Вести номенклатуру дел (НД) закон обязывает только те компании, которые являются источником комплектования государственных и муниципальных архивов. Такие организации обязаны с экспертной комиссией архива согласовывать описи дел с постоянными и долговременными сроками хранения, акты о выделении дел на уничтожение, а также передавать им на хранение документы по основной деятельности. Остальным организациям вести НД хоть и не обязательно, но желательно. Номенклатура дел систематизирует документооборот, упрощает работу с архивными документами, упрощает процесс их отбора на хранение или уничтожение, способствует их сохранности. Рассмотрим, как правильно составлять и вести регистр в соответствии с требованиями Росархива.
Понятие и назначение номенклатуры дел
Номенклатура дел — это список названий дел, образующихся в ходе деятельности каждого структурного подразделения компании, с указанием видов документов, которые должны входить в их состав, сроков хранения и номера статьи по перечню Росархива и уникального индекса. Под делом понимается обособленно размещённый (в обложке, переплёте) документ или их группа, которые объединены по общему признаку — по виду документов, решаемому вопросу или направлению деятельности.
Пример дела как отдельного документа — это устав организации или положение о структурном подразделении. К делам, которые составляют группы документов, относятся:
НД должна содержать в своем составе как бумажные, так и электронные документы, с указанием их фактического местонахождения.
Несмотря на то, что составление НД является правом, а не обязанностью для компаний, большинство из них всё же предпочитают иметь в наличии данный документ. Даже если ваша организация не является источником комплектования архивного фонда РФ и не обязана разрабатывать номенклатуру, её ведение и поддержание в актуальном виде может решить целый ряд задач:
-
Делает документооборот системным и преемственным.
-
Снижает риск зависимости от персонала.
-
Обеспечивает учёт всех дел и документов компании, группируя их по тематике и отделам.
-
Позволяет выявить и сократить избыточные документы и процессы.
-
Облегчает работу с документами: поиск нужных, ознакомление, отслеживание сроков хранения, определение и выделение на уничтожение.
-
Обеспечивает сохранность кадровых и документов по основной деятельности.
Разработкой и ведением НД чаще всего занимается архивный отдел, отдел делопроизводства или секретариат (в зависимости от должностных обязанностей сотрудников и их компетенций).
Составляется документ строго по правилам, установленным законом. Ежегодно его пересматривают, следят за актуальностью. Каждую новую номенклатуру вводят с 1 января следующего года (п. 11 Правил по приказу № 77), то есть подготовить и утвердить её нужно заранее — в декабре.
Чтобы не ошибиться в разработке НД, организации часто привлекают архивные компании, которые проводят анализ документооборота и формируют правильный реестр. Им также можно доверить проверку и актуализацию действующей номенклатуры.
Какие сведения содержит номенклатура дел
Номенклатура представлена в виде таблицы, которая отражает перечень дел с группировкой по подразделениям, то есть структура документа должна быть выстроена в соответствии с внутренней организационной структурой организации. Также она приводит данные по количеству томов, срокам хранения документов и различные уточнения. Форма номенклатуры установлена Приложением № 1 приказа Росархива № 77.
Рассмотрим подробнее её разделы.
Индекс дела
Привязку дел к тому или иному подразделению осуществляют с помощью индекса. Он состоит из двух цифр:
В нашем примере код секретариата — 01, бухгалтерии — 02. Индекс дела 02–03 указывает, что годовые статистические отчёты относятся к бухгалтерии, а их порядковый номер по реестру подразделения — 03.
Заголовок дела
Это название дела, которое отражает его суть. В нашем примере это «Приказы руководителя по основной деятельности», «Протоколы общих собраний сотрудников фирмы», «Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности» и т. д.
Удобно работать с документами, если порядок расположения заголовков дел в НД установлен на основании важности документов. Так, в самом начале номенклатуры можно привести наименования учредительных и распорядительных документов, за ними — плановые, отчётные, аналитические, а в конце — учётные журналы, базы данных. Так будет проще ориентироваться в документации, особенно при большом документообороте. Важно, чтобы заголовок отражал реальную суть дела, а также виды документов входящих в него и был понятен любому сотруднику.
Количество томов (частей)
Раздел отражает число дел, томов, частей, использованных в деятельности компании. Организация сама определяет условия, при которых дела разбиваются на тома. С учётом того, что НД учитывает ещё не оконченные делопроизводством дела, их листаж может быть более 250 листов, как установлено архивными правилами при упорядочении дел.
Итоговый подсчёт томов обычно осуществляется в начале следующего года, когда документы становятся закончены делопроизводством и их готовят к передаче на хранение. До этого времени записи в раздел не вносятся. Однако допускается вести текущий подсчёт в рабочей версии номенклатуры. Согласно п. 8.9 Примерной инструкции по приказу Росархива № 44, НД используется в нескольких вариантах: редакция, предназначенная для постоянного хранения, рабочий экземпляр и версия, применяемая как учётный документ в организации. Рабочая номенклатура — неофициальный документ, который нигде не фигурирует. В нём в течение года можно подсчитывать число томов для графы об их количестве.
Срок хранения документов
Раздел содержит срок хранения документов в соответствии с приказом Росархива № 236. Он определяется для каждого внесённого в НД дела. Вместе со сроком также должны указываться ссылки на конкретные статьи со сроками хранения, обозначенные в приказе № 236.
На заметку! Отметим, что изначально установленный срок хранения конкретных дел может быть продлён по решению организации, при этом уменьшать его недопустимо.
Примечание
В графу вносят различные пояснения, комментарии, уточнения, которые посчитают важными. Это могут быть уточнения по срокам хранения документов. Или указания на то, что документ — переходящий, то есть используемый из года в год, например штатное расписание. Обычно в данный столбец заносят информацию о тех документах, которые представлены на электронных носителях, а также указывают фактическое место их нахождения (название системы хранения для электронных и конкретный кабинет и/или шкаф для бумажных).
Итоговая запись
В конце номенклатуры должна быть специальная страница — итоговая запись. В ней суммируются данные по количеству использованных томов документов:
По каждому из указанных типов приводится:
-
число документов, которые являются переходящими;
-
число документов, подлежащих проверке экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).
Основной источник данных для заполнения итоговой записи — графа «Количество томов (частей)». В ней могут приводиться отдельные данные по бумажным и электронным документам.
Итоговая запись формируется в начале следующего года (обычно в марте) сотрудником отвечающим за разработку НД.
Структура итоговой записи по форме номенклатуры, приведённой в приложении № 1 к Приказу № 77:
ЭПК государственного архива проверяет документы только тех организаций, которые имеют с ним соответствующий договор, в ином случае данная графа не заполняется.
Виды номенклатур
Приказом № 77 Росархива предусмотрено составление специального вида номенклатуры — типовой. Она определяет состав дел, которые заводятся в организациях, имеющих много типовых подразделений. К примеру, подотчётных одному ведомству либо органу власти или ведущих деятельность в одной отрасли.
В сфере государственного управления типовая номенклатура обязательна для использования подведомственными организациями, если она разработана регулирующим органом (п. 6.3 Правил по приказу Росархива № 71). Примеры организаций с типовыми НД:
Важно отличать типовую номенклатуру дел организации от других видов:
-
Примерная. Она, как и типовая, определяет состав дел, которые заводятся в однотипных организациях, но носит рекомендательный характер. В этом случае при составлении НД подведомственные организации могут взять документ ведомства за пример, но и отредактировать его на своё усмотрение.
-
Индивидуальная. Разрабатывается для конкретной организации с нуля, на основе типовой или примерной номенклатур, которые используются в качестве методических инструкций.
Таким образом, типовая номенклатура дел — та, которая разрабатывается головной организацией для нижестоящих (подчинённых, зависимых) структур. В частном бизнесе получателями такой НД могут быть:
-
фирмы, входящие в холдинг;
-
дочерние предприятия;
-
филиалы, представительства.
Каждое из указанных подразделений может создать индивидуальную на основе типовой или примерной НД.
На заметку! При разработке НД организации также можно вводить НД для разных отделов: кадрового, финансового, секретариата и т. д. Все они должны входить в единую НД компании.
Закон не обязывает организации, не входящие в систему государственного управления, утверждать типовую номенклатуру дел. Но её создание может оказаться полезным компаниям с большим документооборотом и сложной структурой — и вот по каким причинам:
-
Любая организация и все её подразделения обязаны хранить документы в течение установленного срока (ст. 17 № 125-ФЗ). А в НД всегда приводятся сроки хранения документов. Компании будет легче их отслеживать, в том числе по всем структурным подразделениям.
-
НД поможет компании и её структурным подразделениям организовать единый учёт всего документооборота. Типовая номенклатура дел организации для всех филиалов систематизирует и упростит работу с документами, а также минимизирует ошибки в учёте, ведь она будет составляться по единому принципу.
Разработка номенклатуры на предприятии
Составление НД начинается с разработки проекта. Для компаний, входящих в систему государственного управления, типовые НД разрабатывают вышестоящие организации — обычно на базе уже действующих проектов и на основании различных методических материалов и нормативов, рекомендованных Росархивом. В числе таких актов:
Номенклатуры могут создаваться с учётом действия ведомственных нормативов, актов муниципальных органов власти. В пример можем привести Положение о порядке формирования типовой номенклатуры дел администрации города Красноярска или Методрекомендации по разработке индивидуальной номенклатуры дел мирового судьи Республики Татарстан.
На заметку! Многие организации дают публичный доступ к своим внутренним регламентам, то есть их можно использовать как источники информации или примеры для составления номенклатур дел в организациях. Часто такой подход встречается в научных и образовательных организациях — вот пример такой инструкции для специалистов Института геологии при РАН.
Обычные частные компании, которые не выступают источником комплектования государственного (муниципального) архива, разрабатывают НД самостоятельно. При составлении номенклатуры дел лучше всего ориентироваться на положения базового норматива, который регулирует документооборот, — приказа № 77 Росархива. А также брать за пример проекты НД госкомпаний, которые подходят под особенности компании (к примеру, из той же отрасли). Это позволит разработать удобный документ, который минимизирует вероятность ошибок и будет соответствовать требованиям закона.
Утверждение номенклатуры дел на предприятии
После создания номенклатур дел на уровне структурных подразделений компании их передают уполномоченным лицам — обычно это сотрудники отдела делопроизводства. Там проверяют правильность заполнения, все ли типы документов отражены: бумажные, электронные, ограниченного доступа, журналы, базы данных и т. д., а при особой необходимости и копии.
Руководитель службы делопроизводства после проверки составляет единую НД, в которой отражены дела всех подразделений компании. По завершении разработки номенклатуры дел её утверждает и вводит в оборот руководитель организации по согласованию с экспертной комиссией.
Экспертная комиссия — это назначенная руководителем группа сотрудников, отвечающая за экспертизу ценности документов (п. 2, 3 Примерного положения по приказу Росархива № 43).
НД должна быть разработана, проверена и утверждена к окончанию текущего года — не позднее последнего рабочего дня декабря. В действие она вводится с первого дня нового года. После утверждения можно скопировать документ для служебного пользования, а также направить выписки определённых разделов в соответствующие структурные подразделения компании.
На заметку! Утверждённую номенклатуру дел обязательно вносят в НД в раздел службы делопроизводства.
Особенности использования номенклатуры
На практике номенклатуру дел используют с учётом следующих рекомендаций Росархива:
-
Все документы, поступающие в организацию, после регистрации передаются на исполнение или помещаются в одно из дел из числа предусмотренных номенклатурой (п. 5.33 Примерной инструкции по приказу № 44). Копия каждого исходящего документа, подписанного руководителем или другим уполномоченным лицом, также направляется в дело по номенклатуре (п. 5.40). Аналогично подлинники приказов руководителя и протоколов учитываются в составе дел (п. 5.48, 5.50).
-
Дела по вопросам, которые не разрешены в течение года действия номенклатуры, признаются переходящими. Они отражаются в номенклатуре следующего года с аналогичным индексом.
-
Электронные документы не разбиваются на тома (п. 8.15). В графе «Количество томов (частей)» рекомендуется указывать объём каждого дела в мегабайтах (п. 1.1.1.6 Методрекомендаций от Росархива).
-
При использовании системы электронного документооборота по каждому входящему (исходящему) или внутреннему документу в базу данных вносится его индекс по номенклатуре (п. 5.52, 5.53 Примерной инструкции).
Резюме
Номенклатура дел представляет собой список наименований дел компании с учётом срока их хранения и принадлежности к конкретному отделу. Разработка документа выполняется на основе требований архивного делопроизводства и административно-исполнительных регламентов. Эта процедура весьма трудоёмкая и сопряжена с высоким риском ошибок, поскольку анализу подлежит весь объём документации предприятия. Поэтому создание НД лучше доверить архивной компании, которая знает актуальные требования архивного законодательства.
Специалисты «Делис Архив» уже более 20 лет оказывают архивные услуги компаниям различных сфер деятельности и объёмов документооборота. При составлении НД мы используем системный подход: проводим оценку действующего документооборота, учитываем весь объём документов, а также структуру организации и специфику её работы. После этого наши специалисты предложат лучшее для вас решение — НД для отдельных подразделений и сводную.
Поручение разработки НД нашей компании избавит вас от путаницы в сроках хранения, ошибок в оформлении, порчи или потери документов. При необходимости мы согласуем итоговую НД с государственным архивом, проведём обучение и окажем консультации вашим сотрудникам.
Если вы нуждаетесь в услуге по составлению номенклатуры дел, оставляйте заявку на нашем сайте или закажите звонок. Наш специалист свяжется с вами и подробно проконсультирует по условиям сотрудничества и этапам процесса.
Все благодарности
Смотреть отзывы
