Хранение кадровых и первичных бухгалтерских документов

АВТОР
Редактор
09.12.2024

Бухгалтерская и кадровая документация составляет значительную часть документооборота любой компании. Закон устанавливает серьёзные требования не только к её ведению, но и хранению. Если их нарушить, можно получить штраф. Рассказываем, в каких условиях и сколько хранить бухгалтерские и кадровые документы.

Срок хранения кадровых документов

Точного определения кадровых документов и списка, что обязательно к ним относится, в действующих правовых актах нет. Условно к ним причисляют те из них, которые регламентируют трудовые отношения в компании. На практике всю кадровую документацию разделяют на две главные группы: по личному составу и документы, действующие в отношении всех работников.

Главный правовой акт, который рассматривает сроки хранения документов из этой группы, — перечень к приказу Росархива № 236. Сколько нужно хранить документы, приведено в нескольких разделах, в основном в 7, 8 и 4.2. Вот данные для некоторых из них:

Документы

Срок хранения

Положения о работе с персональными данными, положения об оплате труда, премировании работников, коллективный договор, штатное расписание и изменения к нему

Постоянно

Трудовые книжки, документы об образовании

До востребования

Приказы, распоряжения по личному составу, трудовые договоры, контракты, документы об их изменении, расторжении, сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудников, их личные карточки 

50/75 лет

Акты приёма-передачи личных дел муниципальных и госслужащих при переводе в другой госорган

50 лет

Решения конкурсных комиссий по результатам конкурса на замещение вакантных мест

15 лет

Приказы о ежегодных отпусках или в связи с образовательной деятельностью, дежурствах не по основной работе,

о служебных проверках,

об отправке сотрудников в командировку

5 лет

Согласие на обработку персональных данных, уведомления, предупреждения сотрудников, графики отпусков,

документы о дисциплинарных взысканиях

3 года

Заявления работников о выдаче документов,

база данных прихода и ухода сотрудников

1 год


На заметку! Срок хранения кадровых документов 50/75 лет означает, что документы, производство по которым закончено до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2023 года — 50 лет.

Обязательно обращайте внимание на примечания и расшифровки, приведённые в перечне, поскольку они могут уточнять сроки хранения или определять правила их расчёта. К примеру, документы по ведению воинского учёта и бронированию граждан, пребывающих в запасе (повестки), хранятся 5 лет. Согласно уточнению, отсчет срока начинается после снятия с учёта.

Срок хранения бухгалтерских документов

В соответствии с п. 1 ст. 6 № 402-ФЗ, все компания обязаны вести бухучёт, то есть документально фиксировать факты хозяйственной жизни компании: сделки, операции и другие действия. К бухгалтерским документам относят первичные (счета на оплату, платёжки, накладные, кассовые чеки), учётные (описи, книги, журналы), а также отчётность о результатах хозяйственной деятельности компании.

Сроки хранения бухгалтерских документов приведены в перечне приказа № 236, а также регламентированы законом о бухучёте. Вот несколько примеров, сколько хранить бухгалтерские документы:

Документы

Срок хранения

Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчётности,

годовые бюджетная и бухгалтерская (финансовая) отчётности, сводные годовые и годовые отчёты об исполнении смет

Постоянно

База учёта ценных бумаг,

годовая консолидированная финансовая отчётность 

До ликвидации организации

Первичные учётные документы, документы учётной политики, промежуточные бюджетная и бухгалтерская (финансовая) отчётности, регистры бухгалтерского (бюджетного) учёта, выписки из лицевых счетов организаций, справки, расчёты по прогнозам цен

Не менее 5 лет

Документы о недостачах, присвоениях или растратах

10 лет

Карточки индивидуального учёта выплат и начисления страховых взносов

6 лет

Расчёты по страховым взносам

50 или 75 лет


На заметку! Согласно письму Министерства финансов РФ, индивидуальные предприниматели, применяющие упрощённую систему налогообложения, хранят документы по налоговому и бухгалтерскому учёту 4 года.

В отношении бухгалтерских документов в приказе № 236 также действуют уточнения по срокам хранения. К примеру, для документов учётной политики установлен срок 5 лет, но с примечанием «после замены новыми». То есть отсчёт этого периода начнётся только тогда, когда документ будет заменён на новый.

Как правильно рассчитать срок хранения

По общему правилу, для документов временного срока хранения (3, 5, 10, 15 лет и т. д.) отсчёт периода начинается с 1 января года, идущего за тем, когда по ним было завершено делопроизводство. Такой порядок расчёта действует для большей части кадровых документов. К примеру, если приказ о направлении сотрудника в командировку был исполнен в 2023 году, то отсчитывать срок его хранения (5 лет) нужно с 1 января 2024 года.

Но для отдельных видов документов могут устанавливаться специальные правила для определения начала отсчёта срока:

  • Для первичной документации, отчётности, аудиторских заключений и регистров бухгалтерского учёта отсчёт срока хранения начинается после окончания соответствующего отчётного года (п. 1 ст. 29 № 402-ФЗ).

  • Для учётной политики, внутренних стандартов компании и других документов, касающихся ведения бухгалтерии, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок хранения исчисляется с момента последнего использования этих документов для формирования отчётности (п. 2 ст. 29 № 402-ФЗ).

  • Для документов, относящихся к основным средствам и нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об амортизации), срок хранения рассчитывается с года, который следует за годом продажи, списания или выбытия имущества (п. 323 приказа № 236).

  • Срок хранения первичных документов, подтверждающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, отсчитывается с момента окончания начисления амортизации в налоговом учёте (письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/62257).

Поскольку сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов имеют много нюансов, аудит документальной базы должны проводить специалисты, обладающие знаниями законодательства в сфере архивного дела.

Как правильно хранить документы

Главные правила хранения и комплектования документов приведены в приказе Росархива № 77. Те из них, которые представляют особую ценность для компании, государства или граждан, должны храниться в архиве — внутри компании или вне её. Это документы с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроком хранения. Если продолжительность срока хранения менее 10 лет, то документ не признают архивным и оставляют в подразделении, где он был создан, а по истечении срока уничтожают.

Архивные документы сдают в архив не раньше чем через 1 год и не позже чем через 3 года после окончания делопроизводства. Перед сдачей их формируют в дела, группируют по срокам хранения и по другим критериям, таким как тема, назначение и структура.

К условиям хранения, как и к срокам, закон предъявляет определённые требования. Архив представляет собой изолированное помещение, оборудованное металлическими стеллажами, шкафами, сейфами и контейнерами. Чтобы не допустить порчи документов, необходимо поддерживать в нём нужный микроклимат. Приказ 77 приводит рекомендуемые нормы температуры и влажности воздуха в зависимости от типа носителя (бумажный, магнитный, оптический диск и т. д.).

Отметим, что определённые требования есть не только к архиву, содержащему физические носители информации, но и к электронному. Электронные документы необходимо сохранять в специальной системе — СХЭД (п. 4 приказа № 77). В ней должны быть возможности для надёжного хранения цифровых документов с их метаданными, регулярного резервного копирования, контроля наличия и состояния файлов, защиты от несанкционированных действий, создания разных уровней доступа, восстановления (при необходимости) и т. д.

Поскольку самостоятельно создать подходящие условия довольно сложно, многие организации отдают организацию и ведение бумажного или электронного архива на аутсорсинг архивным компаниям. Это позволяет освободить площади внутри предприятия, оптимизировать документооборот и избежать ошибок в архивной обработке документов, доверив её специалистам с профильным образованием и опытом.

Что делать, когда заканчиваются сроки хранения документов

По истечении срока хранения документы можно уничтожить, но процедура должна проводиться по строгим правилам и документально оформляться. Она включает такие этапы:

  1. Экспертиза ценности. Её проводит экспертная комиссия (ЭК), в которую входят уполномоченные сотрудники организации — обычно сотрудники службы делопроизводства, отдела кадров или бухгалтерии. ЭК проводит анализ всей документальной базы, определяет экземпляры с истекшим сроком хранения.

  2. Архивная обработка. Документы с постоянными и долговременными сроками хранения обрабатываются и заносятся в описи, которые утверждает руководитель.

  3. Составление акта о выделении дел на уничтожение. Он составляется только после утверждения описей дел по личному составу и основной деятельности.

  4. Утверждение акта руководителем. После этого документы передаются на уничтожение.

  5. Утилизация документов и оформление акта. По факту проведения процедуры составляется ещё один акт. В нём указываются количество, вес документов, а также дата и время уничтожения.

Самый распространённый метод утилизации — измельчение на шредере. Промышленное оборудование обладает высоким уровнем защиты — степень измельчения исключает возможность восстановления документов. А ещё оно очень производительное. К примеру, шредер компании «Делис Архив» способен переработать до 2000 кг материалов в час.

Штрафы за нарушение сроков хранения

Если неправильно хранить, комплектовать, учитывать или использовать архивные документы, можно получить административный штраф (ст. 13.20 КоАП):

  • 1–3 тысячи рублей — на физлиц;

  • 3–5 тысяч рублей — на должностных лиц;

  • 5–10 тысяч рублей — на компанию (ООО, ОАО, ЗАО).

Если в бухгалтерии отсутствуют первичная и другая бухгалтерская документации, то к должностным лицам применяется административная ответственность по ст. 15.11 КоАП:

  • штраф 5–10 тысяч рублей;

  • при повторном нарушении — штраф 10–20 тысяч рублей или дисквалификация от 1 года до 2 лет.

Если в компании неправильно ведут или хранят кадровую документацию, то контролирующие органы выпишут штрафы (ст. 5.27 КоАП):

  • 1–5 тысяч рублей — для ИП и должностных лиц;

  • 30–50 тысяч рублей — для организаций.

Если компания нарушает правовые нормы о защите персональных данных, то возможны штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ:

  • до 20 тысяч рублей — на должностное лицо;

  • до 100 тысяч рублей — на компанию.

Чтобы не допустить штрафов и других негативных последствий, важно хорошо ориентироваться в законодательстве в сфере архивного дела, оперативно реагировать на изменения в нём. Лучше всего доверить архивную обработку и хранение документов специализированным организациям.

Компания «Делис Архив» больше 20 лет оказывает полный спектр архивных услуг в Москве, Санкт-Петербурге и других городах России. Мы поможем упорядочить вашу документацию, правильно организовать её хранение и оптимизировать документооборот, а вы сохраните время и силы.

Поделиться в соц. сетях:



8 800 707 87 00Работаем по всей России