8 800 707 87 00Работаем в обычном режиме
06
Перевод документов
в электронный вид
Современные технологии с достойным качеством
  1. Главная
  2. »Сканирование документов
  3. »Перевод документов в электронный вид

Перевод документов в электронный вид с «Делис Архив» - гарантия качества на выгодных условиях:

Бесплатно проведем обследование, поможем оптимизировать ваши затраты и подготовить качественное техническое задание.
Переведем бумажные документы в электронный вид любые объемы и форматы документов.
Оцифровку осуществим как на вашей территории, так и в цехах «Делис Архив».
Осуществим загрузку результатов оцифровки в любую систему «Электронный архив».
Применяем безопасные методы сканирования, не наносящие вреда бумажным оригиналам.
Предоставляем собственное локальное или облачное решение системы «Электронный архив».

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Узнайте за 2 минуты, как правильно и эффективно сканировать архивы:

Как правильно и эффективно сканировать архивы документов и не остаться ободранным до нитки.

2:02

Этот ролик посмотрели 14 756 раз!

Перевод документов в электронный вид

Перевод бумажных документов в электронный вид

Бумажные архивы начинают себя изживать как способ фиксации договоренностей, требований, фактов и рекомендаций. Они создают массу сложностей при хранении, требуют временных затрат для приведения в порядок и значительно замедляют любую деятельность. Современный подход к ведению документации предполагает перевод бумажных документов в электронный вид, что значительно облегчит их оформление, корректировку и дальнейшее использование.



    Оглавление

  1. Какие документы переводят в электронный вид
  2. Наиболее востребованной эта процедура является в отношении бумаг следующих типов:
  3. Как производится трансформация в электронную версию
  4. Преимущества электронной документации

Какие документы переводят в электронный вид

Преобразование в цифровой вариант допустимо для любых документов на бумажном носителе. Современное сканирующее оборудование позволяет провести оцифровку материалов любого качества и размера, от кассового чека до широкоформатного рекламного плаката. Документы могут быть как в расшитом, так и скрепленном виде.

Наиболее востребованной эта процедура является в отношении бумаг следующих типов:

первичные бухгалтерские документы;
организационно-распорядительные (распоряжения, инструкции, решения, приказы);
информационные (справки, акты, докладные);
коммерческие (договоры и контрактов);
кадровые документы (личные дела, трудовые книжки, контракты);
технологические и конструкторские (чертежи, схемы, модели, спецификации);
клиентские досье.

Перевод кадровых документов в электронный вид, а также иных видов бумажных носителей может осуществляться с применением разных методов и технических средств. Выбор варианта перевода кадровых документов в электронный вид зависит от целей проводимой операции, требований к результатам и перспектив дальнейшего использования.

Как производится перевод кадровых документов в электронный вид

Перевод бумажных документов в электронный вид

Существует несколько технологий создания электронных аналогов архивных документов. Подбор подхода осуществляется в зависимости от приоритетных требований к результату. Так, например, если стоит задача создать копии с печатями и подписями, достаточно иметь под рукой обычный сканер и сотрудника, умеющего с ним обращаться.

Но если перед компанией стоят более глобальные цели, например, систематизация архива и текущих документов, обычным сканером здесь не обойтись. Крупным предприятиям с большим документооборотом требуется создание систем автоматизации, в том числе ECM (управление корпоративным контентом). И абсолютно всем организациям, чья деятельность предполагает ведение налогового и бухгалтерского учета, необходимо иметь возможность быстрого доступа и использования данных из удаленных во времени источников.

Для этого требуется многоэтапный подход:

  • сканирование, оцифровка, обработка полученных образов (улучшение качества);
  • распознавание текста или меток, знаков, рукописных и рукопечатных символов (при вводе форм);
  • восстановление формата документов;
  • индексирование (классификация информации по ключевым словам и индексным полям).

На последнем этапе переведенные в электронный вид и отсортированные по категориям документы вводятся в общую систему документооборота или электронный архив с настроенными параметрами поиска, доступа и хранения. Это значительно ускоряет и упрощает работу с любыми данными, оптимизирует процесс использования документов и снижает вероятность ошибок.

Преимущества электронной документации

Архивная компания «Делис Архив» предоставляет услуги по преобразованию в электронный вид документации всех типов, форматов и объемов. Мы сотрудничаем как с крупными организациями, так и с молодыми предприятиями. Огромный опыт, штат ответственных специалистов и развитая техническая база позволяют нам оперативно выполнять заказы любой сложности.

В результате полного переведения бумажного массива в цифровую версию организации получат следующие преимущества:

  • максимальный порядок в документации;
  • простота поиска и быстрый доступ из любой точки мира;
  • возможность использования шаблонов и корректировки, в том числе удаленно;
  • сохранение конфиденциальности и гарантия сохранности независимо от обстоятельств;
  • возможность установления ограниченного доступа или его открытие только для определенных лиц;
  • наличие единой базы.

Все это способствует оптимизации любых процессов, связанных с делопроизводством. Единая система управления позволяет ощутимо сократить временные затраты, снизить материальные расходы и сократить привлечение дополнительных трудовых ресурсов. Не говоря уже о том, что освобождение офиса от устаревших пыльных папок способствует созданию благоприятного климата, комфортных условий и рабочего настроения у коллектива.

Полезные материалы

 

Поделиться:

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора
8 800 707 87 00Работаем по всей России