Архивная обработка документов – это комплекс мероприятий, который направлен на упорядочение и систематизацию документов различного срока хранения (постоянного, долговременного, временного), включая дела по личному составу с составлением описей дел.
Архивация документов
Не все руководители организаций понимают, какова роль архивной обработки документов в компании, могут не знать точно, в какой срок должна производиться обработка документов. Зачастую обработке документов не придают особого значения, несмотря на то, что архивирование – один из главных элементов деятельности организации. Поэтому важно знать всю последовательность процедуры архивации документов, чтобы избежать сопутствующих проблем.
Архивация документов в нашей стране закреплена на законодательном уровне. Поэтому все организации, вне зависимости от формы собственности, обязаны обеспечить правильное хранение документов в архиве.
Документы, которые подлежат архивации:
- документы по основной деятельности;
- документы по личному составу.
Документы по личному составу нужны для оформления социально-правовых справок, таких как пенсия, стаж, квалификация и т.д.
Помните, что организация несет ответственность за несоблюдение правил хранения и нарушения сроков обработки документов. Архивация документов решает множество проблем, которые связаны с организацией и управлением архивом.
Что включает в себя обработка документов?
- Систематизация.
- Экспертиза исторической и научно-практической ценности документов. Она проводится для распределения документов по группам: в первую группу входят документы, которые имеют научную или практическую ценность и которые требуют архивной обработки и хранения; во второй группе документы выделяются на уничтожение после истечения сроков хранения.
- Формирование дел временного, постоянного и долговременного срока хранения. Эта процедура распределяет документы на основе выбранной схемы систематизации.
- Оформление дел, которое включает в себя: переплет, нумерацию листов, составление заверительной надписи, оформление описи дел и обложки.
- Составление описей дел, предисловия к описям и исторической справки к архивному фонду
включает в себя: изучение истории фонда, составление описей, создание схемы систематизации единиц хранения в архиве.
- Переплет.
- Отбор документов на уничтожение. Уничтожение дел проводится на основе выполненной экспертизы ценности документов с составлением соответствующего акта.
- Передача документации на государственное хранение.
Самостоятельная архивация документов
Организация вправе самостоятельно выполнить обработку документов перед сдачей в архив. Чтобы процесс архивации прошел успешно, необходимо обратить внимание на следующие моменты:
1. Подготовка документов перед передачей в архив.
Вся документация должна быть оформлена в соответствии с нормами ГОСТ и действующим законодательством, регулирующим процесс архивации документов.
2. Сохранность документов и ограничение несанкционированного доступа.
Документация в компании может содержать коммерческую, государственную или профессиональную тайну, поэтому её следует хранить в условиях конфиденциальности. Утечка информации может существенно навредить бизнесу и привести к штрафным санкциям.
3. Профессиональное уничтожение документов.
Любая компания рано или поздно сталкивается с такой процедурой, как уничтожение документов. Перед этим организация нуждается в проведении экспертизы ценности, чтобы выделить подходящие дела на утилизацию. Уничтожение документов, срок хранения которых еще не истек, может привести компанию к штрафам.
Все благодарности
Смотреть отзывы
