По мере накопления документов в компании встаёт закономерный вопрос об их хранении. Просто взять и уничтожить большинство из них нельзя, причём даже если бизнес уже прекратил свое существование. А к хранению предъявляются довольно высокие требования, которые определены правилами Росархива и отдельными федеральными законами. Рассказываем о положениях нормативной базы, касающихся организации хранения документов в 2025 году.
Для кого действуют новые правила хранения документов
Органы власти, государственные, частные организации и граждане должны хранить документы по правилам, установленным федеральными, региональными и местными нормативными актами (ч. 5 ст. 14 ФЗ № 125). Этой правовой базой должен руководствоваться каждый пользователь, который использует архив и работает с ним.
Главный нормативный акт, который регулирует хранение документов, — новый приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 года. Он заменил собой приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 г.
Приказ № 77 от 31.07.2023 г. представляет собой свод правил, введённых для исполнения положений закона об архивном деле организациями и органами власти. То есть требования этого норматива в общем случае должны выполняться всеми юридическими лицами (п. 1 приказа). Вместе с тем ч. 1 ст. 17 ФЗ № 125 обязывает обеспечивать сохранность бумажных и электронных источников информации не только юрлиц, но и ИП, граждан, работающих с архивной документацией.
Приказ № 77 — полезное практическое руководство для всех пользователей документов. Он диктует порядок и требования к организации учёта, использования, комплектования и хранения архивной документации. А сроки, в течение которых необходимо обеспечивать сохранность документов, приведены в приказе
Росархива № 236.
Архивное хранение документов
Экономичное и надёжное хранение
любых объемов документов
Какие документы следует передавать в архив
Документы, используемые организацией или ИП при осуществлении своей деятельности, образуют документальный фонд. А часть его, включающая архивные документы, формирует архивный фонд. К последнему относят те документы, которые имеют реквизиты для идентификации, уже закончены делопроизводством (сформированы в дело) и представляют ценность для компании, общества или государства. Такие архивные документы должны размещаться в специально оборудованном хранилище — архиве, если установленный их срок хранения более 10 лет (по приказу № 236).
В архив документ передаётся не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Например, если использование документа со сроком хранения более 10 лет прекращено в 2024 году, то с 01.01.2025 года он приобретает статус архивного. А с 01.01.2026 года и не позднее 31.12.2027 года его нужно отдать на хранение в архив.
Если документ имеет срок хранения по закону до 10 лет, передача его в архив не требуется — разве что по решению самой компании, закреплённому в локальном акте. То есть такие документы можно держать в том подразделении компании, в котором они хранились ранее. Но если в помещении подразделения нет условий для обеспечения сохранности документов, руководитель может издать решение о переводе их на архивное хранение.
Хранение архивных документов по новым правилам
Мероприятия по учёту, использованию и хранению архивных документов условно можно разделить на два этапа:
● до их перемещения в архив (или на хранение в подразделение компании);
● после передачи в архив.
Рассмотрим оба этапа подробнее.
Использование и хранение документов до передачи в архив
До отправки в архив или размещения на хранение в подразделении компании документ используется в текущей работе. Его учёт ведётся с помощью специального регистра — номенклатуры дел (п. 7 Правил Росархива). Она представляет собой таблицу, в которой приведены названия всех видов документов, используемых компанией, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел (НД) — официальный учётный документ, ежегодно обновляемый и утверждаемый руководителем компании. Составляют перечень по форме, приведённой в приложении № 1 к приказу № 77.
В конце каждого года в номенклатуру вносится итоговая запись, которая отражает количество заведённых дел, подлежащих хранению (п. 13 Правил): постоянно, до 10 лет и более 10 лет. Сведения фиксируются в привязке к типу носителя — бумажный или электронный.
Текущий учёт документации в компании может вестись любым удобным способом. Многие организации для этого используют рабочую номенклатуру дел — копию официальной. В рабочий вариант таблицы в течение года можно вносить изменения. Такой учёт в дальнейшем упрощает ежегодный процесс обновления НД.
Важно! Номенклатура дел прошлого года сама по себе образует архивный документ, подлежащий постоянному хранению (п. 157 приказа № 236).
Читайте подробнее о правилах оформления номенклатуры дел.
В определённый момент документы теряют актуальность в текущей деятельности компании, они переходят в статус “законченные делопроизводством” (п. 12 Правил). Например, когда по изданным приказам выполнены все поручения или договоры с контрагентами расторгнуты. Их группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела постоянного или временного (со сроком более 10 лет) хранения подлежат полному оформлению и описанию, которое включает такие основные действия (п. 50 Правил):
● проведение экспертизы ценности и формирование документов в дела;
● составление внутренних описей документов дела (приложения № 5, 11 к Правилам);
● нумерацию листов дела;
● составление листов-заверителей (приложение № 4);
● подшивку, переплёт;
● оформление обложки (приложение № 6);
● составление сводной описи.
Если срок документов, завершённых делопроизводством, не превышает 10 лет, проводится их частичное оформление (п. 8.35 приказа Росархива № 44). Дела размещают в папках, без обязательной нумерации листов и использования листов-заверителей. На обложку наносят реквизиты — названия фирмы и подразделения, заголовок дела, срок его хранения.
Через год после завершения делопроизводства документы со сроком хранения более 10 лет можно передавать в архив. До этого времени они находятся на хранении в структурном подразделении компании. Там же хранят документы со сроком хранения до 10 лет — до момента уничтожения. Размещение документа в структурном подразделении до передачи в архив или на утилизацию называется оперативным хранением.
Хранение документов в архиве
Архивные документы размещают в специально оборудованном месте. Это может быть внутреннее хранилище организации, которое оснащают в отдельном здании или помещении. Если обособленного места нет, дела могут быть размещены в запирающихся шкафах и сейфах.
Передача документов во внутренний архив компании состоит из нескольких шагов:
● Проведение экспертизы ценности документов экспертной комиссией, состоящей из сотрудников компании.
● Подготовка описей дел. Как мы уже говорили ранее, документы на хранение формируют в дела и оформляют по правилам Росархива. Составляются описи на дела, подлежащие постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению. Эти описи утверждает руководитель.
● Передача документации в архив — по графику, утверждённому руководителем. При принятии в каждом экземпляре описи ставится отметка о приёме, указывается количество дел и дата процедуры.
Также документация компании может храниться в муниципальном или государственном архиве. Обычно для коммерческой организации причинами сдачи туда документов являются ликвидация и банкротство. Отметим, что передача документов в госархив — довольно сложная и долгая процедура.
Из-за того, что архив должен соответствовать многим требованиям по пожарной безопасности, санитарно-гигиеническим и климатическим нормам, многие компании предпочитают отдать документы на хранение в частную архивную организацию. В этом случае процедура передачи гораздо проще, чем при сотрудничестве с госархивом. Например, архивная компания «Делис Архив» при необходимости может взять абсолютно все хлопоты на себя.
Читайте подробнее о процедуре передачи документов на хранение в архив.
Как правильно уничтожить документацию
Документацию с истекшим сроком хранения можно уничтожить — как при размещении в структурном подразделении, так и в архиве (п. 14, 47 Правил). Отбирает документы экспертная комиссия, анализируя документальную базу предприятия. Документы, имеющие постоянные и долговременные сроки хранения, упорядочивают и заносят в описи, которые утверждает руководитель. После утверждения описей дел по личному составу и основной деятельности формируется акт на уничтожение, который тоже утверждает руководитель. Только после этого документы можно уничтожить.
Закон не устанавливает способы утилизации, но чаще всего используют промышленный шредер, который надёжно и быстро уничтожает большие объёмы без возможности восстановления. Например, оборудование компании «Делис Архив» перерабатывает до 2000 кг материалов в час. По факту проведения процедуры также формируют акт с указанием подробностей — даты, времени, количества и веса документов.
Оба акта — на уничтожение и о проведении процедуры — образуют архивные документы, подлежащие постоянному хранению — размещению в архиве (п. 170 приказа № 236).
Как хранить электронные документы
Наряду с бумажным хранилищем компания может иметь цифровое. Электронные документы, после их проверки и обогащения необходимыми метаданными могут размещаться на внешних носителях информации или в системе хранения электронных документов (СХЭД).
При любом варианте электронные документы также хранятся в течение сроков, определённых приказом № 236.
СХЭД должна соответствовать многим требованиям:
● по защите данных, функционалу для резервного копирования (п. 134, 137 Правил Росархива);
● по совместимости с другими внутренними информационными системами компании (п. 135);
● по обеспечению надёжного учёта движения документов, их перемещения на архивное хранение (п. 138) и другим.
Для создания цифрового архива могут использоваться собственные ресурсы компании: IT-сотрудники, оборудование, ПО. Но чаще из-за обилия требований организацию электронного архива или внедрение СХЭД отдают на аутсорсинг.
Если вы нуждаетесь в помощи по организации и ведению архива компании, подготовке документов к архивированию, созданию электронного документооборота или цифрового хранилища, обращайтесь в компанию «Делис Архив». Более 20 лет мы оказываем полный спектр архивных услуг, помогаем компаниям оптимизировать документооборот и правильно организовать хранение документов. Закажите звонок — мы перезвоним и подробно расскажем об условиях сотрудничества.
Все благодарности
Смотреть отзывы
