Значительную часть документооборота организации составляют бухгалтерские документы. Если в ходе проверок будет выявлено, что нарушались условия их хранения или уничтожения, сотрудники бухгалтерии могут нести ответственность (гражданско-правовую, административную или уголовную). Поэтому необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы.
Какие документы нужно хранить в бухгалтерии?
Список обязательных к хранению документов регламентируется ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и включает в себя:
-
бухгалтерские документы;
-
документы, содержащие данные о доходах и расходах организации;
-
налоговые документы;
-
первичные документы и бухгалтерскую отчетность;
-
документы с информацией о регистрации компании в налоговых органах;
-
данные о страховых взносах, выплатах и отчетности, представляемой в налоговые органы и Социальный фонд России (СФР).
Архивное хранение
бухгалтерских документов
Экономичное и надёжное хранение
любых объемов документов
Какой срок хранения бухгалтерских документов в организации?
Для всех видов бухгалтерской документации строго прописаны сроки, в течение которых организация обязана их хранить. Они регламентируются следующими нормативными актами и разъяснениями Минфина России:
Как долго хранить бухгалтерские документы?
-
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, – пять лет с момента окончания соответствующего налогового периода (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
-
Регистры налогового учета и налоговую отчетность – пять лет после окончания периода.
-
Документацию по исчислению и уплате страховых взносов, ведомости (расчетные и платежные), больничные листы и иные документы по выплатам – шесть лет после года последнего использования документа.
-
Срок хранения кадровой документации зависит от даты окончания дела делопроизводством: документы, законченные начиная с 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до 1 января 2003 года – 75 лет.
-
Сводные расчетные (расчетно-платежные) и платежные ведомости, документы к ним и расчетные листы – шесть лет при наличии лицевых счетов; при их отсутствии – 50 лет для дел, законченных начиная с 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних дел (ст. 295 Перечня, утвержденного приказом Росархива № 236).
-
Журналы учета рабочего времени и табели – пять лет после окончания года принятия документа. Если в них отражено время работы во вредных или опасных условиях, сроки хранения составляют 50 лет для документов, законченных начиная с 1 января 2003 года, и 75 лет – для законченных до этой даты.
Как хранить первичные документы в бухгалтерии?
Для ответа на вопрос, как лучше хранить бухгалтерские документы, следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, и Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Организация должна обеспечить сохранность документов, защиту от изменений, утраты и несанкционированного доступа.
Общие обязательные требования к хранению установлены ФСБУ 27/2021 и Правилами, утвержденными приказом Росархива № 77. Для акционерных обществ дополнительно применяются пп. 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Важно: бухгалтерскую документацию можно оформлять и хранить в электронном виде. Это предусмотрено Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021. Это же относится к налоговым декларациям и регистрам налогового учета (ст. 80 и 314 НК РФ соответственно).
Санкции за неправильное хранение бухгалтерской документации
Бухгалтерские документы компании могут запросить такие органы, как ФНС, Социальный фонд России (СФР) и трудовая инспекция. Если документы не будут предоставлены вовремя, то как организации, так и ответственному лицу может грозить штраф. Чтобы избежать подобных мер, необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы, где их хранить, в каких архивах.
Если по каким-либо причинам документы в ФНС не предоставлены, то за каждый документ организацию оштрафуют на двести рублей, а должностное лицо – на сумму от трехсот до пятисот рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ и ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ соответственно).
При непредставлении документов в СФР размер санкции зависит от вида сведений. По страхованию от несчастных случаев организация уплачивает 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 26.31 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ), а должностное лицо – 300–500 рублей (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ). За документы для назначения и выплаты пособий предусмотрен штраф страхователю 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ), а должностному лицу – 300–500 рублей (ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ). Для персонифицированных сведений действуют отдельные санкции по Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ и ст. 15.33.2 КоАП РФ.
Непредставление или несвоевременное представление сведений трудовой инспекции, если отсутствует специальный состав правонарушения, влечет предупреждение либо штраф: для должностного лица – 300–500 рублей, для организации – 3–5 тыс. рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).
