пн-пт: с 9:00 до 18-00
Прошивка документов только на первый взгляд кажется простой процедурой. На практике делать всё по установленным правилам весьма трудоёмко. Нужно правильно отобрать документы, подлежащие сшивке, при необходимости провести их полистную экспертизу ценности, сформировать итоговые дела по нормативным требованиям, иметь в распоряжении специальное оборудование и расходные материалы. А малейшие ошибки могут привести к неприятным последствиям.
В статье разберёмся, как правильно прошить документы и в каких случаях это необходимо.
Для надёжного скрепления отдельных листов документов используют метод брошюровки. Сшивать бумагу можно разных плотности, формата и качества. А также разного назначения: архивные документы для сдачи в архив, нотариальные, тендерные, различные отчёты, документы для предоставления в суд, проверяющим и контролирующим органам и другие.
Прошивка помогает защитить бумаги от утраты и подмены, обеспечивает системное и компактное хранение бумажных носителей информации. Последовательно расположенные по датам и номерам оригиналы всегда найти легче и быстрее.
Очень важно сшивать документы в соответствии с правилами и требованиями. Только так можно гарантировать, что итоговые тома будут удобны в работе, допустим, при копировании, а дела с постоянными или долговременными сроками хранения будут приняты на государственное архивное хранение.
Организации могут утверждать собственные перечни документов для брошюровки. Как правило, такие списки приведены в инструкциях по делопроизводству. Обычно это многостраничные тома, которые передают в контролирующие и регистрационные ведомства. Также обязательному переплёту подлежат дела с документами по личному составу или по основной деятельности юридического лица.
Перечислим типы документации, которую принято сшивать по закону:
организационно-правовая,
кадровая,
распорядительная,
плановая,
отчётная.
Перечнем, разработанным Росархивом, установлены сроки хранения документов. В соответствии с этими сроками, компании и госучреждения обязаны комплектовать оригиналы в дела и в ряде случаев передавать их на хранение в архив.
Несколько примеров документов, требующих прошивки:
Организационные и распорядительные — приказы и распоряжения по основной деятельности, штатные расписания.
Бухгалтерские — годовые отчёты, документы по начислению заработной платы работников, договоры гражданско-правового характера и акты к ним.
Кадровые — трудовые договоры, личные карточки, журналы учёта и табели учёта рабочего времени работников с вредными условиями труда, приказы.
Оригиналы или копии документов, предоставляемые по запросам контролирующих, судебных или правоохранительных органов.
Правила подготовки бумажных оригиналов для последующего хранения утверждены Приказом Росархива № 77 от 31.07.2023 г. Термины и понятия, которые применяются в законах, приведены в ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Многостраничные документы, не оконченные делопроизводством, скрепляют по внутренним правилам организации или ведомств, которые их запрашивают.
При подготовке итоговых дел, подлежащих дальнейшему архивному хранению, по государственному стандарту необходимо учитывать:
Дела компонуются из документов одной тематики по году их окончания в текущем делопроизводстве. Порядок формирования может быть фамильный, хронологический или номерно-хронологический.
Любые приложения подшивают вместе с документами-основаниями.
Личные дела уволенных работников по результатам экспертизы ценности формируются в наряды личных дел.
Брошюровке не подлежат черновики и дубликаты.
Перед прошивкой необходимо удалить скрепки, файлы-вкладыши, стикеры, скобы. Если к документам приложены носители с аудио- и видеозаписями, их изымают и оформляют отдельно.
Объём итогового дела не должен превышать 250 листов или 4 см в корешке.
При формировании дел с научно-технической документацией по приказу Росархива № 155 от 09.12.2020 г. в дело подшивают до 50 чертежей формата А4 или до 200 листов текста.
При больших объёмах бумажных носителей можно делить дело на тома.
Иллюстрации, фото, чертежи, диаграммы нумеруют с обратной стороны. При этом цифры указывают в левом верхнем углу. Если подшиваются конверты, то они нумеруются отдельно от вложений в них.
У каждого дела, подготовленного к переплёту, должны присутствовать:
нумерация — в правом верхнем углу бланков арабскими цифрами, нужно использовать простой графитный карандаш или нумератор;
внутренняя опись (на приказы, трудовые договоры, личные дела);
лист заверительной записи.
Требования к обложкам дел установлены Правилами Росархива. Для упрощения поиска и контроля документов на титульных листах пишут ключевые сведения:
наименование организации и подразделения;
архивный шифр;
номер тома (части);
заголовок;
диапазон дат;
срок хранения;
число листов;
отдельные пометки, например по ограничению доступа к источникам.
Все включённые в состав дела оригиналы, а при их отсутствии — замещающие копии, должны быть полностью оформлены и содержать необходимые атрибуты (даты увольнения, подписи должностных лиц и работников).
Метод, выбранный для прошивки, должен обеспечить сохранность дел на протяжении всего их срока хранения. В связи с этим важно использовать качественные, бескислотные материалы, которые своим составом не нанесут вреда бумаге. Немного ускорить процесс брошюровки поможет профессиональное оборудование.
Для прошивки документов могут использоваться такие устройства:
Механический станок со струбциной. Он позволяет пробивать за один раз до 500 листов и обеспечивает надёжную фиксацию бумаг в одном положении с помощью прижимной планки. Поэтому проколы получаются ровными по вертикали. Отверстия делаются дрелью, шуруповёртом и сверлом толщиной от 2,5 до 4,5 мм.
Архивно-переплётная машина. Устройство оснащено иглой и выравнивателем стопок. Оборудование заправляется ниткой и запускается в действие с помощью рычага. Встречаются модели, прошивающие до 80–150 листов и стопки шириной до 100 мм. Аппараты бывают механическими и электрическими.
Классический подход — ручной переплёт. Документы выравниваются в специальном лотке, обкладываются с двух сторон форзацами и проклеиваются с торца специальным клеем. Далее в сформированном блоке дрелью пробиваются 4 отверстия, через которые осуществляется прошивка прочной нитью. На завершающем этапе блоки обклеиваются картонной обложкой с тканевым корешком. Данный метод требует особой внимательности и опыта, при этом позволяет сшивать дела почти любой толщины.
Подготовка и прошивка документов на специальном оборудовании или ручным методом требует соответствующих знаний, навыков и опыта, поэтому лучше обратиться к профессионалам в этой области. «Делис Архив» может провести весь перечень работ по формированию документов в тома по архивным правилам и переплёту в собственном переплётном цеху или на территории заказчика.
Для брошюрования используют нитки диаметром 0,7–2 мм и длиной около 1 м. Чем больше толщина и плотность, тем они устойчивее к нагрузкам на разрыв. А гигроскопичность определяет способность материала противостоять влажности.
Состав и характеристики нитей:
Капроновая (полиамидное волокно) — имеет высокую защиту от истирания, гигроскопичность 1–5 %, заметно электризуется, легко вяжется, устойчива к солнцу и грибку.
Лавсановая (полиэфирное волокно) — не плесневеет, противостоит воздействию ультрафиолета, впитываемость паров влаги на уровне 1–5 %, растяжимость может быть высокой и низкой.
Хлопчатобумажная (волокно хлопчатника) — легко завязывается в узлы, умеренно электризуется, гигроскопичность 6–12 %, во влажной среде портится.
Полипропиленовая (мономеры пропилена) — не гниёт, имеет водопоглощение 1–5 %, накапливает статическое электричество, отличается мягкой структурой, износостойкая.
Для переплёта важно использовать специальный бескислотный картон. Обычно он серого или коричневого цвета. Толщина должна составлять не менее 1,5 мм и не более 2 мм.
Корешок дела изготавливается из тканевого материала — коленкора. Данный материал за счёт специально нанесённого поверхностного слоя имеет повышенную износоустойчивость. Использовать корешки из материалов с бумажным составом (бумвинил) возможно только при переплёте документов с ограниченными сроками хранения.
Заверительные листы, как правило, используют того же формата, что и основные бланки в томе, и должны содержать следующую информацию:
количество листов цифрами и прописью:
должность ответственного работника, сформировавшего дело;
подпись ответственного работника с расшифровкой;
дату сшивания дела.
В зависимости от потребностей и требований организаций, которым предоставляются документы, применяется свой подход ко внутренней прошивке сформированных блоков. Какой бы из этих методов вы не выбрали, очень важно выдержать оптимальный отступ слева. Если он слишком большой, ухудшится читабельность документа, маленький — листы будут зафиксированы ненадёжно.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, бумажные носители должны иметь пустое левое поле не менее 20 мм. Чаще всего организации оставляют 30 мм. Шов лучше делать посередине этого поля.
Пошаговая инструкция самой простой схемы ручной прошивки на 2 дырки:
Выровняйте и зафиксируйте листы.
Пробейте пару отверстий.
Проденьте в проколы цыганскую иголку с нитью. При этом придерживайтесь направления — с обратной стороны на лицевую и опять на тыльную.
Срежьте иглу.
Хвостики нити затяните и свяжите в двойной узел на уровне нижнего прокола. Концы укоротите.
Зафиксируйте узел заверительной наклейкой (при необходимости).
На этикетке проставьте дату, Ф. И. О., печать и подпись (при необходимости).
На фото пример схемы шитья:
На 3 прокола удобно крепить малоформатные бумаги. При прокалывании отверстий учитывайте поля, чтобы текст оставался читабельным. Как правило, в небольших бланках достаточно сделать отступ от края 1–2 см. Затем прошейте листы по схеме на фото.
На 4 прокола фиксируют бумаги формата А4 и больше, а также толстые папки, которым нужна усиленная стяжка. Расстояние между отверстиями делают около 3–5 см. Формула последовательности прошивки по проколам: 3–4, 4–3, 3–2, 2–1, 1–2.
Надёжно держит тяжёлые документы и тома более 5 см крепление на 5 проколов. Расстояние между отверстиями зависит от формата бумаг — его нужно определить самостоятельно, сделав ровные отступы. Пошагово прошивка проводится таким образом: 3–4, 4–5, 5–4, 4–3, 3–2, 2–1, 1–2.
Устав организации, листы больших форматов скрепляются за один край. Их прошивают на уголок, расположенный сверху слева. Отверстия делают дыроколом или шилом. Достаточно одного-двух. В них продевается нить или лента. С лицевой стороны видно лишь стежок, узел с заверительной наклейкой находится на обратной.
Для крепления большого количества бумаг необходимо использовать метод сшивки на 4 прокола. При этом необходимо наклеить жёсткую картонную обложку и тканевый корешок.
Сформированные бумажные блоки прошивают по тем же схемам, что описаны выше. Обложка дела не должна сшиваться вместе с блоком, она крепится при помощи нанесённого на фальчики клея к обложке. Фальчики — полоска из коленкора шириной 3,5–4 см, приклеенная к первому и последнему форзацному листу.
При прошивке документов с постоянными и долговременными сроками хранения, подлежащие архивному хранению, соблюдайте требования Приказа Росархива № 77. Метод прошивки документов с временными сроками хранения определяйте самостоятельно. Обязательных требований по их переплёту законодательством, в большинстве случаев, не установлено.
А чтобы быть уверенными, что нужно переплетать, а что точно не стоит, обращайтесь в «Делис Архив». Уже более 20 лет мы оказываем полный спектр услуг по архивной обработке документов. Нам под силу прошивка бумаг любых форматов и объёмов. Мы строго соблюдаем требования госархивов и других госорганов, используем только качественные и сертифицированные расходные материалы.
Поделиться в соц. сетях: