Документы по личному составу: что это, сроки хранения, виды

АВТОР

Редактор

20.11.2024

Документы по личному составу есть на любом предприятии. Они формируются в ходе трудовой деятельности работника и подлежат ответственному хранению. Часто бумаги остаются в архиве организации на многие годы. Рассказываем о том, какие бывают документы по личному составу, об их особенностях и сроках хранения.

Документы по личному составу — что это

Документы по личному составу (по кадровому составу, по персоналу, по кадрам) — это архивные документы, которые отражают трудовые правоотношения между компанией и сотрудниками (п. 3 ст. 3 ФЗ № 125-ФЗ).

В ходе трудовой деятельности различные взаимодействия между работником и работодателем фиксируются документально, будь то приём на работу, назначение на должность, выплата зарплаты, предоставление отпуска, перевод, увольнение и т. д. Всё это оформляется документами по личному составу. С каждым из них сотрудник должен быть ознакомлен под подпись, а при необходимости по заявлению может получить копию. Поскольку эти бумаги содержат ценную информацию, то считаются социально-значимыми, подлежат долговременному архивному хранению и требуют особых условий хранения.

Перечни документов по личному составу: правовая база

Точной и единой классификации документов по личному составу законом не установлено. Поэтому для составления перечня бумаг конкретного предприятия могут использоваться различные правовые акты, которые предлагают своё разделение на группы. Например, можно ориентироваться на Перечень типовых архивных документов по приказу Росархива № 236, прежде всего на документы, приведённые в разделах 7 («Трудовые отношения»), 8 («Кадровое обеспечение») и 4.2(«Учёт оплаты труда»).

Также отдельные виды документов приводятся в разделах:

1 («Организация системы управления») — штатные расстановки (п. 42 Перечня);
2 («Планирование деятельности») — индивидуальные планы работников (п. 203);
12 («Социально-бытовые вопросы») — договоры о медицинском обслуживании работников (п. 633).

Кроме того, довольно подробные перечни приведены:

в Методических рекомендациях по работе с бумагами по личному составу, разработанных ВНИИДАД;
в Методических рекомендациях по экспертизе ценности этих документов.

Эти рекомендации не носят обязательный характер, но могут использоваться любыми компаниями для классификации документов по кадровому составу. Рассмотрим, какие их виды указаны в приведённых актах, и ознакомимся с правилами определения сроков хранения.

Виды и особенности документов по личному составу

Главная особенность всех кадровых документов, которую необходимо учитывать работодателю, — это конфиденциальность. Необходимо соблюдать требования законодательства по защите персональных данных сотрудников, в том числе безопасность электронного хранения, если используете ЭДО.

Вторая особенность — это возможность регламентировать порядок работы с документами по персоналу локальными актами. В них вы можете обозначить перечень документации, формы, сроки хранения, ответственных лиц и т. д. Для классификации кадровых бумаг мы рекомендуем опираться на вышеназванную правовую базу.

Например, пункт 1.1 Методрекомендаций по работе с документами по кадрам предлагает их разделение на такие группы:

О трудовой деятельности

К этой группе отнесена документация о приёме работников, переводах, перемещениях, заменах на других специалистов, совмещении, расторжении контрактов, отпусках, присвоении разрядов, особых званий, поощрениях, наградах, дисциплинарных мерах, командировках, аттестации. Это различные приказы, трудовые договоры или служебные соглашения.

По учёту кадров

В эту группу входят личные карточки, трудовые книжки, личные дела, журналы учёта, невостребованные персональные документы.

По зарплате

Сюда относят бумаги, связанные с начислением и выплатой заработка. Это табели для учёта рабочего времени сотрудников, лицевые счета, ведомости по оплате, акты о выполненных работах.

По охране труда

В эту группу входят документы-основания для льгот (например, перечни трудящихся во вредных и опасных условиях), табели, путевые листы, наряды-допуски, различные акты, заключения о нештатных ситуациях.

В п. 2.1 Методрекомендаций по экспертизе ценности документацию по персоналу делят на семь групп:

о приёме, перемещении сотрудников, их аттестации и увольнении;
о награждении;
учётная документация;
зарплатная документация;
о деятельности на вредных и опасных производствах;
отчётная кадровая документация;
трудкнижки, вкладыши, невостребованные источники (об образовании, квалификации).

В п. 2.1.1–2.1.7 Методрекомендаций подробно расписаны наименования документов, применяемых в рамках трудовых отношений. Например, к числу зарплатных источников отнесены расчётные листки, налоговые декларации. К документации о вредных и опасных производствах — списки соответствующих им профессий, должностные инструкции, книги записи отработанного времени.

Составляя номенклатуру дел для своего предприятия, можно ориентироваться и на документы по кадрам, приведённые в приказе Росархива № 236. В их числе — договоры, приказы, распоряжения, дополняющие их документы — о приёме, переводе (и иных событиях, отражающих статус работника), отпусках, проверках, командировках.

Учитывайте, что помимо перечисления документов по кадрам приказ устанавливает сроки хранения для каждого из них. Это может быть хорошей подсказкой, если вы не владеете такой информацией.

Сроки хранения документов по личному составу

Юридические лица и ИП обязаны хранить документацию по личному составу в течение установленного срока (ст. 17 ФЗ № 125). По общему правилу он составляет (ст. 22.1):

75 лет — при завершении производства по документу до 01.01.2003 года;
50 лет — при завершении после 01.01.2003 года.

Вместе с тем, как следует из п. 4 ст. 22.1, правило не действует в отношении бумаг, для которых актуальными перечнями от Росархива определены иные сроки сохранения. В 2024 году актуален список, определённый приказом № 236. Как мы уже говорили, в нём отражены десятки видов документов вместе со сроками их хранения.

Например, по нему сроки для трудовых договоров — 75 или 50 лет, как по общему правилу (п. 435). А для приказов, распоряжений (п. 434):

об отпусках сотрудников, проверках, командировках — 5 лет, по должностям на вредных и опасных производствах — 75 или 50 лет, как по общему правилу;
о дисциплинарных мерах — 3 года.

Срок для описей дел по личному составу, если они использовались в деятельности, но не были утверждены (согласованы), — до минования надобности (п. 172 Перечня). Для документации конкурсных комиссий — 15 лет (п. 437), для бумаг по кадровому резерву — 5 лет (п. 439).

Некоторые типы документов перечня № 236 имеют постоянный срок хранения. Это, например, фонды зарплаты (п. 293), положения о премировании (п. 294), документация по использованию персональных данных (п. 440). Постоянный срок означает, что архивные документы подлежат передаче на постоянное хранение в архив после завершения срока их временного хранения в организации:

через 10 лет — при хранении частной компанией, органом власти региона;
через 15 лет — при хранении федеральным органом, государственной компанией.

По завершении срока хранения организация:

Проводит экспертизу ценности документационных материалов.
По итогам экспертизы уничтожает документ либо продлевает срок хранения.

Ответственность за ненадлежащее хранение документации

Несоблюдение сроков размещения документов по личному составу — повод для применения к предприятию санкций по ст. 13.20 КоАП РФ:

с должностных лиц (в общем случае руководителей) — в размере от 3 до 5 тысяч рублей;
с юридических лиц — от 5 до 10 тысяч рублей.

Поскольку компания является работодателем, то при нарушении сроков хранения документации по кадровому составу ей грозят взыскания за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ: на должностное лицо фирмы либо ИП — до 5 тысяч рублей, на юридическое — до 50 тысяч рублей.

Другая возможная ответственность:

В случае незаконной передачи персональных данных, произошедшей из-за нарушения требований Росархива и законодательства, — штраф по ст. 13.11 КоАП РФ: на должностных лиц — до 20 тысяч рублей, на организацию — до 100 тысяч рублей.
В случае, если документ не предоставлен по требованию гражданина (например, бывшему работнику по причине утери) и это привело к причинению вреда правам и интересам человека, — уголовное наказание по ст. 140 УК РФ: штраф на должностное лицо до 200 тысяч рублей, дисквалификация на 2–5 лет.
При утрате кадровых источников, на основании которых уменьшается налоговая база, — штраф при признании такого уменьшения незаконным. Величина взыскания — 20 % от недоплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
При непредоставлении документа по запросу ФНС вследствие его утери — штраф в размере 200 рублей за каждый источник на основании п. 1 ст. 126 НК РФ. Также возможен штраф за непредоставление работодателем документов со сведениями о работнике по запросу ФНС — 10 тысяч рублей на организацию или ИП, 1 тысяча рублей на физическое лицо.

Чтобы избежать штрафных санкций и прочих рисков, организации важно правильно обрабатывать и хранить документацию по личному составу. Для этого лучше всего обратиться к специалистам в сфере архивного дела. Компания «Делис Архив» оказывает полный спектр архивных услуг. Мы возьмём обслуживание и хранение ваших документов на себя. Кроме того, мы можем провести аудит вашего кадрового документооборота и предложить меры по его оптимизации, в том числе переход на ЭДО.