пн-пт: с 9:00 до 18-00
Рассказываем, как внедрить и вести документооборот на предприятии, а также упростить многие процессы.
Под документооборотом компании понимается постоянное движение документов — от создания до сдачи в архив или уничтожения. Все его этапы должны быть правильно выстроены, регламентированы и отлажены.
Ведение документооборота в организации начинается с разработки локальных нормативных актов — положений, инструкций. В них закреплены порядок и правила работы с документами на всех этапах их жизни. Основы организации системы управления документацией содержит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. На него и имеет смысл опираться при разработке внутренних регламентов.
Создайте положение о документообороте, действие которого будет распространяться на всех ваших сотрудников. Приведите в нём подразделения и должности, ответственные за создание документов, их передачу внутри компании или вне её. Укажите места, порядок и условия хранения документов, а также ответственных за это лиц.
Организуя документооборот, учитывайте особенности вашей деятельности, анализируйте, как можно оптимизировать управление документами. Например, если ваш контрагент часто задерживает документы, отразите в положении порядок действий работников в такой ситуации. А в договоре с контрагентом обозначьте сроки передачи документов и ответственность за их нарушение.
Подробно порядок создания и движения документов можно отразить в графике документооборота. Он не обязателен для составления, но делает многие процессы прозрачными. График оформляют в форме таблицы как приложение к положению о документообороте. Образец документа:
Внедряя документооборот, проверьте, чтобы в должностных инструкциях сотрудников была отражена их обязанность правильно оформлять документы и вовремя их передавать по назначению, а также санкции за нарушение. Отметим, что ответственность за ведение документооборота прежде всего лежит на руководителе компании, который должен организовать эффективную систему управления документами.
Грамотная организация документооборота базируется на следующих принципах:
Маршрутизация. С учётом специфики деятельности компании разрабатывается схема движения для разных типов документов.
Стабильность и непрерывность процесса. Достигается контролем действий сотрудников, времени обработки документации, рациональным распределением обязанностей и нагрузки между персоналом. Это позволяет избежать лишних согласований, возвратов, дублирования и утраты документов.
Регламентация действий. Все этапы документооборота должны быть регламентированы и соответствовать нормам законодательства: создание, приём, регистрация, обработка, согласование, хранение и т. д.
Соблюдение основных принципов позволяет организовать бесперебойный документооборот при минимальных трудовых и временных затратах.
Система документооборота в компании работает с тремя документопотоками:
Входящие — поступают в компанию извне.
Исходящие — их разрабатывают внутри предприятия и отправляют сторонним лицам и компаниям.
Внутренние — кадровая, финансовая, планово-отчётная, организационно-распорядительная, проектная, информационно-справочная документация, а также документация по основной деятельности компании.
Внутренний документооборот бывает вертикальным и горизонтальным. Вертикальный представляет собой движение документов сверху вниз: от руководителей к сотрудникам, между подразделениями различного уровня и обратную связь. Горизонтальный подразумевает перемещение документов между подразделениями, у которых один организационный уровень.
В зависимости от типа отношений между участниками документооборота он может быть внутренним и внешним. Внутренний предполагает обмен документами между сотрудниками компании, внешний — между контрагентами (партнёрами, клиентами, поставщиками и госорганами). Документооборот с госорганами — это обмен документами и сдача отчётности ведомствам, таким как ФНС, ФСС, ПФР, Росстат.
Чтобы правильно выстроить алгоритм работы с документами на конкретном предприятии, учитывайте следующие аспекты системы документооборота.
В зависимости от способа организации документооборота выделяют такие его формы:
Централизованный. Документы хранятся в одном подразделении. К примеру, в канцелярии или бухгалтерии. Эта форма подойдёт небольшим компаниям с малым объёмом документооборота.
Децентрализованный. Документы распределяются по нескольким структурным подразделениям для дальнейшей обработки. Такую форму часто используют компании с сетью филиалов.
Смешанный. Это комбинация названных форм. Как правило, применима на крупных предприятиях. Часть документов остаётся у одного подразделения, другие передаются в ответственные отделы. Сотрудники последних должны быть знакомы с правилами делопроизводства.
Выбранная форма прописывается в инструкции о делопроизводстве.
Единой схемы документооборота нет. Для конкретного предприятия она разрабатывается на основе того, какие подразделения участвуют в работе с документами и какой объём документооборота. Под объёмом понимается количество документов, которые зарегистрированы в журналах регистрации или системе электронного документооборота (СЭД).
Чем крупнее предприятие, тем сложнее схема. Потоки документов могут создаваться несколькими подразделениями, что усложняет и расширяет общую схему.
В качестве примера приведём схему работы для небольшой компании с централизованной формой документооборота:
Создание документа (или приём).
Рассмотрение секретариатом.
Регистрация.
Доклад руководителю или уполномоченному лицу о документе.
Принятие управленческого решения.
Отправка документа на исполнение.
Контроль исполнения.
Исполнение.
Формирование дел.
Использование документа в справочно-информационной работе.
Установление срока хранения документа.
Дальнейшее использование или передача на хранение в архив.
Уничтожение по истечении срока хранения, установленного законодательством.
Ведение документооборота регламентируется внутренними нормативными актами, которые определяют, как реализуются основные его этапы: приём, создание, регистрация, обработка, согласование, подписание и т. д.
Документооборот можно вести классическим способом, обмениваясь бумажными документами. Но гораздо эффективнее ведение с помощью систем электронного документооборота. Тем более что намечена тенденция к обязательному переходу компаний на ЭДО. Электронный документооборот предполагает создание, учёт и хранение документов в электронном виде, а также их удалённое подписание и обмен с государственными структурами и контрагентами.
Главное различие бумажного и электронного документооборота — в способе передачи и хранения документов. В ЭДО их направляют по каналу связи, который предоставил оператор. А в бумажном документообороте — по почте или курьером. Оператор ЭДО хранит документацию в цифровой среде, задействуя программное обеспечение. В бумажном документообороте она размещена на физических носителях.
Автоматизация делопроизводства — оптимальный выбор для большинства компаний. Это объясняется преимуществами ЭДО, среди которых:
Систематизация всех документов предприятия путём формирования единой цифровой базы. Это значительно упрощает поиск нужной информации. Документы удобно сортировать, просматривать, подписывать. Кроме того, работать с ними могут несколько сотрудников одновременно.
Снижение риска утраты документов. При ЭДО сведена до минимума вероятность потери или порчи документа.
Прозрачность процессов. ЭДО позволяет пользователям получать максимум информации о документе, в том числе действиях, которые совершались с ним. Можно посмотреть, кто и когда создал документ, редактировал, текущий статус и другое. Это существенно упрощает контроль за исполнением решений.
Ускорение времени работы с документом. При ЭДО процессы составления, согласования, подписания, обмена происходят в разы быстрее, чем при бумажном документообороте.
Безопасность и конфиденциальность. В ЭДО предусмотрены шифрование и резервное копирование материалов. А доступ можно настроить с разграничением прав для разных сотрудников.
ЭДО уменьшает расходы на оплату услуг курьеров, бумагу, упрощает процедуру предоставления отчётности в контролирующие органы. Такой документооборот не требует помещения для хранения документов. При его использовании значительно снижается риск, связанный с человеческим фактором.
Вне зависимости от вида документооборота внедрение его в компанию — трудоёмкая процедура, которая требует комплексного подхода: анализа текущих процессов делопроизводства, их проверки на соответствие законодательству РФ, выявления слабых мест и их оптимизацию. Поэтому доверить организацию документооборота лучше специалистам.
«Делис Архив» на основе глубокого анализа предложит оптимальные решения для вашего бизнеса с учётом его специфики. Мы поможем выстроить правильную систему документооборота, перевести компанию на ЭДО, повысить исполнительскую дисциплину и ускорить бизнес-процессы. Если вы заинтересованы в услуге, оставьте заявку на нашем сайте или закажите обратный звонок.Поделиться в соц. сетях: