Организация и ведение документооборота на предприятии: принципы, правила, схема и порядок работы

АВТОР
Редактор
27.06.2024
Документы сопровождают и подтверждают производственную, коммерческую, организационную и любую другую деятельность компании. Поэтому для предприятия крайне важно контролировать их сбор, создание, обработку, передачу и хранение. Правильно организованный документооборот помогает ускорить бизнес-процессы, рационально использовать ресурсы и распределять нагрузку на работников.

Рассказываем, как внедрить и вести документооборот на предприятии, а также упростить многие процессы.

Как внедрить документооборот на предприятии

Под документооборотом компании понимается постоянное движение документов — от создания до сдачи в архив или уничтожения. Все его этапы должны быть правильно выстроены, регламентированы и отлажены. 

Ведение документооборота в организации начинается с разработки локальных нормативных актов — положений, инструкций. В них закреплены порядок и правила работы с документами на всех этапах их жизни. Основы организации системы управления документацией содержит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. На него и имеет смысл опираться при разработке внутренних регламентов.

Создайте положение о документообороте, действие которого будет распространяться на всех ваших сотрудников. Приведите в нём подразделения и должности, ответственные за создание документов, их передачу внутри компании или вне её. Укажите места, порядок и условия хранения документов, а также ответственных за это лиц.

Организуя документооборот, учитывайте особенности вашей деятельности, анализируйте, как можно оптимизировать управление документами. Например, если ваш контрагент часто задерживает документы, отразите в положении порядок действий работников в такой ситуации. А в договоре с контрагентом обозначьте сроки передачи документов и ответственность за их нарушение.

Подробно порядок создания и движения документов можно отразить в графике документооборота. Он не обязателен для составления, но делает многие процессы прозрачными. График оформляют в форме таблицы как приложение к положению о документообороте. Образец документа:

Образец графика документооборота

Внедряя документооборот, проверьте, чтобы в должностных инструкциях сотрудников была отражена их обязанность правильно оформлять документы и вовремя их передавать по назначению, а также санкции за нарушение. Отметим, что ответственность за ведение документооборота прежде всего лежит на руководителе компании, который должен организовать эффективную систему управления документами.

Основные принципы организации документооборота

Грамотная организация документооборота базируется на следующих принципах:

  • Маршрутизация. С учётом специфики деятельности компании разрабатывается схема движения для разных типов документов.

  • Стабильность и непрерывность процесса. Достигается контролем действий сотрудников, времени обработки документации, рациональным распределением обязанностей и нагрузки между персоналом. Это позволяет избежать лишних согласований, возвратов, дублирования и утраты документов.

  • Регламентация действий. Все этапы документооборота должны быть регламентированы и соответствовать нормам законодательства: создание, приём, регистрация, обработка, согласование, хранение и т. д.

Соблюдение основных принципов позволяет организовать бесперебойный документооборот при минимальных трудовых и временных затратах.

Система документооборота в организациях

Система документооборота в компании работает с тремя документопотоками:

  • Входящие — поступают в компанию извне.

  • Исходящие — их разрабатывают внутри предприятия и отправляют сторонним лицам и компаниям.

  • Внутренние — кадровая, финансовая, планово-отчётная, организационно-распорядительная, проектная, информационно-справочная документация, а также документация по основной деятельности компании.

Внутренний документооборот бывает вертикальным и горизонтальным. Вертикальный представляет собой движение документов сверху вниз: от руководителей к сотрудникам, между подразделениями различного уровня и обратную связь. Горизонтальный подразумевает перемещение документов между подразделениями, у которых один организационный уровень.

В зависимости от типа отношений между участниками документооборота он может быть внутренним и внешним. Внутренний предполагает обмен документами между сотрудниками компании, внешний — между контрагентами (партнёрами, клиентами, поставщиками и госорганами). Документооборот с госорганами — это обмен документами и сдача отчётности ведомствам, таким как ФНС, ФСС, ПФР, Росстат.

Чтобы правильно выстроить алгоритм работы с документами на конкретном предприятии, учитывайте следующие аспекты системы документооборота.

Форма организации документооборота на предприятии

В зависимости от способа организации документооборота выделяют такие его формы: 

  • Централизованный. Документы хранятся в одном подразделении. К примеру, в канцелярии или бухгалтерии. Эта форма подойдёт небольшим компаниям с малым объёмом документооборота.

  • Децентрализованный. Документы распределяются по нескольким структурным подразделениям для дальнейшей обработки. Такую форму часто используют компании с сетью филиалов. 

  • Смешанный. Это комбинация названных форм. Как правило, применима на крупных предприятиях. Часть документов остаётся у одного подразделения, другие передаются в ответственные отделы. Сотрудники последних должны быть знакомы с правилами делопроизводства.

Выбранная форма прописывается в инструкции о делопроизводстве.

Схема документооборота на предприятии

Единой схемы документооборота нет. Для конкретного предприятия она разрабатывается на основе того, какие подразделения участвуют в работе с документами и какой объём документооборота. Под объёмом понимается количество документов, которые зарегистрированы в журналах регистрации или системе электронного документооборота (СЭД).

Чем крупнее предприятие, тем сложнее схема. Потоки документов могут создаваться несколькими подразделениями, что усложняет и расширяет общую схему. 

В качестве примера приведём схему работы для небольшой компании с централизованной формой документооборота:

  1. Создание документа (или приём).

  2. Рассмотрение секретариатом.

  3. Регистрация.

  4. Доклад руководителю или уполномоченному лицу о документе.

  5. Принятие управленческого решения.

  6. Отправка документа на исполнение.

  7. Контроль исполнения.

  8. Исполнение.

  9. Формирование дел.

  10. Использование документа в справочно-информационной работе.

  11. Установление срока хранения документа.

  12. Дальнейшее использование или передача на хранение в архив.

  13. Уничтожение по истечении срока хранения, установленного законодательством.

Ведение документооборота на предприятии

Ведение документооборота регламентируется внутренними нормативными актами, которые определяют, как реализуются основные его этапы: приём, создание, регистрация, обработка, согласование, подписание и т. д.

Документооборот можно вести классическим способом, обмениваясь бумажными документами. Но гораздо эффективнее ведение с помощью систем электронного документооборота. Тем более что намечена тенденция к обязательному переходу компаний на ЭДО. Электронный документооборот предполагает создание, учёт и хранение документов в электронном виде, а также их удалённое подписание и обмен с государственными структурами и контрагентами.

В чём отличие электронного документооборота от бумажного

Главное различие бумажного и электронного документооборота — в способе передачи и хранения документов. В ЭДО их направляют по каналу связи, который предоставил оператор. А в бумажном документообороте — по почте или курьером. Оператор ЭДО хранит документацию в цифровой среде, задействуя программное обеспечение. В бумажном документообороте она размещена на физических носителях.

Автоматизация делопроизводства — оптимальный выбор для большинства компаний. Это объясняется преимуществами ЭДО, среди которых:

  • Систематизация всех документов предприятия путём формирования единой цифровой базы. Это значительно упрощает поиск нужной информации. Документы удобно сортировать, просматривать, подписывать. Кроме того, работать с ними могут несколько сотрудников одновременно.

  • Снижение риска утраты документов. При ЭДО сведена до минимума вероятность потери или порчи документа.

  • Прозрачность процессов. ЭДО позволяет пользователям получать максимум информации о документе, в том числе действиях, которые совершались с ним. Можно посмотреть, кто и когда создал документ, редактировал, текущий статус и другое. Это существенно упрощает контроль за исполнением решений.

  • Ускорение времени работы с документом. При ЭДО процессы составления, согласования, подписания, обмена происходят в разы быстрее, чем при бумажном документообороте.

  • Безопасность и конфиденциальность. В ЭДО предусмотрены шифрование и резервное копирование материалов. А доступ можно настроить с разграничением прав для разных сотрудников.

ЭДО уменьшает расходы на оплату услуг курьеров, бумагу, упрощает процедуру предоставления отчётности в контролирующие органы. Такой документооборот не требует помещения для хранения документов. При его использовании значительно снижается риск, связанный с человеческим фактором.

Вне зависимости от вида документооборота внедрение его в компанию — трудоёмкая процедура, которая требует комплексного подхода: анализа текущих процессов делопроизводства, их проверки на соответствие законодательству РФ, выявления слабых мест и их оптимизацию. Поэтому доверить организацию документооборота лучше специалистам.

«Делис Архив» на основе глубокого анализа предложит оптимальные решения для вашего бизнеса с учётом его специфики. Мы поможем выстроить правильную систему документооборота, перевести компанию на ЭДО, повысить исполнительскую дисциплину и ускорить бизнес-процессы. Если вы заинтересованы в услуге, оставьте заявку на нашем сайте или закажите обратный звонок.

Поделиться в соц. сетях:



8 800 707 87 00Работаем по всей России