8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме
  1. Главная
  2. »Архивная обработка
  3. »Передача документов в архив

Передача документов на архивное хранение

Для большинства крупных и средних компаний характерен интенсивный документооборот. Причем ведение документации обязательно даже для микропредприятий (ИП). Все это генерирует большой объем документов, которые впоследствии необходимо систематизировать и хранить, четко соблюдая процедуры, оговоренные законодательством, правилами Росархива и рекомендациями Минкульта. Причем процедура подготовки документации и передачи в архив является регламентированной, довольно трудозатратной, требующей знаний необходимых норм закона, а также расходной с финансовой стороны. Основные ее этапы представлены ниже.

Подготовка документации

Передача документов на архивное хранение начинается с их экспертизы. Для ее проведения в организации создается комиссия в составе секретаря, главного бухгалтера и штатного работника (это может быть юрист, кадровик или архивариус) либо миссия оценки материалов передается аутсорсинговой компании, с которой заключается договор на предоставление услуг оценки и последующего сохранения. Созданная комиссия или специалисты компании-исполнителя проводят экспертизу, состоящую из трех этапов:

  • установление срока сохранения в соответствии с рекомендациями Минкульта (временного – от 1 года до 10 лет, длительного – 10–75 лет, в определенных случаях – постоянного);
  • определение даты выхода документации из работы;
  • уточнение ценности материалов.

После экспертной оценки и отбора материалы подшиваются в дела, также в соответствии с определенными требованиями.

Составление описи

Опись является необходимой информацией, благодаря которой архивные работники смогут ориентироваться среди хранимой документации. Она составляется в трех экземплярах согласно требованиям правил Росархива от 6 февраля 2002 г. В опись вносится название организации (в случае его изменения старое прописывается в скобках), номер дела, сроки нахождения в архиве (даты начала и конца), архивный индекс, число всех листов в деле, информация об отделе, контактные данные ответственного лица и примечания. Если есть отдельные прилагаемые к делу бумаги, то они должны быть учтены в описи.

В конце подготовленной описи должна находиться итоговая запись, в которой указаны число дел и их номера (первый и последний), а также особенности нумерации листов в папке.

1 / 12
На фото: Третий этаж архивного хранилища «Делис Архив» класса «А»
2 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
3 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
4 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
5 / 12
На фото: Архивное хранилище «Делис Архив» класса «А»
6 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
7 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
8 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
9 / 12
На фото: Аудит-комната «Делис Архив»
10 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
11 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»
12 / 12
На фото: Автопарк «Делис Архив»

Нумерация листов и прошивка дела

Все листы должны быть пронумерованы (цифра проставляется в верхнем правом углу), за исключением вспомогательных, в частности описи, листы-заверения и т. п. В случае ошибки может использоваться литерная нумерация.

В подшиваемых папках не может находиться больше 250 листов. А толщина папки не должна быть более 4 см.

Прошивка документации дает ряд преимуществ. Так, благодаря ей документацию легче передавать в архив. Помимо этого, сброшюрованные дела занимают гораздо меньше места.

Брошюрование дел можно передать либо компаниям, специализирующимся на хранении документов, либо сделать это самостоятельно. При последнем варианте с документов снимаются все скрепляющие элементы и делается четыре прокола. На заключительном шаге прошивки сверху обязательно накладывается чистый лист.

Непосредственная передача документов на хранение

Это самый последний этап процедуры, который разнится в зависимости от того, куда передаются дела на хранение. Подготовленные материалы могут передаваться в собственный архив (структурное подразделение самой организации, имеющее для этого специализированное помещение и соответствующих работников), в архив аутсорсинговой компании, которая должна иметь лицензию на осуществление архивной деятельности или на хранение в государственном архиве (например, при ликвидации предприятия передаются документы со сроком хранения от 10 лет и выше).

Передача возможна только в том случае, если первые подготовительные этапы полностью выполнены и дела соответствуют требованиям Росархива и законодательства. Передача происходит по составленным описям.

Если документация является особо важной (ценной), то дела сверяются по количеству листов.

Перед передачей в архив создается сводная опись передаваемых дел. Во время самой процедуры ответственный сотрудник и работник архива сверяют содержимое дел и прилагаемые реквизиты, подписывают акт приема-передачи и одновременно составляется архивная опись.

Почему мы

Процесс подготовки документации и процедура передачи являются довольно трудоемкими и требуют от участников четких знаний норм законов. Дополнительная подготовка персонала и увеличение времени работ из-за последующих ошибок в оформлении никак не ускоряют процесс, но могут увеличить расходы. Поэтому помощь профессионалов тут будет как нельзя кстати.

Специалисты нашей компании проведут тщательную экспертизу документации, исключат документы, требующие уничтожения (в частности, копии, дубликаты и т. п.), составят опись и прошьют дела. В случае необходимости мы также предоставим услуги по хранению подготовленных дел в нашем архиве, полностью оборудованном и охраняемом.

Полезные материалы

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора
8 800 707 87 00Работаем по всей России