Журнал регистрации приказов по основной деятельности: образец заполнения, ведение, сроки хранения

АВТОР

Редактор

20.08.2024

В ходе работы любая компания создаёт много распорядительных документов. Внутренние распоряжения по производственным и организационным аспектам — это и есть приказы по основной деятельности. Чтобы упорядочить документацию, её регистрируют в специальном журнале. Как это правильно делать, расскажем в статье.

Для чего нужно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности разрабатывают все компании вне зависимости от организационно-правовой формы и сферы бизнеса. Их издают, например, в отношении таких аспектов:

производство, организация работы компании;
планирование;
стратегия продаж;
списание дебиторской задолженности компании;
расширение структуры организации — открытие новых филиалов и подразделений;
назначение сотрудников на руководящие должности;
утверждение внутреннего трудового распорядка и штатного расписания;
соблюдение коммерческой тайны;
установление порядка отчётности и т. д.

Вести учёт всех этих документов помогает журнал регистрации приказов по основной деятельности. Его оформляют наряду с другим видом журнала — регистрации приказов по личному составу.

По закону вести журнал обязательно только для аптек и фармацевтических компаний (приказ Минздрава № 647н от 31.08.16). На остальные предприятия эта обязанность не распространяется. Но отметим, что журналы регистрации приказов входят в пункт 182 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого Росархивом (приказ № 236). Из этого можно сделать вывод, что компании должны вести и хранить эти документы.

Какие задачи решает ведение журнала:

Упорядочивает и упрощает документооборот.
Фиксирует распорядительные документы, наделяет их юридической силой. Например, журнал при необходимости подтвердит наличие конкретного приказа и ознакомления с ним, если возникнут споры с сотрудником.
Улучшает контроль за большим объёмом управленческой документации.
Помогает ориентироваться в приказах, облегчает поиск нужного документа, позволяет получить информацию о его содержании и другие краткие сведения.

Образец заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Унифицированная форма журнала законом не установлена. Поэтому бланк можете разработать самостоятельно с учётом специфики предприятия. Ещё можно скачать стандартный готовый журнал учёта или приобрести отпечатанный типографией, если он удовлетворяет требованиям вашей организации.

Образец оформления журнала приказов по основной деятельности.

Разработанный или приобретённый бланк журнала должен быть утверждён руководителем компании в её учетной политике и использоваться как унифицированная форма.

Если вы самостоятельно разрабатываете журнал, учитывайте, что должны соблюдаться определённые требования к оформлению:

У журнала должна быть обложка (титульный лист), на которой прописывают полное название организации, наименование документа, даты начала и окончания внесения информации.
На обложке указывают индекс дела, согласно утверждённой номенклатуре дел.
Обязательно вносят сведения об ответственных за заполнение журнала сотрудниках — на титульном листе, его обороте, последней странице, в нижней части каждой страницы или отдельном листе.
Для внесения информации применяют шариковые ручки с синим, чёрным или фиолетовым стержнем. Записи должны быть чёткими и разборчивыми.
При внесении исправлений ошибочные данные зачёркивают сплошной линией — правильную запись делают под новым порядковым номером.
К оформлению журнала приказов предъявляются такие же требования, как к бланку строгой отчётности. Поэтому для обеспечения сохранности данных все листы пронумеровывают в порядке возрастания, прошивают шпагатом и скрепляют заверительной записью и печатью предприятия.
По окончании заполнения журнала на титульном листе указывают дату внесения последней записи. Оставшиеся пустые листы и строки перечёркивают, на последней странице указывают число листов, содержащих информацию.

Важно регулярно проверять правильность ведения документа ответственным лицом. На крупных предприятиях этим обычно занимается начальник канцелярии или службы делопроизводства. Он проверяет актуальность и правильность внесения данных, сохранность листов. Периодичность проверки закреплена в инструкции по делопроизводству или других локальных актах компании.

Можно ли вести журнал в электронном виде

Поскольку форма журнала законом не утверждена, его можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. А также совмещать оба варианта. Но учтите, что при выявлении несоответствий в записях двух форм предпочтение отдадут бумажному варианту, а не цифровому. Поэтому при комбинации форм ведения важно следить, чтобы информация вносилась синхронно.

Цифровая версия журнала удобнее в ведении: проще заносить данные, они разборчивы, минимален риск ошибок и опечаток, в документах легче ориентироваться и искать нужный. Если на предприятии используется или планируется внедрение системы электронного документооборота, то и учёт приказов по основной деятельности целесообразно вести в цифровом формате.

Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Для журналов регистрации приказов по основной деятельности установлен постоянный срок хранения. Это значит, что после временного хранения в организации их нужно передать в государственный или муниципальный архив на постоянное хранение.

По завершении каждого года журналы подшивают в дела и отправляют в архив предприятия. По окончании срока их хранения или в случае, если компания ликвидируется, документы передают в государственный или муниципальный архив.

Если вы столкнулись с трудностями в разработке, ведении или хранении журнала регистрации приказов, обращайтесь в «Делис Архив». Мы поможем правильно составить документ с учётом специфики деятельности вашей компании. Специалисты нашей организации изучат ваш документооборот и подскажут, как его оптимизировать. А при необходимости мы поможем подготовить и передать документы в госархив.