Хранение кадровых документов

Хранение и ведение кадровой документации в организации является очень серьезным и важным процессом. Не только потому, что при проверке кадровые документы первыми проверяются государственными органами, но и еще потому, что в этих документах находится вся информация о взаимоотношениях между работником и организацией. Поэтому вопрос о хранении кадровых документов должен быть решен своевременно и в соответствии со всеми требованиями ФЗ.

Что относится к кадровым документам?

Чтобы ответить на вопрос о том, как хранить кадровые документы, нужно понять, что к ним относится. Согласно ФЗ, в группу кадровых документов входят: личные дела, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки, ведомости по начислению заработной платы или лицевые счета, трудовые соглашения (договоры), табели учета рабочего времени.

К кадровым документам, помимо перечисленного, также относят следующее:

  • документы об установлении персональных окладов, надбавок, ставок;
  • документы по аттестации и установлению квалификации;
  • документы о трудовой деятельности с вредными, опасными и иными условиями труда;
  • списки работников, имеющих право на льготы;
  • документы о награждении работников;
  • документы по оформлению служебных поездок и командировок;
  • документы по воинскому учету.

Данные документы образуют группу кадровых документов по личному составу.

Ознакомиться с полным перечнем документов можно в методических рекомендациях «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», разработанных совместно Росархивом и ВНИИДАДом и согласованных ЦЭПК при Росархиве 23 декабря 2014 г. 

Срок хранения кадровых документов

Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 

  • документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет;
  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет.

Некоторые виды кадровых документов имеют разные сроки хранения, например, личные дела руководителей и документы о правилах безопасности имеют срок хранения «постоянно», существуют также документы с временным сроком хранения.

Для определения ценности кадровых документов необходимо провести экспертизу, руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, который образуется в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года.

По итогам проведенной в организации экспертизы выделяются документы с истекшим сроком хранения, на них составляется акт об уничтожении.

Как хранить кадровые документы в организации?

В российском законодательстве сказано, что документы по личному составу необходимо хранить отдельно от другой документации. Самый надежный вариант – это создание специального хранилища для кадровых документов. Если этот вариант невозможен для организации, хранить личные дела сотрудников необходимо в обособленном месте: сейф, шкаф и т.д. Такие меры обязательны, потому что данный вид документов имеет конфиденциальный характер и защищен законом «О персональных данных».

Как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников, нужно знать также на случай ликвидации организации. В таком случае документы передаются правопреемнику, в вышестоящий орган или в государственный архив. Бывают ситуации, когда документы принимает на «хранение» организация, где юридическая связь с ликвидированным предприятием не установлена. В данном случае исполнение социально-правовых решений на основании этих документов будет проводиться в незаконном порядке.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Анна Суханова, менеджер по работе с клиентами
8 800 707 87 00