В ходе работы любая компания создаёт много распорядительных документов. Внутренние распоряжения по производственным и организационным аспектам — это и есть приказы по основной деятельности. Чтобы упорядочить документацию, её регистрируют в специальном журнале. Как это правильно делать, расскажем в статье.
Для чего нужно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
Приказы по основной деятельности разрабатывают все компании вне зависимости от организационно-правовой формы и сферы бизнеса. Их издают, например, в отношении таких аспектов:
-
производство, организация работы компании;
-
планирование;
-
стратегия продаж;
-
списание дебиторской задолженности компании;
-
расширение структуры организации — открытие новых филиалов и подразделений;
-
назначение сотрудников на руководящие должности;
-
утверждение внутреннего трудового распорядка и штатного расписания;
-
соблюдение коммерческой тайны;
-
установление порядка отчётности и т. д.
Вести учёт всех этих документов помогает журнал регистрации приказов по основной деятельности. Его оформляют отдельно от документов регистрации приказов по личному составу, поскольку для них установлены другие сроки хранения.
Федеральное законодательство не устанавливает общей обязанности всех организаций вести именно бумажный журнал регистрации приказов по основной деятельности. Ранее такая обязанность была прямо предусмотрена для субъектов розничной торговли лекарственными препаратами подпунктом «и» пункта 5 Правил, утверждённых приказом Минздрава России от 31.08.2016 № 647н. Этот приказ утратил силу с 1 сентября 2025 года и заменён приказом Минздрава России от 29.04.2025 № 259н. Действующие Правила относят приказы и распоряжения руководителя по фармацевтической деятельности к документации системы качества и предусматривают журналы, фиксирующие процессы системы качества, но отдельный журнал регистрации приказов больше прямо не назван. Аптечная организация закрепляет состав и формы документации в своей системе качества.
При этом подпункт «а» статьи 182 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, устанавливает постоянный срок хранения для документов — журналов, реестров и баз данных — регистрации и контроля распорядительных документов по основной деятельности. Включение документа в Перечень определяет срок хранения уже созданного регистрационного документа, но само по себе не обязывает организацию использовать именно бумажный журнал. Способ регистрации следует закрепить в инструкции по делопроизводству или другом локальном акте.
-
Какие задачи решает ведение журнала:
-
Упорядочивает и упрощает документооборот.
-
Фиксирует факт регистрации распорядительного документа. Сам журнал не наделяет приказ юридической силой, но помогает подтвердить его наличие, дату регистрации и движение в организации.
-
Улучшает контроль за большим объёмом управленческой документации.
-
Помогает ориентироваться в приказах, облегчает поиск нужного документа, позволяет получить информацию о его содержании и другие краткие сведения.
Подробнее об организации процессов: ведение и организация документооборота на предприятии.
Образец заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности
Унифицированная форма журнала законом не установлена. Поэтому бланк можно разработать самостоятельно с учётом специфики предприятия либо использовать подходящий готовый образец.
Форму журнала и порядок его ведения утверждает руководитель организации в инструкции по делопроизводству, положении о документообороте, альбоме форм или отдельном приказе. Включать журнал в учётную политику обязательно только тогда, когда это предусмотрено внутренней системой документов самой организации; общей нормы о таком включении нет.
При самостоятельной разработке журнала целесообразно закрепить следующие требования к оформлению:
-
На обложке или титульном листе указывают полное наименование организации, название документа, индекс дела по номенклатуре дел, даты начала и окончания ведения.
-
Определяют ответственного работника и состав регистрационных данных: номер и дату приказа, краткое содержание, автора или подразделение, отметки о направлении и исполнении при необходимости.
-
Для бумажного журнала локальным актом устанавливают допустимые средства записи и порядок исправления ошибок. Исправление должно позволять прочитать первоначальную запись и идентифицировать внесшего его работника.
-
Нумерацию, прошивку, заверительную надпись и применение печати устанавливают с учётом выбранной формы журнала и локальных правил. Общего требования считать такой журнал бланком строгой отчётности и обязательно скреплять печатью для всех организаций нет.
-
По окончании ведения указывают дату последней записи и закрывают журнал в соответствии с инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел.
Важно регулярно проверять правильность ведения документа ответственным лицом. На крупных предприятиях этим обычно занимается начальник канцелярии или службы делопроизводства. Периодичность проверки закрепляют в инструкции по делопроизводству или других локальных актах компании.
Можно ли вести журнал в электронном виде
Поскольку унифицированная форма журнала законом не утверждена, его можно вести как на бумаге, так и в электронном виде, а при необходимости совмещать оба варианта. Общего правила о безусловном приоритете бумажной записи перед электронной нет. Организации следует определить в локальном акте, какая система или форма является официальным источником регистрационных данных, и исключить появление несогласованных дубликатов.
Электронная версия журнала удобнее в ведении: проще заносить данные, снижается риск неразборчивых записей, в документах легче ориентироваться и искать нужный. Если на предприятии используется или планируется внедрение системы электронного документооборота, учёт приказов по основной деятельности целесообразно вести в цифровом формате. При этом необходимо обеспечить подлинность, целостность, доступность, резервное копирование и возможность воспроизведения записей в течение всего срока хранения.
Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности
Для документов регистрации и контроля распорядительных документов по основной деятельности установлен постоянный срок хранения — подпункт «а» статьи 182 Перечня Росархива. Термин «Постоянно» применяется с учётом примечания к Перечню: документы организаций — источников комплектования государственных или муниципальных архивов передаются на постоянное хранение после окончания установленного периода временного хранения в организации. Организации, которые не являются источниками комплектования, должны хранить такие документы не менее 10 лет.
По завершении календарного года закрытые журналы или выгрузки из электронной системы формируют в дела по номенклатуре дел и передают в архив организации. При ликвидации судьбу документов определяют по результатам экспертизы ценности и в порядке, предусмотренном законодательством об архивном деле; автоматической обязанности передавать каждый журнал любой коммерческой организации в государственный или муниципальный архив нет.
Общие требования к хранению и передаче архивных документов установлены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации.
Если вы столкнулись с трудностями в разработке, ведении или хранении журнала регистрации приказов, обращайтесь в «Делис Архив». Мы поможем составить документ с учётом специфики деятельности компании, изучим документооборот и подскажем, как его оптимизировать. При необходимости специалисты подготовят документы к передаче в соответствующий архив.
Нормативные источники
