Сроки хранения кадровых документов

АВТОР

Редактор

20.11.2024

В любой компании, в том числе с небольшим штатом, со временем накапливается значительный объём кадровой документации. К её хранению закон предъявляет определённые требования. Несоблюдение правил грозит не только беспорядком и утратой нужной информации, а также штрафами от контролирующих органов и возможной дисквалификацией руководителя.

Какие нормативные акты регулируют хранение кадровых документов

Главный нормативный акт, на который ориентируются при определении сроков хранения документов в 2024 году, — это Перечень, утверждённый приказом Росархива № 236. Он представляет собой таблицу, в которой приведены типовые управленческие архивные документы. Они удобно сгруппированы по разделам в зависимости от вида и назначения, для каждого документа обозначен установленный срок хранения. Основная часть документов по кадрам приведена в разделах 7 («Трудовые отношения»), 8 («Кадровое обеспечение») и 4.2 («Учёт оплаты труда»).

Приказ № 236 рассматривает сроки:

нахождения документации на предприятии вне архива, например в кадровой службе или ином структурном подразделении;
размещения документации в архиве — специальном помещении, где созданы необходимые условия для хранения.

Помимо названного приказа, ст. 22.1 ФЗ № 125 указывает сроки хранения документов по личному составу, в зависимости от даты их окончания в делопроизводстве. Также ФЗ № 125 является основным документом регламентирующим архивное дело на территории РФ и присваивает Перечню Росархива статус основного нормативного документа по установлению сроков хранения документов любого юридического лица.

Правила учёта, использования и хранения документов регламентированы:

инструкцией, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237;
правилами по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77.

А чтобы определить, является ли конкретный документ кадровым (по личному составу), можно пользоваться:

методрекомендациями ВНИИДАД для работы с документацией по личному составу;
методрекомендациями по экспертизе документов.

Какие бывают сроки хранения и как их правильно считать

Согласно приказу № 236, документы по кадрам должны храниться определённый срок — 1 год, 5, 50, 75 лет. Срок хранения начинает исчисляться с 1 января года, идущего за тем, в котором документ был окончен делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125). А заканчивается 31 декабря последнего года нормативного срока.

На заметку! Документы по личному составу на протяжении всего срока хранения должны размещаться в металлических запираемых шкафах. Могут передаваться в архивные хранилища юридического лица (при наличии такового). А на государственное хранение будут приняты только в случае ликвидации организации.

Типичный пример подлежащей обязательному учёту и хранению кадровой документации — трудовые договоры. Для них установлен срок:

по завершении производства документа до 01.01.2003 года — 75 лет;
после 01.01.2003 года — 50 лет.

Как только установленный срок хранения документа истекает, организация может:

Провести полистную экспертизу ценности (п. 4.8, 17, 47 Правил по пр. № 77).
На основании результатов экспертизы отобрать документы на уничтожение или продлить срок их хранения на любой период (п. 4,3, 4.11 Инструкции по пр. № 237).

К сведению: для документов по основной деятельности организации в приказе № 236 может быть установлен постоянный срок хранения. Организации, которые применяют к документам постоянный срок хранения, зачастую являются источником комплектования государственного архива и их документы могут быть включены в состав Архивного фонда РФ. В коммерческой организации (не источнике комплектования госархива) срок хранения документов по основной деятельности составляет не более 10 лет.

Срок «До минования надобности» означает хранение документа не менее 12 месяцев. Сколько ещё хранить документ по истечении года, остаётся на усмотрении предприятия. Срок «До замены новым» действует, пока компания не отменит и не заменит документ другим того же назначения.

Сроки хранения кадровых документов в организации

К отдельным видам документов по личному составу Перечень Росархива устанавливает весьма непродолжительные сроки хранения:

Название документа	Срок хранения в годах	Основание — пункт приказа № 236
Правила внутреннего распорядка	1	п. 381
Отчёты о выполнении коллективных договоров	3	п. 387
Расчётные листки, ведомости (при наличии лицевых счетов)	6	п. 295
Документы об оплате больничных	5	п. 298
Исполнительные листы по взысканиям с работников	5	п. 299
Приказы об отпусках (для должностей, не связанных с вредными условиями), проверках, командировках	5	п. 434
Листы собеседований	5 лет	п. 448

Сроки хранения документов в архиве

Приведём примеры кадровых документов, требующих архивной обработки и особого учёта. Эти документы при ликвидации организации передаются на государственное хранение.

Документы со сроком хранения 50 и 75 лет:

трудовые договоры (п. 435);
штатные расписания (п. 42 Перечня);
лицевые счета (п. 296);
гражданско-правовые договоры (п. 301);
тарификационные перечни (п. 400);
справки о стаже (п. 403);
приказы по личному составу (п. 434);
сведения о стаже (п. 450);
книги учёта приёма на работу, личных дел, движения трудовых книжек (п. 463).

Прочие документы со сроком хранения более 10 лет:

журналы учёта инструктажа по охране труда — 45 лет (п. 423);
решения конкурсных комиссий — 15 лет (п. 437);
журналы учёта выдачи документов о профпереподготовке — 50 лет (п. 489).

Мы составили для вас полный перечень кадровых документов по разделам 7, 8, подраздела 4.2 пр. № 236. Выделили те, которые подлежат обязательной передаче в архив в силу их долговременных сроков хранения.

Подготовка перечня документов для передачи в архив

Требования к подготовке дел для архивного хранения и передаче в государственный архив обозначены в Правилах Росархива (приказ от 31.07.2023 № 77). Общий алгоритм оформления дела включает (п. 50 Правил):

Проведение экспертизы ценности документов.
Формирование документов отобранных по результатам экспертизы в дела.
Нумерацию листов.
Формирование внутренней описи по включаемым в дело документам (образец — в приложении № 5).
Формирование листа-заверителя (на основании приложения № 4 к Правилам).
Оформление сводной описи дел.
Подшивку, переплетение.
Оформление обложки (приложение № 6).

В одно дело допускается включать не более 250 листов, при толщине корешка дела не более 4 см (п. 51 Правил).

Штрафы за нарушение сроков хранения

Нарушение сроков хранения кадровых документов в структурном подразделении или архиве грозит штрафными санкциями. Прежде всего по ст. 13.20 КоАП РФ:

3–5 тысяч рублей — на должностное лицо;
5–10 тысяч рублей — на юридическое лицо.

Поскольку компания является работодателем, то также возможны санкции за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ: в виде штрафа на должностное лицо либо ИП — до 5 тысяч рублей, на юридическое лицо — до 10 тысяч руб.

Кроме того, могут оштрафовать за нарушение порядка работы с персональными данными по ст. 13.11 КоАП РФ:

должностное лицо — до 20 тысяч рублей;
юридическое лицо — до 100 тысяч рублей.

За причинение ущерба гражданину по причине непредоставления ему документов из-за ошибок хранения (например, утерянных фирмой) возможна даже уголовная ответственность по ст. 140 УК РФ — штраф до 200 тысяч рублей, запрет на занятие деятельностью на 2–5 лет.

Подготовить документы к передаче в государственный архив, избежать негативных правовых последствий, обеспечить правильное хранение документов вам поможет «Делис Архив». Мы проведём аудит вашей кадровой документации на наличие обязательных атрибутов, определим её сроки хранения и всё сделаем по правилам Росархива. А также организуем правильное и удобное хранение ваших бумажных и юридически значимых цифровых кадровых документов.