7 октября 2014
10 октября американские архивисты празднуют День электронных документов (Electronic Records Day). Уже третий год подряд они призывают коллег уделить особое внимание проблемам управления электронным документооборотом и поделиться своим опытом информационно-пропагандисткой деятельности, направленной на повышение осведомленности общественности об электронных документах.
Для бизнес-архивов – это тоже праздник и еще один повод поразмыслить о том, как сделать работу с электронными документами более удобной и безопасной. В США на помощь всем заинтересованным организациям приходит Совет руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA), под руководством которого в стране проходит День электронных документов и серия приуроченных к нему событий. Кроме того, в связи с праздником CoSA публикует несколько тематических материалов, напоминающих архивистам и делопроизводителям об основных принципах работы с электронными документами.
- Управление электронными документами сродни заботе о вечном ребенке. В отличие от бумажных документов, которые могут сохраниться и по прошествии веков, некоторые электронные документы перестают читаться уже после нескольких лет использования. Поэтому для того чтобы сотрудники могли иметь к ним постоянный доступ, необходимо уделять пристальное внимание управлению электронным документооборотом.
- Вопреки распространенному мнению, сканирование документов – не финиш на прямой, ведущей к полной сохранности документов. Это только начало. Для удобной и эффективной работы с документами электронного архива, а также поддержания его физической целостности требуются и внедрение системы учета документов, и совершенствование профессиональных навыков сотрудников компании.
- Данные невозможно сохранить навеки. Поскольку нет идеальных электронных носителей информации, следует периодически проводить ревизию компакт-дисков, жестких дисков, магнитных лент и т.п. Не позволяйте им затеряться в груде бумаг, папок и коробов. Кроме того, важно обеспечить безопасность доступа к данным (например, системе электронного документооборота) и непосредственному доступу к физическому носителю данных (например, к компьютеру).
- Электронные документы облегчают работу с информацией. Они позволяют быстро находить искомые данные и при необходимости копировать их и отправлять другим сотрудникам, контрагентам, контролирующим органам и др. Однако при этом важно помнить о том, чтобы оригинальный документ оставался неизменным, а его подлинность, если это требуется, была заверена электронно-цифровой подписью.
