12 мая 2014
Архивные документы не знают отдыха: их нельзя отправить в отпуск или закопать, как клад, подальше от посторонних глаз. Поскольку в праздничные дни архив организации становится более уязвимым, вместе с планами на майские каникулы не лишним будет вспомнить о его безопасности.
Организация хранения документов включает в себя систему мероприятий, главный принцип действия которой состоит в рациональном размещении документов и контроле за их передвижением и физическим состоянием. Рационально значит предусмотрительно. В отношении безопасности рациональный подход основывается на оценке текущего состояния архива и анализе потенциальных рисков. Факторами опасности для архивных документов остаются возгорание, хищение и негативное влияние окружающей среды. Но главным фактором, таящим угрозу безвозвратной утери ценной информации, является бесхозное хранение документов.
Низкая организация системы архивного хранения значительно повышает риск несанкционированного доступа к документам как среди своих сотрудников в рабочее время, так и со стороны третьих лиц в праздничный период. Для того чтобы майский мини-отпуск прошел для архива без неприятных сюрпризов, следует заранее продумать административные и технические меры безопасности.
Идеально, если архив занимает отдельное помещение, покой которого стерегут добропорядочные стражники. Такая услуга называется внеофисное хранение документов. Если архив как отдельное структурное подразделение в организации существует, руководство должно утвердить детально проработанный регламент его работы, в котором указываются условия доступа к архиву и список лиц, ответственных за сохранность документов. Если же архив представляет собой разрозненные стеллажи и коробки, то позаботиться об их безопасности нужно на уровне политики безопасности компании. Например, в качестве одного из ее элементов может выступать контроль вноса и выноса с территории организации носителей информации (бумажных и электронных).
К техническим методам защиты относятся и замок на сундуке, в котором хранятся книги, и носители информации, самоуничтожающиеся при попытке неправомерного доступа. Правда, эти меры защиты слишком далеки от реальности. На практике первичными мерами безопасности являются надежные двери и окна, профессиональная сигнализация и противопожарная система. В каждом архиве должен быть приказ об установлении противопожарного режима с приложением инструкции о мерах противопожарной безопасности. В специализированных хранилищах «Делис Архив» в качестве дополнительного элемента защиты предусмотрены RFID-метки, позволяющие точно идентифицировать объект, который пытаются вынести из архива.
Безусловно, наладить полноценную работу архивной системы по плечу не каждой компании. Это требует немалых финансовых ресурсов и грамотного управления. «Делис Архив» решает проблему безопасности архива организации двумя способами: предоставлением в аренду профессионального архивохранилища и созданием электронного архива. В совокупности эти меры гарантирует полную сохранность информации и спокойствие клиента как в будни, так и праздничные дни.
Весеннего вам настроения!
С наилучшими пожеланиями, коллектив компании «Делис Архив»
