Мир стремительно меняется, и привычные подходы к ведению бизнеса быстро устаревают. Чтобы идти в ногу со временем, прогрессивному руководителю нужно по-новому взглянуть на управление компанией, учитывая все возможности цифровых технологий и примеры их применения.
Одним из немаловажных процессов при цифровизации бизнеса является переход от бумажного офиса на цифровой.
Будь то малый бизнес или крупное производство, существует целый ряд корпоративных информационных систем, которые в разной степени решают различные задачи от финансовых до делопроизводственных.
На малых предприятиях, до 200 человек, чаще всего используют «коробочные» системы. Они наиболее простые в обслуживании и использовании и решают такие задачи, как начисление зарплаты и организация бухгалтерского учета.
Автоматизированные системы документооборота позволяют навести порядок в организации, обеспечивая интуитивно удобную и оперативную работу с внутренней информацией. С помощью таких систем работа с документами ускоряется, их можно легко найти, а в случае необходимости распечатать, отправить по электронной почте или обменяться информацией внутри компании в режиме реального времени.
Электронный документооборот и
электронный архив по праву относятся к прогрессивным тенденциям нашего времени. Однако ошибочно будет полагать, что это одно и тоже.
Электронный документооборот – это текущие документы предприятия, созданные при помощи компьютерных технологий. Такие документы могут быть подписаны электронной подписью и храниться в локальной сети организации.
Электронный архив предприятия может быть как частью системы электронного документооборота, так и существовать отдельно.
Преимущества перехода от бумажного архива к электронному нельзя недооценивать.
Одним из главных плюсов организации безбумажного офиса является оптимизация рабочего процесса путем сокращения времени на поиски нужных документов. Благодаря внедрению электронного архива доступ ко всем документам и все действия с ними осуществляются в считаные секунды, с любого устройства, которое подключено к базе данных.
Помимо оперативного поиска документации, еще одна немаловажная причина внедрить электронный архив – это качественное функционирование крупных предприятий с несколькими филиалами по всей стране. При бумажном документообороте процесс передачи и согласования документов может занять определенное время, а иногда растянуться на месяцы, тогда как в электронной системе все процессы осуществляются здесь и сейчас, также экономя средства на логистике.
В случае с обеспечением сохранности конфиденциальных данных безбумажный офис снова выигрывает. Ведь за бумажными носителями уследить намного сложнее, возможны ошибки персонала, несанкционированный взлом и другие обстоятельства непредвиденной силы, как пожар и наводнение.
Электронный архив документов может помочь в автоматизации таких процессов, как контроль дебиторской и кредиторской задолженности, автоматическое формирование финансовых показателей (БДДР, БДДС), аналитические функции, соблюдение сроков исполнения этапов договоров и взаимных действий, контроль сроков жизни документов и сроков их актуальности. Особенно актуальность документов важна для всех предприятий, придерживающихся системы менеджмента качества (СМК). Например, все лаборатории должны хранить копии выданных анализов и по требованию предоставлять их заказчику, проектировщики должны работать с актуальными исходными данными, а юристы – с действительным договором, а не его проектом или черновиком. В случае неактуальности таких документов организация не сможет обеспечить качественное предоставление услуг или товаров, что, в свою очередь, может привести к репутационным потерям и лишению сертификатов СМК ICO. Защитить предприятие от несвоевременного обновления актуальных данных и сохранить важные документы также позволит грамотно сформированный электронный архив.
Не менее важным преимуществом организации электронного архива станет решение такой сложной задачи, как организация хранения бумажных документов. Ведь помимо выделения немалых площадей под сохранность документов нужно еще и грамотно организовать весь процесс. Должны быть соблюдены условия температурно-влажностного режима, обеспечена система безопасности, а также необходимо будет выделить сотрудника на поддержание и обслуживание архива, причем из-за высокой стоимости аренды недвижимости часто предприятия вынуждены располагать архивохранилища в отдаленных от основного здания местах. Такая удаленность бумажных архивов, как и в случае с развитой филиальной структурой, усложняет процесс получения документов и становится экономически невыгодна.
Безбумажный офис – это уже не роскошь, а средство первой необходимости современного функционирующего предприятия, которому необходимо обеспечить качественный контроль рабочих процессов на всех их стадиях. Переход компании на цифровой безбумажный офис выведет процесс работы предприятия на новый высококачественный уровень, оптимизировав всю рабочую среду.
Для достижения всех преимуществ и обеспечения полностью функционирующего электронного архива и сохранения затрат на его поддержание целесообразно передать его организацию сторонним специализированным предприятиям.
Самостоятельное ведение электронного архива нецелесообразно по следующим причинам:
1) Сложности в обеспечении технических функций электронного архива, таких как соблюдение принципов актуальности и безопасности документов, и архива в целом, а также соблюдении логики всех поисковых запросов.
2) Высокие затраты на содержание, организацию и обработку документации.
3) Временные затраты на самостоятельный поиск документов.
Подведя итоги, можно смело сказать, что результатом внедрения электронного архива документов станут ускорение и оптимизация всех внутренних бизнес-процессов (скорость ввода документа в корпоративную систему, в том числе систему документооборота, скорость обработки, скорость анализа, скорость принятия решений, высвобождение площадей, высвобождение сотрудников, как непосредственно занятых в содержании архива, так и косвенных), автоматизация контрольных и аналитических функций для финансистов, бухгалтерии, кадров, технологов, закупщиков. Что в совокупности дает для организации, внедрившей электронный архив документов, конкурентные преимущества.
Компания «Делис Архив» существует более 19 лет. За это время мы внедрили более 100 электронных архивов с различной степенью интеграцией в АБС банков и корпоративных систем.
Все благодарности
Смотреть отзывы
