Организация архивного хранения документов— это сложный процесс, имеющий множество нюансов. Профессиональный архив представляет собой продуманную систему с надежной современной инфраструктурой. На каждом этапе работы с документами, от регистрации до выдачи справок, соблюдается строгая последовательность действий и ведется постоянный учет.
Требования к хранению документов
Правильная организация архивного хранения документов невозможна без использования современных стеллажей и архивных коробов, постоянного поддержания идеального порядка, наличия системы охраны и учета документов. Для обеспечения сохранности документации необходимо соблюдать противопожарный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы.
Температура в помещении должна поддерживаться на уровне 17-19˚, а влажность воздуха - 50-55%. Прямые солнечные лучи вредны для документации, поэтому для хранения используются темные помещения со специальными лампами.
Бумага имеет свойство накапливать пыль, подвержена образованию плесени и способствует появлению насекомых и грызунов в помещении. Для того чтобы этого избежать, регулярно проводится влажная уборка, а также один раз в год помещение обрабатывается специальными растворами.
Длительное хранение документации возможно при условии постоянной циркуляции свежего воздуха в помещении. В связи с этим в профессиональном архиве обязательно учитывается расстояние между стеллажами, а также от пола до нижней полки и отступ от полки до крышки короба.
Архивное хранилище размещено в отдельном помещении. Это обязательное условие для организации архива. Данная мера позволяет соблюсти требования к безопасности документов.
Доступ к документам
Физические условия хранения документации очень важны, но не менее актуальным при организации архивного хранения является вопрос контроля доступа к ней. В особенности это относится к информации, связанной с коммерческой тайной и персональными данными.
Системы безопасности профессиональных архивов предусматривают:
- круглосуточную видеосъемку;
- обезличенное хранение документов в коробах с нанесением штрих-кодов;
- регулярное перемещение коробов с документацией.
Доступ в архив для сотрудников организаций возможен только по бланку разрешенного доступа.
Способы архивного хранения конфиденциальных документов
Конфиденциальным документам в архиве уделяется особое внимание. Их хранение подразумевает обеспечение особых мер безопасности и использование дополнительных средств защиты. Профессиональная архивная компания может предложить Вам поместить конфиденциальные документы в обособленный архив или в сейфовую ячейку.
В первом случае ваше предприятие получит отдельную комнату, специально выделенную для вашего архива. Только ваши сотрудники и уполномоченные представители архивной компании будут допущены к работе с документами.
Все специалисты, которые получают доступ к конфиденциальной информации, проходят проверку как собственной службой безопасности, так и представителями заказчика. Также, в качестве дополнительной гарантии сохранности, коробки и дела могут быть помечены RFID-метками, с помощью которых можно легко контролировать любые перемещения документов. Эта услуга пользуется особым спросом среди организаций, передающих на хранение финансовую документацию.
Архивный сейф используется для хранения документов особой ценности. Он считается наилучшим средством сохранности удаленного архива и по надежности может быть сравнен с банковской ячейкой. Архивный сейф оснащен как стандартными средствами защиты, так и особыми: системой контроля целостности ячейки, например, SMS-оповещениями о вскрытии замка. Безусловно, кроме представителей компании-заказчика никто не имеет доступа к документации.
Организация архивного хранения документов в профессиональном хранилище позволит обеспечить полную сохранность и конфиденциальность информации, а также сделает работу с деловыми бумагами более оперативной и контролируемой. Кроме того, передача документации в сторонний архив позволит вам экономить денежные средства и площади своей компании.
Полезные материалы
Все благодарности
Смотреть отзывы
