Сканирование документов – важный инструмент для оптимизации документооборота любой организации. Процедура сканирования помогает решить целый ряд проблем, которые могут возникнуть при работе с бумажными носителями.
Первое, с чем поможет справиться сканирование – это освобождение архивных площадей. Перевод документов в их электронные копии позволит снизить расходы на аренду дорогостоящих помещений или освободит квадратные метры вашего офиса для дополнительных нужд.
Второе – это сохранность документов. Бумажный носитель, как известно, имеет свойство изнашиваться со временем, к тому же есть вероятность его потери и других непредвиденных ситуаций. Электронное сканирование защитит документы от подобных случаев и надолго сохранит информацию в неизменном виде.
Следующая причина того, почему нужно прибегнуть к сканированию – доступ к документам в любое время. Это особенно важно, когда необходимо быстро найти интересующую информацию.
Сканирование документов представляет собой процесс перевода документа с бумажного носителя в электронный формат. Расширение, в которое можно перенести информацию, может быть любым, например: .tiff, .bmp, .jpeg, .pdf и др.
Какие документы можно сканировать?
Каждая организация сама решает, какие документы компании будут отсканированы, ведь не обязательно переводить в электронный вид весь архив. Выбор объема и вида сканируемого материала определяется спецификой организации, внутренними правилами работы с документацией и финансовыми средствами, которые компания готова вложить в создание электронного хранилища.
Благодаря современному оборудованию стало возможным сканировать любые документы, тексты, чертежи, изображения, книги и т.д.
Чаще всего компании обращаются к оцифровке следующих материалов:
-
бухгалтерская документация;
-
организационно-распорядительные документы;
-
юридическая документация;
-
кадровые дела;
-
проектные документы: схемы, чертежи и др.
-
изображения;
-
периодические издания: газеты, журналы.
Также сканированию можно подвергнуть уже сшитые архивные дела, которые находятся на хранении.
Как нужно готовиться к сканированию?
Документы – это важнейший элемент любой организации. Для любых действий, связанных с ними, нужна предварительная подготовка, и сканирование документов не является исключением.
Сканирование документов начинается с подготовки бумажных материалов, которая заключается в непосредственной физической работе с документами: это разброшюровка, удаление скрепок, скоб и др. Это поможет автоматизировать сканирование архива и ускорить весь процесс оцифровки.
Для сброшюрованных документов есть специальные сканеры, которые имеют высокую стоимость и тяжелы в управлении. По соотношению цена/качество лучше всего использовать универсальные сканеры, которые имеют автоподачик и планшетное прижимное стекло, дающее возможность переводить в электронный вид любой тип документов.
Последним этапом подготовки документов к переводу в электронный вид является систематизирование, которое заключается в работе с содержанием бумаг: отбор документов, их упорядочивание по определенным принципам. Например, документы можно упорядочить по хронологии, внешнему виду, структурному подразделению и др.
Как сканируются документы?
Сканирование документов представляет собой перевод бумажного листа в электронный вид с помощью сканирующего оборудования.
Тип сканера необходимо выбирать в соответствии с форматом документа, его видом, содержанием, качеством бумаги и т.д.
Существует множество разновидностей сканеров: от премиум-класса до самых примитивных моделей. Например, самое дорогое оборудование – роботизированное – умеет самостоятельно профессионально сканировать документы. К такому типу относится ряд следующих моделей: Qidenus Pro TT; i2S Digitizing Line 3000; Kirtas APT BookScan 2400 Gold; Kirtas Kabis I-III; TREVENTUS ScanRobot. Но такая техника не доступна широкому потребителю по причине высокой стоимости.
Самым простым и недорогим устройством является Handyscan. Оно имеет небольшой размер и вид шариковой ручки. Принцип работы такого сканера заключается в том, что устройством проводят по тексту, и информация автоматически выводится на экран.
Практическое применение вывело несколько недостатков ручного сканера, например, низкое качество передачи деталей текста и изображения, поэтому используют его исключительно для незначительных задач.
Средний класс сканеров включает в себя модели в ценовом диапазоне от 20 тыс. до 500 тыс. руб. То оборудование, которое находится на нижней границе цены, сканирует в поточном режиме. Характерными чертами таких сканеров будут небольшая скорость сканирования и отсутствие дополнительных возможностей, таких как двухстороннее сканирование архивных документов.
Верхняя граница включает в себя универсальные модели, позволяющие делать поточное и планшетное сканирование с высокой скоростью. Оборудование для поточного массового сканирования документов способно за 5 минут обработать 500 листов, а при работе с книгами скорость составляет 300 стр./ч.
Для больших форматов, таких как А0, существуют широкоформатные сканеры. Различия между сканерами данного типа могут заключаться в интенсивности цветопередачи и скорости.
Для сканирования изображений используют специальный высококачественный сканер. Его преимущества – это высокое качество цветопередачи и точность изображения.
Как обрабатывается информация?
После оцифровки бумажных документов необходимо выполнить проверку полученной информации. Обычно специалисты визуально выполняют процедуру проверки, и этого бывает достаточно. При правильной настройке режимов сканирования дополнительная обработка цифрового материала будет сведена к минимуму.
Полученные файлы необходимо распознать, задать атрибуты и проиндексировать, чтобы их можно было найти в системе.
Также есть возможность распознавания текста в документах, чтобы над ними можно было работать в редакторе.
Какой формат выбрать: TIFF или PDF?
Для достижения максимального качества документа используют формат TIFF (англ. Tagged Image File Format), который предназначен для хранения растровых графических изображений. Данное расширение лучше всего подходит для документов постоянного обращения и хранения в архиве. Единственный минус TIFF – это большой размер файла, который занимает много места в системе. По этой причине его неудобно передавать во внешней или внутренней сети.
Самый распространенный формат хранения документов – PDF (англ. Portable Document Format). Это расширение подходит для частого обращения к документам и их пересылки. Такие документы не занимают много места и открываются большинством программ.
Запись файлов в формат PDF имеет много преимуществ, например, возможность сканирования в двухслойный документ. Это означает, что процесс перевода информации в электронный формат не ограничивается только сканированием, а имеет еще и параметр распознавания. Он же позволяет искать нужную информацию в тексте.
Часто организации обращаются к сканированию сразу в двух форматах. TIFF подойдет тогда, когда необходима высококачественная печать, а PDF для постоянных манипуляций с документами.
Полезные материалы
Все благодарности
Смотреть отзывы
