Особенности хранения электронных документов

АВТОР

Редактор

10.01.2025

Электронные документы легче и быстрее формировать, подписывать, обрабатывать, искать и отправлять получателю, чем бумажные. Кроме того, они не занимают полезную площадь в офисе. Однако хранение электронных документов и их архивная обработка имеют свои особенности, а также требуют соблюдения определённых условий и правил, установленных Росархивом.

Методы хранения электронных документов в архиве

Требования к хранению электронных документов в архиве организации не менее строгие, чем для бумажных. Ведь компания также должна в течение определённого срока обеспечить их целостность, не допустить порчи, утраты или утечки конфиденциальных данных.

Согласно п. 132 Правил по новому приказу Росархива № 77, электронные архивные документы могут размещаться на хранение:

на физически обособленных носителях — флешках, внешних дисках;
в специальных системах хранения электронных документов (СХЭД).

Хранение архивных документов на диске обычного ПК приказом № 77 не предусмотрено. Это объясняется высоким риском утраты, порчи документа или несанкционированного доступа, например при случайном или намеренном удалении, заражении вирусом или взломе.

К носителям электронной документации закон предъявляет высокие требования — мы рассмотрим их далее. Поэтому многие компании обращаются за организацией электронного архива или хранением юридически значимых электронных документов в архивные компании. Компания «Делис Архив» готова предложить специализированное ПО для хранения электронных документов, а также соответствующие условия для хранения физических носителей информации.

Особенности и правила хранения электронных документов в СХЭД

Чтобы в СХЭД можно было размещать электронные документы, она должна обеспечивать достаточный уровень защиты информации — в соответствии с положениями ФЗ № 390, 149, 152, постановления Правительства РФ № 1235, приказа ФСТЭК России № 17. Кроме того, электронный архив должен быть совместим с системой электронного документооборота предприятия (ЭДО).

Также правила хранения по приказу № 77 устанавливают обязательный функционал СХЭД:

приём, размещение архивных документов с метаданными;
систематизация и учёт документации;
обмен данными с локальной системой документооборота;
формирование описей и иных архивных учётных документов;
резервное копирование, восстановление документации;
контроль наличия документа и подтверждение его юридической значимости;
уведомление об истечении срока хранения;
удаление в соответствии с актом о выделении к уничтожению;
передача на архивное хранение в госархив.

И это только некоторые опции и требования, на деле их больше — основные приведены в п. 134–158 приказа № 77. Правила Росархива также описывают файлы, из которых должен состоять архивный документ (п. 141) — это файлы основной части в формате PDF/А, приложений, электронной подписи, метаданных.

Несмотря на непростую организацию СХЭД, хранить документы в ней очень удобно — всё благодаря автоматизации большинства процессов: от поиска конкретного файла до проверок всей документальной базы компании.

Когда документ поступает в СХЭД, он автоматически проверяется на соответствие архивным требованиям, вирусное ПО, наличие проверки ЭЦП на подлинность. Однако может потребоваться и вмешательство со стороны работников архива. Например, выборочная проверка поступающих файлов (1 % от принимаемого объёма) на воспроизводимость, если нет автоматической опции.

Введение СХЭД и порядок работы регламентируется локальными актами, в том числе разграничение доступа к документам разных сотрудников.

Особенности и правила хранения цифровых физических носителей

Правила хранения Росархива предписывают размещать физический носитель электронных документов в упаковке, которая рекомендована его производителем. Если в компании есть СХЭД, на хранение диск передаётся в одном экземпляре, в противном случае — в двух. На корпусе носителя (футляре) должен быть ярлык, который содержит следующие сведения (п. 145 Правил):

название компании;
номер документального фонда;
номер описи документов, дел;
крайние даты по документации;
сведения о разграничении доступа (при наличии).

Архивирование и хранение электронных документов на дисках или иных цифровых носителях информации включает довольно много мер по обеспечению сохранности. Как и в случае с обычными бумажными носителями, необходимо обустроить архив — обособленное хранилище, которым может быть отдельное помещение, запирающийся шкаф или сейф. При этом диски и бумаги должны храниться отдельно. А при размещении носителей в металлических шкафах (стеллажах) и контейнерах важно, чтобы места хранения были размагничены и заземлены (п. 151 Правил).

Есть требования и к условиям окружающей среды в архивохранилище. Например, оптимальная температура воздуха в помещении, где хранятся магнитные диски и дисковые накопители, должна быть 8–18 °C, а влажность — 45–65 %.

Как и в случае с бумажными документами, в отношении электронных проводят экспертизу ценности — при подготовке к хранению и принятии решений об уничтожении. При этом экспертиза устанавливает, воспроизводимы ли цифровые данные, могут ли открываться. Каждые 5 лет ответственными лицами проводится проверка носителей: на физическое и техническое состояние, наличие вредоносного ПО и т. д.

На заметку! Согласно п. 143 Правил Росархива, электронные архивные документы на дисках при передаче в архив должны включаться в СХЭД. Дальнейшее хранение только на физическом носителе возможно при условии, что не требуется использование документов в качестве юридически значимых, они предназначены для ограниченного круга лиц (кадровому, бухгалтерскому отделу) или их невозможно разместить в СХЭД. Именно поэтому компании часто совмещают оба способа хранения электронных документов — в СХЭД и дисковый.

Как выполнить опись электронного архива

Опись представляет собой полный справочник документов. Её составление — одна из ключевых процедур при передаче электронной документации в архив. Графы описи цифровых документов содержат такие сведения (п. 146 Правил Росархива):

название фонда;
номер описи;
номер документа по описи;
индекс и заголовок дела по номенклатуре дел компании — общей для всех типов документации компании;
вид, название, регистрационный номер и дата документа;
конкретный срок хранения;
примечание.

К описи составляют реестры файлов, где ведётся учёт каждого файла электронного архивного документа. Приводится не только его название, номер по реестру и описи, но и данные по последнему изменению, формату, объёму в байтах. Реестры хранятся в цифровом формате. Опись и реестр файлов составляют по форме, приведённой в приложении 12 Правил Росархива.

Также все описи электронных документов должны отражаться в реестре, составленном по форме, приведённой в приложении № 26.

Отдельные описи составляют на электронные документы постоянного хранения и сроком свыше 10 лет. А если выявлены документы, не подлежащие хранению, то на них формируют акт на уничтожение.

Поскольку составление описи дел, реестров довольно трудоёмкая работа, требующая внимательности, опыта и знания архивного дела, многие компании предпочитают отдавать архивную обработку документов на аутсорс.

Сроки хранения документов в электронном виде

Вне зависимости от типа носителя документа, сколько его необходимо хранить, определяется общим правовым актом — приказом Росархива № 236. В нём приведены сроки для отдельных групп документации: бухгалтерской, кадровой, управленческой. Приказ делит документы на те, что хранятся временно (определённый срок), постоянно, до ликвидации компании, до замены новыми, до минования надобности и т. д.

Начинать отсчёт конкретно обозначенного срока (5, 10, 75 лет) нужно с 1 января года, идущего за тем, в котором документ был окончен делопроизводством. На хранение в архив нужно сдавать только те документы, срок хранения которых постоянен или более 10 лет. Если он меньше, можно держать документ вне архивного хранилища, а после истечения срока уничтожить. Впрочем, компания по своему усмотрению вправе передавать в архив любые документы и с разными сроками хранения, но это должно быть закреплено во внутреннем акте, определяющем порядок хранения документов.

Передача в архив происходит не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года по окончании того года, в котором дело завершено делопроизводством. Сроки хранения документов наряду с их названиями отражаются в номенклатуре дел организации — общей как для электронных, так и для бумажных документов.

На заметку! Номенклатура встраивается в СХЭД в качестве справочника (п. 10 Правил по приказу № 77).

Особенности уничтожения электронных архивных документов

По истечении срока хранения, установленного законом, документы можно уничтожить. Процедура подготовки схожа у документов на разных типах носителей (п. 158 приказа № 77).

Как и в отношении бумажных документов, экспертная комиссия (ЭК) проводит экспертизу ценности электронных и по её итогам составляет акт на уничтожение. Документы с постоянными и свыше 10 лет сроками хранения заносятся в описи и утверждаются руководителем. Затем в соответствии с предложением ЭК оформляется акт на уничтожение, его утверждает руководитель, после чего электронные документы можно уничтожить. Цифровые документы могут выделяться к уничтожению отдельным актом или вместе с бумажными.

Уничтожаются электронные документы с помощью физических способов (нагрев, измельчение в шредере) или программно-аппаратных средств. По факту утилизации должен выдаваться акт, в котором указывают подробности проведённой процедуры: дата, время, способ и т. д.

На заметку! Если для уничтожения документов вы привлекаете стороннюю компанию, убедитесь, чтобы у неё была лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации.

Достоинства хранения документов в СХЭД

Организация СХЭД упрощает управление большим объёмом документов. Информационная система имеет много преимуществ:

Систематизация и оптимизация документооборота, освобождение площадей предприятия.
Автоматизация процессов учёта документов, контроля сроков хранения, проверок и т. д.
Быстрое выполнение различных операций — поиска файлов, копирования, отправки, удалённого просмотра, печати.
Возможность оперативного перемещения большого объёма данных.
Освобождение сотрудников от рутинных задач по наведению порядка в документации.
Безопасность хранения за счёт высокого уровня защиты конфиденциальной информации, разграничения доступа к документам.

Если вы тоже хотите получить все преимущества электронного архива и оптимизировать документооборот, обращайтесь в компанию «Делис Архив». Наши специалисты возьмут на себя все этапы по архивной обработке, созданию архива и уничтожению ненужных документов. Мы гарантируем высокий уровень конфиденциальности, что подтверждает лицензия ФСТЭК. Звоните или закажите обратный звонок — и мы подробно расскажем об условиях сотрудничества.