7 августа 2014
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) завершил работу по разработке проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Текст нового документа в полном объеме был опубликован на сайте Федерального архивного агентства России.
В проекте описаны общие и частные требования к обеспечению сохранности архивных документов на разных этапах их функционирования в организации. В частности, определены требования к зданиям и помещениям архива, архивохранилищу, а также средствам хранения. Разработчики приводят список условий, выполнение которых необходимо для соблюдения противопожарного и охранного, светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов. Особое внимание уделяется обеспечению сохранности архивных документов при возникновении чрезвычайных ситуаций.
Наряду с учетом выбытия и прибытия архивных документов (в том числе документов по личному составу), установлен порядок использования и доступа к архиву пользователей. Отдельная глава посвящена вопросам передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив, а также проведению экспертизы ценности, подготовке дел к передаче в архив и составлению и оформлению описей дел структурных подразделений. Помимо условий хранения бумажных документов, в документе приводятся правила обеспечения сохранности электронных документов.
Проект «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» включает необходимые для работы архива формы, которые можно скачать в приложении к документу.
В Росархиве отмечают, что замечания и предложения по представленному проекту принимаются от федеральных органов государственной власти в срок до 25 августа.
