23 января 2013
Статья актуализирована 11.09.2026
В конце декабря 2012 года компания «Делис Архив» провела уже ставший традиционным новогодний семинар, посвященный «Законодательным нововведениям в области документирования информации». На семинаре выступали признанный эксперт архивной отрасли Храмцовская Наталья с темой «Новое в российском законодательстве в области информатизации и управления документацией» и специалист в области защиты информации Маслов Дмитрий с темой «Электронная подпись: классификация и применение». В действующем законодательстве используется термин «электронная подпись» — см. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оба спикера постарались максимально раскрыть тему выступления, но у слушателей остался ряд вопросов, на которые мы и постарались ответить в данной статье.
Срок хранения документов по акционерам при ликвидации компании. Что делать, если документы в государственный архив не принимаются
Сроки хранения документов акционерных обществ определяются постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»
(зарегистрировано в Минюсте России 21.08.2003 № 4994), а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 № 57449). Перечень 2019 года применяется вместо перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, который утратил силу.
При ликвидации негосударственной организации, включая акционерное общество, документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий передает в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора. Такой порядок установлен частью 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Затраты на упорядочение и передачу документов следует предусмотреть в смете ликвидационных процедур. Правопреемнику документы передаются при реорганизации, а не при ликвидации.
Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, ликвидационная комиссия не вправе произвольно уничтожать ее документы. Сроки хранения определяют по действующим перечням; документы с неистекшими сроками хранения сохраняют, а документы с истекшими сроками выделяют к уничтожению только после экспертизы ценности и оформления акта.
Уточнить, является ли организация источником комплектования, можно в соответствующем государственном или муниципальном архиве либо в органе управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
Как правильно определить срок хранения документов. Обязательно ли указывать статью перечня
Сроки хранения определяются на основании действующих типовых и ведомственных перечней документов. В зависимости от вида документа срок может уточняться специальным законодательством.
К таким актам относятся Налоговый кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Федеральный закон от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях» и другие акты.
При составлении акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, указывают номера статей или позиций применимого перечня. Форма акта и порядок проведения экспертизы ценности определены Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Хранение документов по закупочной деятельности организатора торгов. Определение сроков хранения и статей перечня
Ранее в статье приводился Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ, который утратил силу с 1 января 2014 года. В настоящее время закупки для государственных и муниципальных нужд регулирует Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Согласно части 15 статьи 4 Закона № 44-ФЗ информация и документы, формируемые, составляемые или полученные заказчиком и не размещаемые в Единой информационной системе либо на электронной площадке, хранятся заказчиком не менее шести лет с момента начала закупки.
Как передать на хранение организационно распорядительные документы при смешанном делопроизводстве
Принцип систематизации электронных документов тот же, что и для бумажных документов: их формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
В системе электронного делопроизводства электронный документ после исполнения и снятия с контроля приобретает статус «в дело». Этот статус предполагает включение документа в электронную папку в соответствующем разделе системы. Наличие такого раздела в системе следует предусмотреть на стадии разработки программы.
Дальнейшие вопросы хранения электронных документов носят технический характер. Виды носителей, форматы документов постоянного и длительного сроков хранения, резервное копирование, контроль целостности, миграция и конвертирование определяются с учетом применяемых программно-технических средств и требований действующих архивных правил.
Передача бумажных и электронных документов осуществляется по акту на общих основаниях, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
В качестве методической основы при работе с перечнями электронных документов следует использовать Рекомендации, утвержденные приказом Росархива от 28.11.2025 № 156. Они заменили рекомендации, ранее утвержденные приказом Росархива от 29.04.2011 № 32: прежний приказ признан утратившим силу приказом Росархива от 28.11.2025 № 155.
Мы надеемся, что ответы на данные вопросы помогли нашим клиентам более подробно разобраться в вопросах хранения и учета документов. Ждем вас на следующих наших мероприятиях.
