Технология первичной обработки входящих документов

28 октября 2022
Казалось бы, что направление работы с входящими документами одно из самых простых в делопроизводстве. Но, несмотря на внешнюю техническую простоту, оно предполагает взаимодействие со сторонней организацией, знание нормативных актов, а иногда таит в себе юридическую подоплеку. Поэтому её доверяют опытным специалистам.

Знакомимся с тремя правилами работы с входящими документами.
  1. Первичная обработка – поступивший документ проходит многоступенчатую проверку. На этом этапе выявляются ошибки и определяются дальнейшие действие с бумагами.
  2. Не все документы подлежат регистрации, например, если документ не требует исполнения и не содержит информации. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД.
  3. При выявлении в документе несоответствия правилам, получатель в праве отказать в приеме и регистрации входящих бумаг. В таком случае отправителю направляется уведомление об отказе в регистрации с указанием причины (п. 3.18 Правил делопроизводства).
Правила по работе с документами изложены в нормативных актах:
Примерная инструкция по делопроизводству.
Правила делопроизводства (приказ Росархива от 22.05.2019 №71. Вступил в силу с 12.02.2020).
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству. Обязательны к применению в государственных органах и органах местного самоуправления.

Описанный порядок действий относится к документам, поступившим на бумажном носителе. Первичная обработка документов, полученных по телекоммуникационным каналам связи должна соответствовать технологии работы с входящими документами в соответствии с указанием нормативных актов (п. 5.16 примерной инструкции по делопроизводству)

Что такое регламентация бизнес-процессов и нужна ли она вам?

Регламентация - это процесс разработки и внедрения локальных нормативных актов, которые определяют правила работы сотрудников и качественные характеристики работ по отдельным процессам.

Регламенты, установленные внутри компании, формализуют принципы взаимодействия сотрудников и руководителей между собой, а также - с внешними участниками бизнес-процессов (контрагентами, контролирующими органами, аудиторами).

Качественно оформленные регламенты не будут пылиться в архивах компании - по этим правилам будут работать. Как составить свод законов для вашей компании читайте в статье на Дзен:

Регламентация бизнес-процессов




8 800 707 87 00Работаем по всей России