Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — это систематизированный список наименований заводимых в структурных подразделениях организации дел с указанием конкретных видов документов, входящих в их состав, с обозначением индексов и сроков хранения.

Законодательное регулирование

Законодательством определен строгий порядок составления номенклатуры дел, и в своей работе специалисты должны руководствоваться:

• ФЗ от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• Приказом Минкульта РФ от 31 марта 2015 года № 526. Определяет правила составления номенклатуры дел в организации.
• «Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденными приказом Росархива от 22.05.2019 года №71. Документ закрепляет порядок составления номенклатуры дел.
• «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 N 24.

Правила составления номенклатуры дел в организации

В зависимости от необходимости и уровня вовлеченности структурных подразделений организаци может разрабатываться сводная номенклатура дел всей организации или индивидуальная, охватывающая лишь отдельные ее структурные подразделения. Документ разрабатывается и утверждается в текущем году, а начинает действовать с 01.01 следующего года. Обязанность по разработке номенклатуры чаще всего возлагается на службу ДОУ или секретариат.

Составление номенклатуры дел начинается с изучения текущей оргструктуры организации и Положений об отделах, содержащих описание основных целей, задач и функций каждого структурного подразделения. Далее в рамках действующей оргструктуры составляется индексное дерево. На следующем этапе осуществляется визуальный осмотр папок и документов, входящих в их состав (в том числе созданных в электронном виде). Собранная информация о составе дел и документах в каждом отделе заносится в специальную табличную форму. Каждому делу присваивается уникальный индекс, а его заголовок должен быть сформулирован таким образом, чтобы по нему можно было однозначно идентифицировать, к какому вопросу деятельности данное дело имеет отношение и какие документы оно содержит. Также напротив каждого заголовка проставляются установленные законодательством сроки хранения. В номенклатуру должны заноситься как бумажные, так и электронные документы с указанием их фактического места нахождения. В случае с бумагой учету подлежат исключительно оригиналы. На завершающем этапе происходит согласование проекта номенклатуры с руководителем каждого отдела и/или лица, его замещающего, но это не означает, что представленный материал будет принят, а не отправлен на доработку. После того как все структурные подразделения согласовали свои номенклатуры, они формируются в единую сводную, которая выносится на финальное утверждение руководителем организации.

Особенности формирования номенклатуры дел

Для крупных предприятий составление номенклатуры дел является очень трудоемким процессом. Если документ составлен без учета всех нюансов и тонкостей, внедрить системный подход к хранению и использованию документов вряд ли получится. Поэтому многие руководители предпочитают делегировать задачу по составлению номенклатуры дел специализированной аутсорсинговой компании.

«Делис Архив», имеющий многолетний опыт, оперативно разработает и согласует номенклатуры дел любого юридического лица, а также осуществит ее правильное внедрение с последующим авторским надзором. Также мы окажем консультационные услуги и ответим на все возникающие у вас вопросы по срокам хранения любых документов и специфике архивного дела.