Основные этапы внедрения электронного архива

Формирование электронного архива – это трудоемкий многоэтапный процесс, создать который можно как своими силами, выделив для этой цели сотрудника организации, так и делегировав задачу профильным специалистам.

Часто у владельцев предприятий складывается ошибочное мнение, что процесс оцифровки довольно прост в осуществлении и любой сотрудник предприятия с ним справится. Но на практике, при более глубоком погружении в процесс и попытке самостоятельной реализации, данная задача становится излишне трудоемкой, затратной по времени и не оправданной с экономической точки зрения. В том случае, когда стоит задача перевести в электронный архив более миллиона копий документов, самостоятельная подготовка при проектном сканировании может занять десятки месяцев. Что касается поточного сканирования, то обработка документов своими силами не гарантирует соблюдения сроков заведения скан-образов, а также высокое качество конечного результата.

В отличие от самостоятельной подготовки, в случае с проектным сканированием решение данной задачи у профессиональной организации займет от нескольких дней до месяца, с составлением описи, обработки и подготовки ветхих документов. Что касается поточного сканирования, специализированные компании обрабатывают большое количество бумаг строго в установленные сроки, с высоким качеством на выходе. Так, компания «Делис Архив» ежедневно осуществляет обработку от 300 тыс. до 1–2 млн копий в сутки.

При внедрении электронного архива на предприятии необходимо учесть несколько основных этапов:

1. Подготовка бумаг к оцифровке. Этот этап является фундаментом при создании электронного архива, и к нему стоит подойти особенно ответственно. Только грамотно проведенная обработка документов позволит снизить количество дублей при сканировании, исключит вероятность пропажи документов и значительно повысит скорость последующей оцифровки. Некачественно проведенная подготовка перечеркнет все усилия последующих работ на выходе. В первую очередь производится выемка документов из коробов, папок и файлов. Скрепленные документы нужно разделить на единичные листы, удалив при этом все возможные соединители: скрепки, скобы, нити, проволоки, клей, скотч, болты, папки-уголки, канцелярские зажимы для бумаг и другие механические соединения. Все документы, сложенные вдвое, вчетверо, следует разложить. Во избежание лишней работы после оцифровки и для уменьшения временных затрат на распознавание текста листы необходимо сложить в одной ориентации текста, а также отсортировать по формату, папкам и типам. После чего все обработанные документы маркируются штрихкодом. Для последующего хранения отсканированных документов подготавливаются архивные короба или упаковка в zip-пакеты. В случае если документы не подлежат хранению, то проводится подготовка к уничтожению. При необходимости также производится дополнительный разбор документов в исходное состояние, который требует немалых временных и трудовых ресурсов. Процесс обработки документов индивидуален для каждой компании и во многом зависит от потребностей и состояния архива. Окончательно ход работ определяется в процессе формирования технического задания, которое сотрудники «Делис Архив» сформируют бесплатно по факту осмотра архивохранилища заказчика.

2. Следующим этапом по созданию электронного архива является непосредственно сам процесс сканирования бумаг, после чего документы будут полностью переведены в электронный образ. Сканирование бывает двух видов – поточное и планшетное. Метод сканирования зависит от качества бумаги, а также от формата и содержания сканируемого документа. Скорость сканирования на профессиональном оборудовании составляет от 2 млн копий в сутки, при этом без потери качества конечного изображения. Разрешение при таком сканировании составит от 300 до 600 dpi, а также обеспечит отсутствие искажений (линзы, артефакты, мусор, расфокусировка, искажение в цветопередаче) в скан-образах.

3. Проверка и структурирование материала. Этот этап считается одним из самых трудоемких, требует повышенного внимания и умения работать с цифровыми копиями документов. Все отсканированные листы тщательно проверяются на наличие повреждений и проходят дополнительную обработку, такую как ориентация, обрезка, удаление мусора, конвертация в требуемый формат и т. п. При необходимости проводится процесс восстановления недостающего элемента сканированных бумаг, а также повышается общее качество изображений. На всем этапе проводятся контрольные точки высококвалифицированными сканировщиками, что обеспечивает 99% качество и не более двух ошибок на 1000 скан-образов. После проведенной обработки приступают к процессу систематизации данных. Здесь создаются разнообразные каталоги с уточняющей информацией, необходимой для дальнейшей работы с архивом и поиска нужных документов. Дополнительная информация может формироваться как для группы бумаг, так и для одного-единственного листа, в зависимости от потребности заказчика.

4. Формирование поисковой системы. Конечный вариант и сложность поисковой системы полностью зависят от требований организации. Одно из основных *преимуществ электронного архива* – это поиск нужных бумаг в кратчайшие сроки по заданным параметрам. Поиск нужной документации производится по атрибутивному или полнотекстовому методу. Атрибутивный метод используют в том случае, когда есть уточняющие данные непосредственно о самом документе, такие как название, дата и др. В том случае, когда по каким-то причинам точная дата или имя документа неизвестно, используют полнотекстовую систему поиска. Помимо создания алгоритма поиска на данном этапе может проводиться конвертация цифровой копии документов в удовлетворяющий требованиям системы хранения формат, а также проводится индексирование полей из скан-образа. Количество полей индексации позволяет сформировать гибкую файловую структуру и сокращает время поиска необходимых документов, выделить можно до 10 полей.

Электронный архив можно интегрировать и с другими информационными базами предприятия, в том числе с электронным документооборотом и АБС банков.

На сегодняшний день компанией «Делис Архив» успешно реализовано более 100 электронных архивов в РФ и СНГ, в том числе с интеграцией в АБС различных банков на базе отечественного серверного ПО «РИО», с гарантированным качеством сканирования 99%, которое обеспечивается за счет метода двойного ввода документов.

Подробнее информацию для банков мы раскроем в следующей нашей статье.

Для персональной оценки проекта по оцифровке бумажного архива вам достаточно обратиться в «Делис Архив», заполнив следующую форму:

Это просто! Оставьте свои контакты, и мы перезвоним Вам в течение 5 минут