14 марта 2023
Отсутствие отдельных документов может быть выявлено при выполнении текущих задач, при внутреннем аудите или при проверках контролирующих органов. Расскажем порядок действий при выявлении пропажи документации собственными сотрудниками.
Шаг 1️⃣ Необходимо зафиксировать факт утраты документов. Составьте акт с полным перечнем и реквизитами отсутствующих документов, а также - докладную записку.
Шаг 2️⃣ Проведите внутреннее расследование пропажи документов. Для этого создается комиссия, состоящая из руководителя отдела, в котором пропали документы, и других сотрудников компании.
Шаг 3️⃣ Восстановите содержание документов, сформировав дубликаты. Для этого подойдут сведения из электронных систем, переписки, внешних носителей информации. По возможности - запросите копии документов (по кадровым вопросам - у сотрудников, по бухгалтерским - у контрагентов).
Шаг 4️⃣ После подготовки дубликатов - распечатайте их и подпишите у ответственных сотрудников.
Для безопасного и надежного хранения документов - вы можете организовать собственный архив (как это сделать - читайте в посте "Архив с нуля собственными силами") или обратиться к нам за архивным хранением документов.
@delisarchiv
