Как составить акт об уничтожении документов: инструкция, образец

АВТОР

Редактор

10.01.2025

Документы, у которых по закону истёк срок хранения, ликвидируют. А факт проведения процедуры подтверждают актом об уничтожении. Он может потребоваться при проверках контролирующих органов, когда необходимо предъявить сведения, какие документы, где, когда, кем и каким способом были утилизированы. Кроме того, акт даёт уверенность, что персональные данные сотрудников и материалы, относящиеся к коммерческой тайне, не попали в чужие руки.

В статье расскажем, как утилизируют документы с истекшим сроком хранения и что представляет собой акт об уничтожении. Приведём инструкцию по составлению и образец документа.

Кто занимается утилизацией документов

Законодательство позволяет компаниям самим решать, как они будут ликвидировать документацию. Есть два варианта:

Уничтожение документов своими силами. Для этих задач нужно выделить персонал со знанием архивного дела и подготовить специальное оборудование, например шредер. При этом важно соблюдать требования как к оформлению процедуры, так и непосредственно к уничтожению. Документы должны измельчаться до мелких фракций, чтобы информацию невозможно было восстановить и прочитать.
Уничтожение документов силами архивной компании. Из-за трудоёмкости и сложности процедуры многие организации привлекают сторонние компании, которые имеют опыт и знания в архивном деле. Специалисты проведут экспертизу ценности, выделят документы на уничтожение, утилизируют и оформят процедуру документально. Это лучший вариант при отсутствии достаточного опыта в архивном деле, а также если нужно уничтожить большие объёмы, обеспечить конфиденциальность и невозможность восстановления данных.

Архивные компании для уничтожения документов чаще всего используют промышленные шредеры. Они быстро перемалывают огромные объёмы бумаг, а также металлические элементы, картонные вкладыши, папки, пластиковые канцелярские пакеты. Оборудование компании «Делис Архив» за час превращает в мельчайшие фрагменты до 2 тонн бумаги.

Условия уничтожения документов

Уничтожить можно только те документы, у которых по закону истёк срок хранения. Он установлен для разных групп документации — бухгалтерской, кадровой, управленческой. Для определения сроков хранения ориентируйтесь на такие законодательные акты: ФЗ № 125 «Об архивном деле», Приказ № 236 Росархива, ФЗ № 402 «О бухучёте».

На заметку! Компания вправе продлить срок хранения конкретного документа, если посчитает нужным. Закон этого не запрещает. Запрещено уменьшать срок хранения.

Чтобы правильно выделить документы к уничтожению, предварительно проводят экспертизу их ценности. Проверяет архив экспертная комиссия (ЭК), которую формируют одним из следующих способов:

Из числа сотрудников. Как правило, в ЭК входят ответственные лица из отдела делопроизводства, юридической, кадровой службы, бухгалтерии.
Из экспертов архивной компании. Помимо них, в ЭК включают уполномоченного представителя компании-заказчика.

Заранее позаботьтесь об условиях проведения непосредственно процедуры уничтожения, если делаете её своими силами. Необходимо подготовить материалы к утилизации: очистить от скрепок, корешков и других предметов. При больших объёмах это довольно трудоёмко, поэтому персонала должно быть выделено достаточно. Кроме того, отведите на утилизацию отдельное помещение, куда не будет доступа посторонним.

Если вы решили поручить архивную обработку и утилизацию документов «Делис Архив», все хлопоты мы возьмём на себя. Наше промышленное оборудование легко справляется с посторонними деталями и твёрдыми обложками, а процедура проводится в отдельном помещении специалистами, которые предварительно подписали договор о соблюдении конфиденциальности. При утилизации присутствует представитель заказчика — лично или онлайн.

Порядок уничтожения документов

Алгоритм действий при отборе и утилизации документов прописан в Приказе № 77 Росархива.

Порядок утилизации документов при сотрудничестве с «Делис Архив» включает такие этапы:

Заказчик согласовывает с представителями «Делис Архив» перечень работ, объём материалов на уничтожение, стоимость и срок выполнения услуги. Так, сотрудникам заказчика необязательно самостоятельно отбирать, очищать, упаковывать, взвешивать папки и бумагу россыпью. Представители «Делис Архив» могут взять на себя эти задачи.
Заказчик и подрядчик подписывают договор, который подтверждает их намерения и обязательства.
Руководитель компании-заказчика издаёт приказ о назначении ЭК из числа своих сотрудников или экспертов «Делис Архив». В последнем случае в неё включается представитель заказчика.
Архивисты «Делис Архив» проводят экспертизу ценности документов и проводят их отбор к уничтожению. По факту составляется акт о выделении дел на уничтожение по требованиям Росархива. На все документы с долговременными и постоянными сроками хранения должны быть составлены описи дел. Оформляется протокол заседания членов ЭК, в рамках которого согласовываются описи и акт о выделении документов на уничтожение. Далее отчетные документы утверждает руководитель организации. На данном этапе документы готовы к утилизации.
Носители информации, подлежащие уничтожению, упаковывают в специальные мешки и отправляют для последующего измельчения на шредере.
После доставки в «Делис Архив» документы взвешивают и утилизируют с помощью шредера в присутствии членов комиссии.
Ответственные лица составляют и подписывают ещё один акт — об уничтожении документов.

Инструкция по составлению акта о физическом уничтожении документов

В отличие от утвержденной Росархивом формы акта о выделении документов на уничтожение с истекшими сроками хранения (приказ №77), нет единого стандарта оформления акта о физическом уничтожении документов. Он составляется в свободной форме, если образец не утверждён внутренними актами службы делопроизводства организации.

Несмотря на отсутствие законодательных требований к бланку, есть общепринятые реквизиты документов. Что нужно обязательно указать в акте:

количество утилизируемых материалов, вес;
способ переработки;
дату и место события;
данные и подписи лиц, участвующих в ликвидации носителей.

Пример акта о физическом уничтожении документов:

Акт о физическом уничтожении документов № 10023
10 декабря 2024 года ООО «Делис Архив» произвело конфиденциальное уничтожение на шредере документации ООО «МостСт» в количестве 200 (двухсот) единиц хранения за 2019–2023 гг. Общий вес утилизированных документов составляет 130 (сто тридцать) кг. Уничтожение осуществлялось в присутствии представителя ООО «МостСт» Н. М. Бумаковой. Работы выполнены в срок и ООО «МостСт» не имеет претензий к качеству их выполнения.
Работу сдал:		Работу принял:
Генеральный директор ООО «Делис Архив» Д. А. Авдюшин Подпись _______________ 10.12.2024		Генеральный директор ООО «МостСт» И. В. Муратов Подпись _______________ 10.12.2024

Вы можете скачать образец акта и отредактировать под свои реквизиты и особенности процедуры.

Как и сколько хранится акт о физическом уничтожении документов

Документ составляют в двух экземплярах, один из которых передаётся заказчику. Он прикладывает акт о физическом уничтожении документов к акту о выделении документов к уничтожению с истекшими сроками хранения.

Срок хранения актов об уничтожении документов определяет Приказ Росархива № 236 от 2019 года. Он составляет 3 года.

Подведём итоги

Документы с истекшим сроком хранения ликвидируют в соответствии с порядком, установленным законодательством в области архивного дела. Подтверждением проведения процедуры являются акты, которые составляются по факту уничтожения и подписываются участниками.

Подписанию акта об уничтожении предшествует трудоёмкая и ответственная работа по экспертизе ценности всей документальной базы предприятия, отбору документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению, оформлению процедуры и непосредственно утилизации. Проще всего доверить её выполнение специалистам в архивном деле — тогда риск ошибок и нарушений архивного законодательства исключён. Обращайтесь в компанию «Делис Архив» — и мы возьмём все хлопоты по уничтожению вашей документации на себя.