Сроки хранения отдельных видов документов

АВТОР

Редактор

Любая организация должна хранить документы в течение срока, установленного законом. Даже если бизнес давно закрылся, некоторые бумаги надо беречь ещё 50, а то и 75 лет. Кроме того, нельзя упускать из внимания изменения в действующих нормативах, ведь за их нарушение предусмотрены серьёзные штрафы. Рассказываем, какие правила и сроки хранения документов актуальны в 2024 году.

Какие изменения произошли в правилах и сроках хранения документов

Разберём основные правила хранения и комплектования документов, которые важно учитывать организациям в связи с принятием в 2023 году приказа Росархива № 77 (вступил в силу с 17.09.2023):

Архивные документы сдают в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Документы становятся архивными с начала года, идущим за тем, в котором они были окончены делопроизводством (п. 12 приказа № 77).

На заметку! Документ считается оконченным делопроизводством, когда его использование прекращено и он сформирован в дело в соответствии с законодательными стандартами (п. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Обычно документ включают в дело после исполнения содержащихся в нём поручений (п. 5.15 приказа Росархива от 27.05.2019 № 71).

В архив передают только документы постоянного и долговременного (более 10 лет) сроков хранения. Документ временного срока хранения (до 10 лет) остаётся в том подразделении, в котором он был создан. По завершении срока хранения необходимо провести экспертизу ценности, и на её основании составить акт о выделении к уничтожению (п. 47, подп. «в» п. 16 приказа № 77).

Перед сдачей документов в архив их группируют в обособленные дела по срокам хранения и различным признакам: теме, назначению, структуре. Это делается вне зависимости от носителя данных. Но бумажные дела должны содержать не более 250 листов при толщине папки до 4 см.

Теперь рассмотрим ряд специальных норм, действующих для документов на разных видах носителей — бумажном и электронном.

Бумажные документы

При хранении бумажных документов должны соблюдаться следующие требования, согласно приказу № 77:

Фактическое наличие бумажных архивных документов проверяют не реже одного раза в 10 лет, а если они содержат пометку «Для служебного пользования» — не реже одного раза в 5 лет.
Документы должны храниться при определённых условиях. Требования предъявляют к микроклимату, освещённости, месторасположению и т. д. Например, оптимальная температура в помещении для хранения архивных бумаг составляет 17–19 °С, а влажность — 50–55 %. Также нельзя располагать архив в подвале (ниже поверхности земли). Если документов немного, можно разместить их в шкафах и сейфах.
Поскольку обустроить архив с учётом всех требований сложно и весьма затратно, собственник документов вправе доверить хранение документов сторонним организациям.

Электронные документы

Что важно учесть при хранении документов в электронном виде:

Файлы должны размещаться в специализированной системе хранения — СХЭД (п. 4 приказа № 77). Требований к этой системе немало, они перечислены в п. 137 приказа. В их числе — хранение цифровых документов вместе с их метаданными, резервное копирование, автоматическая проверка наличия и состояния файлов, создание и копирование повреждённых экземпляров, исключение несанкционированного доступа, изменений и многие другие.
Компания может создать свою систему, подходящую под требования Росархива. Или обратиться за организацией электронного архива и СХЭД в архивную компанию, уже знакомую с требованиями законодательства.
Требования предъявляют не только к электронному архиву, но и документу, направляемому на хранение. Он должен включать структурные элементы, определённые п. 141 приказа № 77. В их числе — файл основной части (формат PDF/А), файлы приложений в соответствующих форматах, ЭЦП, описание (метаданные).

Виды документов и сроки их хранения

При определении сроков хранения документов ориентируйтесь на Приказ Росархива № 236, а именно — Перечень типовых документов к нему. Мы приведём данные по некоторым из них.

На заметку! Не игнорируйте примечания и расшифровки в Перечне. Например, в п. 267 указано, что документы учётной политики хранятся 5 лет — с примечанием «После замены новыми». Это значит, что документы хранятся 5 лет после их отмены и замены на аналогичные.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Для наглядности мы свели данные по некоторым видам бухгалтерских документов в таблицу.

Тип	Примеры типовых документов	Срок сохранения	Регулирующий норматив
Учётная политика	Рабочий план счетов, формы первичных учётных документов, регистров бухучёта	5 лет	ст. 29 № 402-ФЗ, приказ № 236
Бухгалтерская отчётность	Балансы, отчёты о финансовых результатах, целевом расходовании средств	Годовая отчётность — постоянно, промежуточная — 5 лет
Бухгалтерская отчётность		Годовая отчётность — постоянно, промежуточная — 5 лет
Первичные документы	Банковские и кассовые документы, книги, ордера, извещения банков, квитанции, накладные и авансовые отчёты	5 лет

Сроки хранения кадровых документов

Рассмотрим, какой срок хранения у некоторых кадровых документов.

Тип	Примеры типовых документов	Срок сохранения	Регулирующий норматив
Приказы и распоряжения по личному составу	О приёме, увольнении, переводе, аттестации, поощрении	50/75 лет	Приказ № 236, ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, приказ Минтруда № 320н
Приказы и распоряжения по личному составу	О ежегодных отпусках, служебных поездках, проверках	5 лет
Документы, регламентирующие трудовые отношения	Трудовые договоры, соглашения и контракты, личные дела, карточки, должностные инструкции	50/75 лет
	Об обработке персональных данных (ПД)	Постоянно
	Согласие на обработку ПД	3 года
	Трудовые книжки, аттестаты, дипломы	До востребования
	Штатные расписания	Постоянно

Сроки хранения управленческих документов

К управленческим относят документы, регламентирующие на предприятии функции управления и обеспечения: финансового, кадрового, информационного и т. д. Рассмотрим примеры таких документов и то, сколько их нужно хранить.

Тип	Документ	Срок	Норматив
Организационные документы	Устав, положения компании	Постоянно	Приказ № 236

По основной деятельности	Приказы, распоряжения	Постоянно
Планирование	Бизнес-план, смета	Постоянно

Временного пользования	Докладная записка, проекты правил, инструкций, предложения, заключения	До минования надобности

Договорные	Договоры, соглашения, контракты, протоколы разногласий	5 лет с прекращения обязательств

Как считать сроки хранения документов в 2024 году

Приказ № 236 классифицирует документы на те, что хранятся временно, постоянно, до прекращения деятельности компании, до минования надобности, до смены на другие.

Временно — это значит, что предусмотрен конкретный срок: 1 год, 5 лет, 75 лет и т. д. Важно, что начинать его отсчёт нужно с 1 января года, идущего за тем, в котором документ был окончен делопроизводством.

Заканчивается временный срок хранения документов 31 января последнего года установленного срока. Например, если документ с 5-летним сроком хранения сформирован в дело в июле 2024 года, то отсчёт начинается с 01.01.2025, а заканчивается 31.12.2030.

Для отдельных видов документов могут устанавливаться специальные правила определения начала срока хранения. Например, срок хранения первичной документации — 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). А отсчёт начинается по завершении отчётного (налогового) периода, в котором документ применялся в последний раз для подготовки отчётности, расчёта налогов, подтверждения доходов или расходов (письмо Минфина РФ№03-07-11/45829).

По завершении временного срока хранения документы подлежат уничтожению после проведения экспертизы ценности (п. 4.3 Инструкции по приказу № 237, п. 47 Правил по приказу № 77). Но при необходимости можно продлить его размещение в архиве — также на основании экспертизы (п. 4.11 Инструкции).

Под постоянным понимают срок хранения, когда документы по окончании периода временного хранения в организации передают на постоянное хранение в госархив (п. 4.4 Инструкции).

Хранение документов со сроком «до ликвидации» осуществляется до тех пор, пока организация не будет ликвидирована. По факту ликвидации документы могут проходить экспертизу ценности на предмет возможного включения в Архивный фонд РФ (п. 4.5 Инструкции).

Сохранение «до минования надобности» — это срок, определяемый самой организацией, но не менее одного года. А «до замены новыми» — срок, пока компания использует документ в работе: до его отмены и замены другим.

Срок 50/75 лет, касающийся документации по личному составу, означает, что в зависимости от года завершения делопроизводства, их нужно хранить:

до 01.01.2003 года — 75 лет;
после 01.01.2003 года — 50 лет.

Какие штрафы будут за отсутствие документов

При нарушении правил хранения документов к организации могут быть применены штрафные санкции:

по ст. 13.20 КоАП РФ: на граждан — в размере от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц — в размере от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
по ст. 13.25 КоАП РФ: на должностных лиц — в размере от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.

Аналогичные санкции возможны в случае утраты (отсутствия при проверке) документа, размещённого в архиве организации.

Кроме того, организации как работодателю, нарушившему правила ведения кадровых документов, может быть выписан штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: на должностное лицо или ИП — до 5000 рублей, на юрлицо — до 50 000 рублей.

Если нарушение правил хранения документов сопровождается нарушением норм законодательства о защите персональных данных, то возможны штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ: на должностное лицо — до 20 000 рублей, на юрлицо — до 100 000 рублей.

Возможна ответственность по ст. 140 УК РФ при отказе в предоставлении документов, которое привело к нарушению прав и интересов граждан. В соответствии со ст. 15 ГК РФ, возможен гражданский иск в случае убытков, причинённых недобросовестным выполнением требований по сохранению деловой документации.

Чтобы избежать штрафов и других негативных последствий, необходимо ответственно отнестись к хранению документов. Архивное дело — сложная, требующая определённых знаний и опыта деятельность, поэтому лучше доверить его ведение специализированным организациям. «Делис Архив» более 20 лет оказывает полный цикл архивных услуг. Мы поможем вам навести порядок в документации и организовать её правильное хранение.