз тот случай, когда приказ издаётся на себя), назначении исполняющего обязанности руководителя, наделении лица правом подписи за директора.
Сюда относятся приказы об ответственных за ведение и учёт трудовых книжек, кадровой документации, реестров учёта рабочего времени, пожарную безопасность, инструктаж по безопасности труда.
Это приказы о разработке, введении, корректировке штатного расписания, создании филиала, представительства.
Образцы приказов в этой области: об утверждении Правил трудового распорядка, введении внутренних инструкций, например по кадровому делопроизводству, охране труда.
Могут издаваться приказы о компенсации расходов на использование личных автомобилей в корпоративных целях, обеспечении защиты персональных данных, коммерческой тайны, приёме-передаче документов, действиях сотрудников при внештатных ситуациях.
Приведённый перечень приказов — не исчерпывающий, он ничем не ограничен. В зависимости от сферы, специфики деятельности и масштабов предприятия списки задач, решаемые изданием документа, могут быть самыми разными. Но во всех случаях важно правильно оформлять приказы — об этом далее.
Как оформлять приказы по основной деятельности
Составление приказа включает такие этапы:
-
Определение задачи, которая решается изданием документа.
-
Структурирование, создание проекта документа. Его согласование с заинтересованными лицами (например, с теми, кто указан в приказе в качестве исполнителей).
-
Подписание руководителем.
-
Регистрация в специальном журнале.
-
Ознакомление ответственных работников с приказом.
-
Контроль за исполнением.
Любой организации изначально нужно определить, какими правилами руководствоваться при оформлении документа. В частных фирмах большинство приказов составляют в свободной форме в соответствии с локальными правилами. Однако свободная форма условна, внутренние нормативы опираются на законодательные нормы, используемые федеральными и муниципальными органами.
Так, чтобы составить приказ, используют Примерную инструкцию по делопроизводству и Правила делопроизводства. Проекты приказов подготавливают структурные подразделения — на основании поручений начальства или по своей инициативе. Ответственность за качество подготовки проекта документа несёт руководитель подразделения. Если в компании есть служба делопроизводства, то она контролирует правильность оформления проекта (п. 3.16, 3.17 Примерной инструкции).
Важно! Оформляемые приказы не должны противоречить законодательству, уставу компании, локальным нормативам и ранее изданным приказам (п. 3.18 Примерной инструкции), в том числе иного назначения (например, приказам по личному составу).
Приказы составляются на общем бланке организации и содержат такой состав реквизитов:
-
название организации;
-
вид документа;
-
дата составления;
-
регистрационный номер;
-
место издания;
-
заголовок;
-
текст;
-
подпись руководителя;
-
отметка об исполнителе.
Композиция приказа строится из двух частей:
-
констатирующей — обосновывает издание документа, отражает суть поставленной руководителем задачи;
-
распорядительной — начинается со слова «приказываю» и далее содержит необходимые поручения, подлежащие исполнению.
Заголовок приказа начинается с предлога «о» или «об», после которого идет отглагольное существительное: «О введении», «Об утверждении» или иное в зависимости от задач составления документа.
В тексте приказа должны быть пункты:
-
об ответственности за исполнение, возлагаемое на конкретных лиц;
-
указание лица, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Советы по ведению журнала регистрации приказов по основной деятельности
Вести учёт приказов по основной деятельности помогает журнал регистрации. Он упорядочивает и фиксирует документы, упрощает поиск нужного и улучшает контроль за их исполнением.
Унифицированной формы журнала законом не установлено, поэтому компания может разработать его самостоятельно или использовать уже готовый бланк.
В журнале по каждому регистрируемому приказу могут приводиться такие сведения:
-
дата составления, порядковый номер;
-
наименование или краткое содержание;
-
количество листов (и приложений к нему);
-
кем подписан приказ;
-
лицо, ответственное за исполнение приказа;
-
срок исполнения;
-
отметки об исполнении;
-
подразделения и лица, которых нужно ознакомить с документом;
-
примечания.
Несмотря на то, что строгой формы журнала нет, определённые требования при его оформлении и заполнении учитывать всё же надо:
-
Обязательно оформляйте обложку, на которой укажите наименование предприятия, дату начала и окончания ведения журнала, индекс дела по номенклатуре дел.
-
В журнале могут фиксироваться сведения не только об утверждении, но и об отмене приказов, например в случае ошибочного издания документа. Если это так, то в графе «Примечания» в строке с ошибочным приказом укажите запись о том, что документ аннулирован. В новой строке внесите сведения о приказе, на основании которого произошло аннулирование ошибочного. В следующей новой строке добавьте сведения о корректном приказе, который должен исполняться вместо аннулированного.
-
Журнал должен содержать информацию о лицах, которые ответственны за его ведение. Сведения можно указать на титульном листе, его обороте, в нижней части каждой страницы или на последнем листе.
-
Журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде, если иное не предписано нормативами, которые организация обязана соблюдать. К слову, приказы по основной деятельности тоже можно перевести в электронный вид. Вести учёт документов в цифровом формате гораздо удобнее: легко добавлять данные, искать и сортировать документы, с одним файлом могут работать сразу несколько сотрудников, минимален риск ошибок и утраты информации.
По завершении каждого года журналы подшивают в дела и отправляют в архив предприятия. При электронном ведении документы передают в систему хранения электронных документов, которая должна соответствовать требованиям п. 137 Правил из приказа № 77.
Срок хранения приказов по основной деятельности
Приказы по основной деятельности необходимо хранить в архиве. В 2024 году для них действуют такие сроки хранения (п. 19 Перечня Росархива):
-
постоянно — в общем случае;
-
до ликвидации компании — в случае, если организация не является источником комплектования архивов;
-
до минования надобности — если приказ получен для ознакомления.
Что касается журнала регистрации приказа, то срок его хранения — во всех случаях постоянный (п. 182 Перечня). Это значит, что архивные документы подлежат передаче на постоянное хранение в госархив после завершения срока их временного хранения в организации.
Согласно п. 4.4 Инструкции Росархива, временный срок соответствует:
-
15 годам хранения документа в федеральном органе власти (государственной корпорации, внебюджетном фонде) с обязательной последующей передачей в Архивный фонд России, если документ признан источником комплектования государственных либо муниципальных архивов.
-
10 годам хранения документа органом власти (организацией) в субъекте РФ или 5 лет органом местной власти (при аналогичных обязательствах по передаче документа в Архивный фонд).
-
10 лет хранения документа в частной фирме, если он не выступает источником комплектования архива.
На заметку! Источниками комплектования архивов признаются документы, которые являются значимыми для граждан, общества и государства, что подтверждено экспертизой ценности (п. 2, 16 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). Такие документы в установленном порядке направляются в Архивный фонд.
Получить экспертную поддержку по вопросам разработки, ведения и архивирования документов вы можете в компании «Делис Архив». Мы проанализируем документооборот в вашей организации и окажем практическое содействие в эффективном управлении документами.
Все благодарности
Смотреть отзывы
