В процессе документооборота компании появляется документация, которая требует определенных условий хранения. Такие документы называются конфиденциальными, и правильная организация хранения, обработки и уничтожения документов государственной важности – это важнейшая задача любого руководителя.
Правила хранения документации повышенной секретности указаны в инструкции по обеспечению сохранности конфиденциальной информации. В ней находятся основные положения о правильной организации хранения конфиденциальных документов, которые могут быть представлены в бумажном или электронном виде. Правила доступа сотрудников к закрытой информации также регламентируются в инструкции.
Многие архивные компании предлагают услуги по организации хранения конфиденциальной документации. Организации, чтобы обезопасить себя от непредвиденных обстоятельств, обращаются к архивным компаниям с целью сохранности важной информации. Почему внеофисное хранение так распространено? Все потому, что архивная компания может обеспечить повышенный уровень защиты информации от потопа, пожара, несанкционированного доступа и т.д.
Существует несколько видов хранения документов, которые могут предложить архивные компании:
-
обособленные архивные ячейки, или сейф;
-
специально оборудованные архивные хранилища.
Вне зависимости от способа хранения на все короба с документами наносится штрих код, что в оперативном порядке позволит сотруднику найти нужную информацию.
Работа с документами государственной важности
Если организация решила самостоятельно организовать хранение документов особой важности, то ей стоит обратить внимание на ряд правил.
Во-первых, при поступлении документа с пометкой особой важности необходимо оформить его регистрацию. Данный процесс входит в учетную процедуру, которая подразделяется на три вида:
-
учет поступивших документов включает в себя регистрацию входящей информации из других организаций;
-
учет документации выделенного характера нужен для работы с важной документацией, которая не будет подшиваться в дело;
-
учет изданных документов подходит для той документации, которая была создана самой организацией.
Обычно организации для учета конфиденциальной документации используют журналы. На случай, если в организации их скопилось огромное количество, можно воспользоваться карточным способом, который сократит время поиска документов с помощью рубрикатора картотеки.
Картотеки или журналы для учета поступивших и изданных документов следует вести ежегодно. Учет документации выделенного характера ведется непрерывно, т.к. в составе данного вида документов в основном находится документация постоянного и долговременного хранения.
Помните, что работа с конфиденциальной документацией запрещает использования корректора для исправления ошибок. Для внесения правок достаточно зачеркнуть ошибку и поставить подпись ответственного за хранение важных документов сотрудника.
Особенности работы с документами особой важности
Существует несколько правил организации хранения документов государственной важности:
- Защита документов от несанкционированного доступа. В помещение с особо важной документацией не должны попасть посторонние люди, у которых нет полномочий на ее обработку.
- Профессионально оборудованное хранилище. Документы с грифом секретности должны храниться в сейфах или специальных шкафах. Двери и окна дополнительно оборудуются защитными элементами, а вход в хранилище должен опечатываться и надежно закрываться. Про систему пожарной безопасности и сигнализацию также не стоит забывать.
- Регистрация особо важных документов. Жизнь документа в организации начинается именно с его регистрации в журнале. Поэтому перед архивным хранением документ должен пройти необходимые стадии учета.
Варианты хранения конфиденциальных документов
Хранение документов в банковской ячейке
Данный способ является одним из самых надежных способов хранения важных документов. Преимущества этого метода хранения:
-
доступ к ячейке имеет только владелец;
-
безопасность ячейки и находящейся в ней информации охраняется службой безопасности банковской организации;
-
если произошла утрата содержимого ячейки, то кредитная организация в рамках заключенного договора обязана возместить весь ущерб от потери.
Недостатки:
-
небольшая вместимость ячейки;
-
высокая стоимость аренды ячейки;
-
доступ к документам в ячейке возможен только во время работы банка.
Хранение документов в архивной компании
Данный способ предполагает хранение документов в архивной компании. Плюсы такого метода заключаются в том, что организация может сама выбрать тип хранения документов в зависимости от степени конфиденциальности и цены. Также есть возможность выбрать удобный для компании график доступа к документам.
Хранение документов в архивном сейфе
Этот способ аналогичен хранению документов в банковском сейфе. Отличие только в том, что есть возможность хранения большого объема информации. Документы также можно хранить в любом виде: папки, коробки и др. За сохранность ячейки несет ответственность служба безопасности архивной компании. Также во многих организациях ячейки оснащены SMS-оповещением на случай несанкционированного доступа.
Аренда оснащенных архивных мест
Аренда специальных архивных площадей под хранение документов является оптимальным вариантом по цене и качеству. За ежемесячную плату организация получит современный архив повышенной вместимости для хранения любого вида документов. Преимущество данного варианта заключается в том, что компании не придется тратиться на закупку архивного оборудования (стеллажей, систем безопасности и др.).
Хранение документов в архивных коробах
Принцип хранения документов данным способ заключается в том, что короба с документами помещаются в любую свободную ячейку архива. Такой метод разделяет все документы организации в архиве, благодаря чему становится невозможным несанкционированный доступ. Помимо специального штрих-кода короба не имеют других идентификаторов. Доступ к архиву есть только у работников архивной компании.
Как и при всех остальных способах хранения документов в архивной компании, служба безопасности берет на себя обязательства перед заказчиком за сохранность конфиденциальной документации. В случае утраты или разглашения информации компания по архивированию должна будет выплатить организации-заказчику компенсацию.
Вне зависимости от того, где вы храните документы повышенной важности, вы обязаны предоставить требуемую документацию государственным органам в соответствии с законом.
Полезные материалы
Все благодарности
Смотреть отзывы
